8 Tips Social Media Policy

Hati-hati berbicara di dunia maya! Sebaiknya Anda pikir-pikir dahulu sebelum menulis sesuatu, karena bisa jadi hal itu akan membahayakan keselamatan Anda sendiri. Kecerobohan dalam ber-social media baru-baru ini kembali memakan korban.

Tatkala Indonesia sedang berduka beberapa waktu lalu karena jatuhnya pesawat Sukhoi Superjet 100 buatan Rusia, kita mendengar kabar yang tidak menyenangkan tentang seorang pramugari Rusia yang justru menertawakan tragedi tersebut. Lewat akun Twitter-nya, pramugari bernama Ekaterina Solovyena yang bekerja di maskapai terbesar di Rusia, Aeroflot menuliskan tanggapan tentang Sukhoi, “huh? Did a Superjet crash? Hahaha! This aircraft sucks, it’s a pity it wasn’t in Aeroflot, that would be one less,” tulisnya. Walaupun setelah beberapa lama, tweet tersebut dihapus olehnya, nasib sial tetap menimpa Ekaterina, dirinya dilaporkan seseorang yang sudah mencatat isi tweet kontroversial itu, dan tak lama berselang, maskapai yang bersangkutan langsung memecat pramugari tersebut.

Kasus lain dari imbas menulis seenaknya di social media terjadi di Mataram, seorang dosen Bahasa Inggris Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Mataram, Lalu Mas’um, dilaporkan ke polisi atas tuduhan menghina rektornya melalui jejaring sosial Facebook.

Dosen yang menyamarkan identitasnya menjadi Chunk Jagger di akun facebook itu ketahuan kerap menuliskan hinaan yang ditujukan untuk Prof. Said Ruhpina, selaku Rektor IKIP Mataram. Karena tidak terima akan hal itu, Said mengadukan dosen universitasnya ke polisi, Kini, polisi telah memanggil Lalu untuk dimintai keterangan seputar kabar penghinaan yang dilakukan olehnya. Menurut Kasubag Humas Polres Mataram, AKP Arief Yuswanto, kemungkinan Terlapor akan dikenakan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik ( UU ITE).

Kejadian yang menimpa Ekaterina dan Lalu Mas’um tadi bisa menjadi pelajaran untuk karyawan yang akan menulis sesuatu di social media mereka. Namun ini bukan berarti perusahaan tempat mereka bekerja tidak punya andil dalam kejadian itu. Kebijakan social media di perusahaan seharusnya sudah mulai diterapkan secara tegas agar karyawan tahu bagaimana seharusnya berkicau di akun sosmed yang mereka punya.

2 Pendekatan Social Media Policy

Diambil dari Blog Sharlyn Lauby, selaku President of Internal Talent Management, yang ditulis di hrbartender.com, terdapat 2 pendekatan dalam membuat Social Media Policy.  Beberapa organisasi kadang memilih untuk menerapkan social media policy dengan cara Evolusi, cara ini dipakai Chad Houghton selaku director of  E-media and business development di Society for Human Resource Management. Karakter Kebijakan yaitu dengan melihat terlebih dahulu resiko dan peluang dari kebijakan yang akan diimplementasikan untuk organisasi sebelum menjadi valid.  Pendekatan kedua yaitu menetapkan kebijakan yang jelas dari awal. IBM misalnya, telah menerbitkan pedoman social media policy mereka secara terbuka bagi siapa saja yang mau membacanya. IBM telah mempatenkan social media policy mereka sebagai acuan karyawan mereka dalam ber-social media.

Berdasarkan 2 pendekatan di atas, timbul beberapa alternatif yang bisa dipertimbangkan suatu organisasi sebelum membuat kebijakan bermedia sosial untuk karyawan. Inilah 8 di antaranya:

1. Perkenalkan Tujuan Social Media yang Sebenarnya

Semua kebijakan seharusnya fokus kepada hal apa saja yang bisa dilakukan karyawan dalam ber-social media. Walaupun perusahaan mempunyai andil yang besar untuk menentukan informa

si yang boleh disiarkan karyawan, namun jangan pula perusahaan membatasi kreativitas karyawan, apalagi bila hal itu sebenarnya bermanfaat untuk perusahaan.

2. Jelaskan untuk Bertanggung Jawab Terhadap Apa yang Karyawan Tulis

Oren Michels, CEO Mashery, menjelaskan bahwa “orang cenderung menafsirkan hak yang mereka miliki sebagai ekspresi dalam ber-social media.” Padahal konsekuensi dari apa yang kita tulis akan menjadi pusat perhatian publik mengenai asal tempat di mana kita bekerja. Untuk itu, gunakan akal sehat dan bertanggung jawab dengan apa yang akan kita tulis.

3. Tegaskan kepada karyawan tentang dampak Menyertakan Identitas mereka

Situs jejaring sosial professional seperti LinkedIn yang secara lengkap mendeskripsikan History karyawan akan menjadi acuan Perusahaan atau publik dalam menilai profil yang bersangkutan. Informasi yang di-share karyawan dalam twitter, facebook, blog atau jejaring sosial lain kadang menggambarkan pribadi seseorang dan bisa jadi membawa nama perusahaan tempatnya bekerja. Dampak ini yang sebaiknya diperhitungkan karyawan sebelum berbagi informasi di social media.

4. Pertimbangkan Klien Anda

Ingatkan karyawan bahwa saat mereka ber-social media, mereka juga berhubungan langsung dengan semua orang, bisa saja salah satunya adalah klien perusahaan. Klien potensial yang akan mengamati aktivitas partnernya bisa jadi akan mempertimbangkan publikasi perusahaan yang akan bekerja sama dengannnya. Untuk itu, hati-hati jika Tweet atau postingan Anda bisa mempengaruhi masa depan proyek perusahaan atau diri karyawan itu sendiri.

5. Manfaatkan Social Media untuk Hal yang Positif

Karyawan Anda harus memahami bahwa perusahaan akan memantau penggunaan media sosial yang dimiliki karyawan, jaringan sosial web yang dilihat bahkan jika mereka terlibat dalam jaringan sosial kantor. Untuk meminimalisir efek negatif dari apa yang kita katakan, karyawan sebaiknya membagikan informasi yang baik kepada publik, “karyawan seharusnya berpikir dua kali sebelum mengirimkan sesuatu ke social media mereka, karena apa yang disebarkan akan mencerminkan tidak hanya pada karyawan tetapi juga pada perusahaan.

6. Lindungi hak Cipta Orang/ Institusi Lain

Menghormati hak cipta seseorang ini juga penting, jangan sampai perusahaan terlibat masalah hukum mengenai hak cipta saat membagikan postingan atau informasi kepada publik.

7. Ingatkan Karyawan untuk Melindungi Informasi Rahasia Milik Perusahaan.

Kolom keterbukaan tidak berarti memberikan semua informasi secara transparan tanpa ditutup-tutupi. Seperti perusahaan makanan KFC atau McDonald pasti akan menindak tegas karyawan yang membocorkan resep rahasia ayam goreng atau Big Mac miliknya. Transparansi tidak memberikan karyawan kebebasan sepenuhnya untuk berkreasi, tetap ada batasan yang bisa diatur perusahaan untuk melindungi privasi Organisasi.

8. Utamakan Prioritas Produktivitas Kerja

Perusahaan mempunyai kekhawatiran karyawan akan kehilangan fokus jika mereka terus menghabiskan waktunya untuk ber-social media. Untuk itu, perusahaan sebaiknya memberitahukan kepada karyawan untuk mendahulukan prioritas pekerjaan, dan pastikan hal-hal yang berhubungan dengan social media yang diakses saat jam kerja adalah yang berhubungan dengan pekerjaan saja. Untuk berhasil membuat social media menjadi alat pembantu yang potensial kita perlu memperlakukannya secara bijak dan tepat. Usahakan Anda menjalankan keseimbangan antara ber-social media dengan pekerjaan Anda.

Sebelum Anda mengetahui langsung kecerobohan karyawan Anda di dunia maya, sebaiknya Anda mulai menyusun kebijakan apa yang bisa diaplikasikan untuk perusahaan. Tidak ada kata terlambat untuk sebuah perubahan.

(Foto dari Vivanews Forum)

zp8497586rq
Tags: , ,