Andal Software, HR Tools Product Lokal

Andal Software, HR Tools Product Lokal

Software HR (human resources) karya anak bangsa yang memudahkan pekerjaan HR sudah hadir. Apa saja manfaat software HR bernama Andal Software ini?

Oleh : Rudi Kuswanto

Satu lagi perusahaan penyedia software bidang HR merilis produk terbarunya bernama Andal Paymaster 2011. Perintisnya, Direktur Andal Software Indonesia Indra Sosrojoyo membidani Andal pada 1988, sekembalinya ia dari Amerika Serikat selulus program S2 di bidang administrasi bisnis, khususnya sistem informasi.

Produk software payroll apa yang ada di pasar? Menurut Indra rata-rata produk tersebut adalah custom atau semi-custom, sedangkan Andal adalah package. “Namun tetap ada plus minusnya. Pertama, custom itu apa yang customer minta pasti bisa didapatkan. Produk semi custom kurang lebih sama, tapi kalau paket jelas berbeda. Keunggulan sistem paket ini karena kami ambil dari best practise perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Kalau kami tidak mengadopsi best practise, tentu tidak banyak pelanggan yang pas dengan produk kami,” ujar alumni Universitas Trisakti tahun 1982, jurusan teknik elektro ini.

Andal mengawali pesanan software dari pelanggan dengan sistem customised. Indra melihat konsekuensi yang kurang pas baginya, jika ia mengembangkan bentuk bisnis customised. “Harus menambah banyak karyawan mulai dari SDM programmer dan lainlainnya. Ini rasanya kurang pas buat saya,” terangnya.

Akhirnya Indra berpindah ke mass product dalam bentuk paket. Ia meluncurkan produk pertamanya bernama Presisi pada 1992 yakni software akunting yang dipasarkan melalui jaringan Toko Buku Gramedia. Dalam perjalanan Andal, Indra mengaku tidak fokus karena masih bimbang antara benar-benar masuk ke mass product atau masih menerima customized. “Setelah belajar selama 6 tahun, pada 1998 kami putuskan untuk masuk ke hanya mass market, artinya kami tidak menerima pesanan lagi,” ujarnya.

Andal Paymaster tidak mengandung fitur untuk rekrutmen, asesmen, training and development. “Namun untuk cuti, medical claim, serta HR admin seperti mutasi karyawan masih tetap ada record-nya,” kata Indra menambahkan. Indra menjelaskan, produk paling gresnya dibanderol antara Rp 75-300 jutaan dengan jumlah user mencapai 300- an saat ini. Untuk versi terbaru ini, pelanggan lama akan langsung mendapat versi baru dengan cara mengupgrade. Bahkan Andal menyediakan mannual book, training book dan video training sebagai support di samping layanan servis lainnya.

Indra menyebutkan cukup banyak perubahan fitur pada software HR dari Andal. “Tema produk terbaru kami adalah seemless integration, jadi dengan menggunakan aplikasi Andal, mulai dari mesin absen hingga masuk ke sistem dalam sebuah proses otomatis, hasilnya adalah sebuah laporan lengkap baik untuk keperluan pajak dan keperluan HR lainnya,” ujarnya. Menariknya, di belakang software besutan Andal ini terselip anakanak muda yang patut dibanggakan. Mereka adalah para proggrammer Andal yang merupakan lulusan universitas lokal. “Semua men-design, koding, dokumentasi dan yang melakukan uji coba kelayakan produk adalah anak muda Indonesia. Saat ini kami memang fokus untuk pasar lokal, namun dalam 2-3 tahun mendatang kami akan masuk ke pasar Asia Pasific,” kata Indra bertekad.

Lalu, apa pendapat user Andal? Rudi Kurniawan Financial Assistant ERIA (Economic Research Institute for ASEAN and East Asia) berikut ini bisa jadi suara salah satu pelanggan Andal Software. “Organisasi kami bergerak di bidang penelitian dan pengkajian ekonomi yang meliputi kawasan ASEAN dan Asia Timur. ERIA terdiri 17 negara anggota yang mencakup seluruh negara ASEAN ditambah negara-negara Asia Timur termasuk Jepang, New Zealand dan Australia,” kata Rudi. “Jumlah karyawan di organisasi kami kurang lebih 45 orang yang terdiri para peneliti dari perwakilan negara-negara anggota dan staf lokal yang membantu aktivitas para peneliti tersebut,” imbuhnya.

Pada awal berdiri bahkan sampai sekarang, Rudi mengakui, organisasi ERIA tidak memiliki bagian HRD secara khusus, proses perekrutan SDM dilakukan dengan cara outsourcing. Untuk fungsi-fungsi HRD seperti penggajian, perhitungan cuti dan lainlain dilakukan oleh bagian keuangan. Rudi merasakan fungsi HRD ini cukup menyita tenaga dan pikiran karena masih dilakukan serba manual, terutama dalam perhitungan gaji dan pengelolaan kehadiran (data absen) serta cuti karyawan.

“Dalam perhitungan gaji saya menggunakan Excel, yang buat saya cukup rumit terutama perhitungan lembur dan tunjangan kehadiran. Sehingga setiap akhir bulan saya harus mengalokasikan paling sedikit dua hari kerja untuk perhitungan gaji ini sampai dengan proses bank transfer. Untuk mengatasi hal tersebut, saya mencoba untuk mencari aplikasi yang dapat memberikan solusi terbaik, saya mulai searching di internet. Ada beberapa aplikasi yang saya temukan baik produk luar maupun lokal. Akhirnya pilihan saya jatuh ke aplikasi Andal software dengan beberapa pertimbangan,” tuturnya.

Ada tiga alasan Rudi menggunakan Andal. Pertama, Andal fokus ke pengembangan software payroll sehingga fungsifungsinya dapat mengakomodasi dan mengikuti kebutuhan organisasi, juga cara pengoperasian aplikasinya cukup user friendly. Kedua, perhitungan penggajian sangat terkait dengan peraturan pemerintah setempat, sehingga lebih pas jika menggunakan produk lokal yang dikembangkan oleh vendor di negara setempat, sehingga jika ada perubahan peraturan ketenagakerjaan akan cepat diikuti dan di-update perubahannya ke dalam aplikasi.

Alasan ketiga, karena Andal juga menyediakan produk yang berorientasi employee self service (ESS) dengan nama Dashboard yang berbasis web dan dapat diakses dari mana saja, selama terhubung dengan jaringan internet. “Produk ini akan sangat membantu sehingga pekerjaan HRD bisa didistribusi ke masing-masing karyawan. Misalnya proses pengajuan cuti, dengan ESS ini karyawan cukup mengajukan cuti melalui komputer masing-masing, atasan yang bersangkutan akan mendapat informasi pengajuan cuti tersebut melalui email secara otomatis, dan berdasarkan informasi tersebut atasan akan melakukan persetujuan,” imbuhnya.

Meskipun organisasi ERIA berkantor di tempat yang berbeda, menurut Rudi tidak masalah karena ESS berbasis web, sehingga bisa menginput data tanpa terkendala tempat. Data kehadiran maupun cuti tersebut akan otomatis online dengan aplikasi perhitungan gaji di Andal Paymaster. “Hal ini cukup memudahkan proses penggajian, sehingga saat sekarang waktu yang dibutuhkan dalam proses penggajian tidak terlalu lama, cukup 2 sampai 3 jam. Sehingga saya bisa tetap menjalankan fungsi keuangan yang lainnya dengan lebih nyaman,” tambahnya.

Fitur Dashboard lainnya juga mengesankan Rudi. Pasalnya, Dashboard menjadi ajang komunikasi internal karyawan dengan beragam informasi yang bisa ditampilkan, termasuk informasi ulang tahun karyawan. “Hasilnya di tempat kami timbul tradisi acara ulang tahun karyawan di kantor sejak penerapan aplikasi ini. Lumayanlah dapat makan-makan gratis sambil meningkatkan semangat kebersamaan,” katanya sambil tersenyum.

“Portal ini juga berfungsi sebagai masukan untuk Andal agar selalu memperbaiki dan mengembangkan fungsi-fungsi yang ada. Upgrade version bisa juga dilakukan melalui internet, jadi tidak perlu repot-repot lagi. Dan yang cukup membantu juga adalah kemudahan untuk menghubungi bagian support melalui telepon maupun handphone jika ada permasalahan yang timbul,” terangnya menutup perbincangan.