KPI untuk Karyawan, Bagaimana Membuat Parameternya?

Pertanyaan :

Saya seorang staf HRD di perusahaan tekstil, ingin membuat sebuah reward system dengan menggunakan balance scorecard yang bertujuan memotivasi karyawan agar dapat bekerja dengan maksimal. Bagaimana cara membuat parameter pada scorecard HR untuk staf dan karyawan?


Jawaban :

Balanced scorecard sesungguhnya merupakan alat ukur untuk mengevaluasi kinerja perusahaan, atau grup bisnis; dan tidak begitu pas jika dilakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara individual. Untuk mengukur kinerja karyawan dan staf secara terukur Anda cukup melakukannya dengan penyusunan Key Performance Indicators (parameter) untuk setiap karyawan, berdasar masing-masing posisinya.

Hal ini dapat dilakukan pertama-tama dengan melihat job des dan output (hasil) yang diharapkan dari masing-masing posisi yang ada di perusahaan Anda. Selanjutnya, dari informasi diatas Anda dapat mulai menyusun parameter kinerja untuk setiap posisi. Sebagai misal, jika posisinya adalah salesman, parameternya tentu adalah jumlah penjualan, atau juga jumlah repeat order.

Untuk posisi seorang karyawan di bagian rekrutmen, maka parameternya bisa berupa: a) persentase jumlah rekrutmen yang dapat dipenuhi sesuai standard waktu (45 hari sejak order masuk), atau b) skor kinerja karyawan baru yang direkrut setelah 3 bulan.

Untuk posisi karyawan di bagian pelatihan, maka parameternya bisa berujud: a) rata-rata skor kepuasan peserta pelatihan atau b) jumlah jam training per karyawan per tahun atau c) return on investment of training program.

Untuk karyawan di bagian produksi, maka parameternya bisa berupa: a) jumlah cacat produk yang dihasilan atau b) jumlah produksi per bulan atau c) jumlah downtime mesin.

Paramater kinerja seperti diatas harus Anda susun untuk setiap posisi yang ada. Berapa jumlah paramater yang pas untuk setiap posisi? Disini memang tidak ada aturan yang baku, namun sebaiknya setiap posisi memiliki 3 – 4 parameter kinerja saja. Jadi benar-benar indikator kinerja yang bersifat kunci yang dicantumkan.

Setelah parameter kinerja atau KPI disusun, maka tahapan berikutnya adalah menentukan target pencapaia. Sebagai misal jika KPI-nya adalah jumlah jam training karyawan per tahun, maka contoh target yang bisa dipasang adalah 30 jam per tahun. Atau jika KPI-nya adalah: persentase jumlah rekrutmen yang dapat dipenuhi tepat waktu, maka targetnya sebagai misal = 100%.

Pada akhir periode, kemudian masing-masing karyawan dinilai berdasar pencapaian targetnya. Jika target training hours per employee adalah 30 jam, dan ia bisa menjalan sebanyak 30 jam per karyawan, berarti skor dia adalah 100. Atau kalau target pemenuhan rekrutmen tepat waktu ada lah 100%, namun kenyataannya banyak yang terlambat sehingga pencapaian hanya 60 % saja, maka skor dia adalah 60.

Nah, hasil total skor inilah yang kemudian bisa kita gunakan sebagai acuan untuk kebijakan reward system. Sebagai misal jika skor total 90, maka dapat bonus sekian kali, dan naik gaji sekian persen. Memang sistem penentuan parameter kinerja yang terukur ini akan dapat membuat penilaian karyawan menjadi lebih obyektif.