Advance SOP Writing & Improvement

M-Knows Consulting menyelenggarakan:

Advance SOP Writing & Improvement
Teknik Lanjutan Mengembangkan SOP Anda Hingga Tahap Service Level Agreement & Service Level Guarantee
8-9 Juli 2008, Twin Plaza Hotel, Jakarta

Disebuah perusahaan Astra, seorang Staff Quality Dept yang bertanggung jawab membuat SOP, setelah 2 tahun ternyata tetap

dianggap belum mampu. Mengapa? karena ia tidak memiliki wawasan systemic dan nge-link, secara bisnis. Membuat SOP bukanlah

sekedar membuat flow chart, menjadikan work instruction secara tertulis, memiliki narasi yang prima, atau memastikan form

tersedia. Agar sukses dan benar bermanfaat, SOP membutuhkan pengelolaan yang lebih rumit secara sistemik, membutuhkan

penulisan yang friendly secara Neuro Linguistic Programming (NLP), Bisa dikembangkan dan diperbaiki sesuai mazhab quality

development (Six Sigma, Lean, Kaizen atau Toyota Way), Nyambung dengan KPI baik proses maupun organisasi (Balanced Score Card

atau QCDSM), dan didasari wawasan bisnis yang memadai dan nge-Link, seperti 7S McKinsey dalam tataran Organization Audit

framework. Beragam pengalaman di beragam industri dan organisasi ketika mengimplementasikan SOP yang benar, menerapkan

program ISO, menjalankan program quality assurance & continuous improvement, baik menggunakan konsultan atau sukses secara

internal, perlu diketahui semua pihak yang terlibat dengan penulisan SOP.

Tumpang tindih tugas merupakan hal yang wajar dalam aktifitas menghasilkan output antar bagian, departemen, atau divisi.

Diperlukan pengaturan agar tidak terjadi salah komunikasi, konflik antar fungsi (yang kadang berkepanjangan) atau bahkan

saling melepaskan tanggung jawab, yang pada akhirnya dapat berakibat pada menurunnya kinerja organisasi itu sendiri.

Solusinya adalah dengan menciptakan suatu dokumen yang disebut SOP (Standard Operating Prosedur).

SOP digunakan untuk mengkomunikasikan sekaligus menyamakan persepsi antara berbagai pihak yang terlibat dalam rangkaian

proses bisnis. SOP juga digunakan sebagai media pengendalian dan pemantauan kualitas kinerja pada suatu fungsi/departemen

tertentu. Proses penulisan dan pengembangan SOP karenanya harus dipahami oleh setiap fungsi dalam organisasi. Pengetahuan dan

ketrampilan dalam menyusun dan menuliskan SOP menjadi suatu keharusan yang wajib sifatnya. Bagaimanapun, diperlukan

pengetahuan mendalam mengenai validasi proses bisnis perusahaan, identifikasi proses bernilai tambah vs pemborosan (waste),

dan bagaimana otak manusia memproses informasi agar penulisan SOP menjadi lebih optimal.

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan SLA (Service Level Agreement atau kontrak antara department / bagian untuk

menghasilkan kualitas yang di harapkan selaku process owner), bahkan SLG (Service Level Guarantee atau kontrak antar

department/ bagian untuk menjamin kualitas critical process dengan segala konsekuensinya). Diluar itu, juga diperlukan

pemahaman atas mekanisme sosialisasi dan pelembagaan SOP (Change Management Initiatives).

Pelatihan tingkat lanjut ini bertujuan agar penerimaan dan penggunaan SOP meningkat, serta peserta memahami tehnik

pengembangannya kedepan. Seperti tertulis pada session detail, training ini lebih berbasis workshop, memandu peserta

meningkatkan SOP yang sangat penting (critical) menjadi SLA & SLG. Beragam konsep terbaru dan bersifat tingkat lanjut

diperkenalkan dan dilatih melalui mekanisme workshop, karenanya sangat diharapkan mereka yang mengikuti adalah PIC utama yang

ditunjuk perusahaan.

AGENDA PELATIHAN TRAINING :

SESI 1: Peran SOP Dalam Perbaikan Proses Bisnis, Standarisasi Aktivitas Kerja & Kesuksesan Inisiatif Strategis

Organisasi.
Beragam inisiatif perbaikan proses bisnis (six sigma, kaizen, business process engineering, dan toyota way) dan implikasinya

bagi SOP developer. Kegunaan standarisasi aktivitas kerja, dan mengapa seringkali gagal (memahami penyebab kegagalan

standarisasi kerja dilapangan dan antisipasinya). Implikasi berakhirnya inisiatif perusahaan (fase control) dan bagaimana

pelembagaannya dalam bentuk SOP, sehingga SOP developer paham dan tahu dalam melakukan analisa kondisi external sebagai dasar

menyesuaikan kemampuan proses internal.

SESI 2: Pemetaan Proses Bisnis & Latihan Pembuatan Rencana Kerja Tim SOP.
Uraian tahapan kerja penerapan SOP dan bagaimana membuat rencana kerja. Dimulai dengan memahami beragam jenis proses

bisnis, mulai dari high level hingga turunannya, guna membedakan proses utama (core process) dan proses pendukung (support

process), selanjutnya mengidentifikasi critical business process, sebagai dasar pembuatan KPI, SLA dan SLG, serta monitoring

toolsnya (menggunakan control chart dan monitoring model ala GE). Selanjutnya dibicarakan tehnik change management guna

mendapat dukungan seluruh tim, didasarkan pada studi kasus penerapan six sigma yang dialami facilitator ketika bekerja di GE.

SESI 3: Tehnik Memvalidasi Proses Bisnis Utama Perusahaan Menggunakan Mc Kinsey Business System & Capabilities

Assessment Model.
Pemahaman mengenai tehnik Mc Kinsey Business System & Capabilities Assessment Model. Latihan menganalisa dan

memahami konteks bisnis perusahaan, menggunakan tehnik affinity diagram, Sesi ini diakhiri dengan group

presentation/discussion.

SESI 4: Latihan & Study Kasus (Menggunakan 4 Level Prosess Dan Analisa Nilai Tambah)
Lanjutan dari sesi 3, berupa pendetilan detail process map didasari pada 4 versi proses (suspect, actual, should be,

could be) guna penguasaan lebih mendalam atas tehnik mengidentifikasi critical business process dan improving value stream

(dengan menekankan pada analisa nilai tambah).

SESI 5: Tehnik Penulisan SOP Berbasis NLP dan Beragam MetodePengembangan Dan Validasi SOP Panduan menulis SOP yang

optimal didasari pemahaman NLP (neuro linguistic programming).

Tehnik pengembangan SOP kedepan, didasari pada konsep could be, dengan memahami arah perkembangan bisnis perusahaan

(menggunakan tools ansoff matrix dan BCG diagram). Tehnik validasi SOP dengan menggunakan beragam metode, seperti user

acceptance test (UAT), pemajangan, team briefing dan incident analysis.

SESI 6: Latihan dan Contoh Kasus Dalam Pengembangan dan Pembuatan SOP (SOP Operasional dan Tehnikal, IT, Customer

Service, Sales, HR, Finance dan lainnya).
Beragam studi kasus penerapan SOP di beragam industri, dan pembahasan dengan mereview contoh yang diberikan.

Pembelajaran di lakukan dengan diskusi kelas dan presentasi kelompok.

SESI 7: Mengembangkan Dan Mempertahankan Service Level Agreement & Guarantee (SLA & SLG).
Pemahaman mengenai SLA dan SLG. Kapan sebaiknya perusahaan menetapkan SLA, kapan menggunakan SLG. Tehnik menurunkan

SLA dari KPI, dengan mengidentifikasi process owner area. Tehnik menentukan SLG dari critical business process dengan

menggunakan metode VOC (voice of customer) dari GE dalam menentukan Critical to Quality area. Selanjutnya, dibahas metode

memonitor dan mempertahankan SLA dan SLG yang telah dibuat.

SESI 8: Kiat Mempercepat Implementasi SOP Baru: Mekanisme Sosialisasi, Pembudayaan Pengukuran dan Manajemen

Visual.
Sesi ini menekankan metode change management yang umum digunakan, serta beragam studi kasus dalam implementasinya,

meliputi mekanisme sosialisasi, pembudayaan pengukuran ala siklus PDCA, dan beragam contoh manajemen visual serta video yang

relevan. Berdasarkan hasil sesi ini, diharapkan peserta memahami cara-cara yang lebih efektif agar penerapan SOP diperusahaan

lebih maksimal.

FASILITATOR:
BUNAIYA
Sales to Collection Strategist & People Development Expert yang telah menangani sales operation, organizational improvement &

people development di berbagai perusahaan, baik lokal maupun multinasional. Beliau menguasai NLP & merupakan Certified

Hypnotherapist. yang telah mengaplikasikan pengetahuannya dalam serangkaian proyek konsultasi, sesuai dengan latar

pendidikannya di bidang marketing dan SDM. Sesi pembelajaran beliau bersifat aplikatif dan sesuai untuk mereka yang berkerja

sebagai bagian operasional atau penjualan.

SUSANTI ELIANA
is a Corporate Planning Specialist, with experience in the field of Quality Management and understanding of Balanced Score

Card development as well. She used to work in Nutrexindo PT, Putra Surya Perkasa PT and recently for Serasi Autoraya PT

(TRAC- Astra Rent a Car).

NATAR ADRI
Natar Adri turut serta membangun Departement Marketing Support & Training untuk product knowledge di sebuah perusahaan

asuransi terkemuka, sebelum akhirnya melanjutkan karirnya dibidang Warehouse & Office Management, Finance, Accounting, dan

Corporate planning. Natar Adri juga berpengalaman dalam pembuatan Master Plan & Business Plan, termasuk melaksanakan promosi

pariwisata untuk kawasan Sabang.

Target peserta Staf Profesional perusahaan lainnya yang ingin memahami lebih jauh standard operating procedure.

INVESTMENT
Rp. 2.750.000,- /orang untuk pembayaran selambatnya 24 Juni 2008 (bukti di fax).
Pembayaran setelah tanggal 24 Juni 2008 : Rp. 2.950.000,- / Orang
Discount Khusus 50% Bagi orang ke-4, untuk pengambilan paket 3 0rang
Sudah termasuk Coffee Break, Makan Siang, Sertifikat, dan Seminar Kit.