Tips Manajemen Waktu untuk Gen Y

Dalam hal manajemen waktu, sebenarnya generasi milenium memiliki keunggulan dibandingkan dengan generasi pendahulunya. Kelebihan tersebut adalah kecepatan dalam mempelajari teknologi baru yang akan sangat berguna untuk mempercepat pekerjaan mereka.

Hanya saja, jika tidak disikapi dengan bijaksana, kelebihan ini bisa saja menjadi bumerang yang tak tepat sasaran. Terlebih lagi ketika mereka bertransisi dari masa sekolah ke masa kerja.

Untuk menghindari hal tersebut, Elizabeth Grace Saunders, founder dan CEO dari Real Life-E, sebuah perusahaan pembinaan time management, memberikan 3 tips-nya sebagai berikut:

Baca juga: Bagaimana Mengatur Karyawan yang Bekerja dari Rumah

1. Tentukan sendiri kecepatan kerja Anda, jangan biarkan teknologi yang melakukannya

Hanya karena Anda menerima email atau pesan apapun, bukan berarti Anda harus membalasnya saat itu juga. Penting bagi Anda untuk menetapkan langkah dan kecepatan kerja sehingga Anda bisa mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang penting lainnya, bukan hanya yang urgent saja.

-Tetapkan “communication free” time. Jadi dalam jangka waktu tertentu bekerjalah tanpa mengaktifkan ponsel atau koneksi wi-fi untuk menjaga agar bisa tetap fokus pada apa yang Anda kerjakan.

-Tetapkan ekspektasi kepada partner atau kenalan bahwa Anda akan menjawab email paling lambat 1 x 24 jam agar mereka tidak terlalu berharap lebih, apalagi untuk dibalas dengan secepatnya.

-Batasi waktu untuk bermain di social media, atau bahkan hindari social media sama sekali ketika sedang bekerja.

2. Tanyakan pada diri sendiri, apakah flexi-time membuat Anda lebih Produktif?

Adanya konektivitas melalui teknologi, memunculkan sebuah tantangan baru yang cukup menggoda. Tantangan tersebut adalah memaksimalkan kinerja dengan pola waktu kerja yang fleksibel dan di tempat manapun yang kita inginkan. Hanya saja, efektivitas dari fleksibilitas tidak berlaku sama untuk semua jenis orang. Ada yang justru akan lebih produktif jika memiliki pola kerja yang terstruktur dan pada tingkat stress yang rendah. Strategi berikut dapat dicoba untuk mengetahui tipe manakah Anda:

– Perhatikan saat-saat Anda bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan bersenang-senang tanpa beban kerja lagi, apakah itu ketika bekerja pada waktu yang terstruktur atau justru waktu yang random dari hari ke hari.

– Amati apakah kita lebih produktif bekerja di kantor atau di luar kantor.

– Daftar semua pekerjaan yang perlu dikerjakan, kemudian sesuaikan dengan waktu dan tempat yang paling pas untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut. Misalnya saja tugas menulis laporan, kapankah biasanya kalian bisa berkonsentrasi penuh dan di mana tempat mengerjakannya? Kemudian untuk kegiatan rutin harian, kapan dan di mana tempat yang paling tepat untuk dipakai sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat selesai?

3. Sehubungan dengan waktu, hargailah generasi senior

Generasi Y sering kali memiliki toleransi waktu yang berbeda dengan generasi X atau baby boomers. Mereka menganggap bahwa telat 5 atau 10 menit masih dianggap biasa. Padahal mungkin tidak demikian bagi generasi senior. Tentunya setiap orang memiliki toleransi berbeda-beda terhadap ketepatan waktu. Tetapi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, berikut adalah tips untuk mengantisipasi itu:

-Perhatikan norma dan kebiasaan waktu meeting di perusahaan. Jika memang tepat waktu, usahakan agar Anda jangan telat. Namun jika seringnya ngaret, Anda bisa menyesuaikan diri dengan situasi semacam itu.

-Taat pada deadline. Pada dasarnya, deadline tersebut sangat penting untuk kepentingan perusahaan atau bahkan untuk mengambil keputusan. Nah, untuk itulah usahakan agar Anda menjalankan tugas tersebut tidak melampaui deadline.

-Menghargai proses dari decision-making sampai eksekusi program. Adakalanya anak muda merasa bahwa generasi senior begitu lelet mengerjakan keputusan yang telah ditetapkan atau kelamaan dalam mengambil keputusan. Menghadapi hal ini, ada baiknya kita bersikap untuk menghargai mereka dengan berpikir bahwa lebih banyak berpengalaman dalam bidang tersebut.

Baca juga: 5 Tips Time Management

Tags: ,