Tips Efektif Menulis Email

Email adalah dokumen yang paling umum di dunia bisnis. Sayangnya masih banyak yang belum mengerti bagaimana menulis email dengan baik. Beberapa hari yang lalu Handry Satriago, CEO GE Indonesia mengulas problema menulis email. Seringkali kita menulis email dengan berpanjang lebar namun tidak tepat sasaran. Menurutnya dalam dunia bisnis, to the point dalam menyampaikan sesuatu adalah hal yang wajar. Untuk itu jangan mudah tersinggung bila mendapatkan email yang singkat tanpa basa basi.

Agar email kita dapat dimengerti, Inc.com membagikan 6 tips sederhana berikut ini:

1. Miliki tujuan yang spesifik sebelum mengirim email

Tujuan dari email Anda adalah mendapatkan sebuah keputusan dari si penerima. Untuk itu, jangan sampai email yang Anda kirimkan malah membingungkan si penerima untuk memutuskan sesuatu. Oleh karena itu, sebelum Anda menulis sesuatu, tanyakan kepada diri Anda keputusan apa yang Anda inginkan untuk si penerima. Dalam bisnis ketidakjelasan email akan merugikan Anda sendiri. Semakin Anda mempunyai tujuan yang jelas, semakin orang yakin dengan email Anda.

2. Mulailah dengan menulis kesimpulan

Jika di sekolah dulu kita diajarkan untuk memulai dengan pengantar surat dan diakhiri dengan kesimpulan, dalam dunia bisnis sesungguhnya tak seorang pun yang memiliki waktu untuk membaca pengantar yang panjang. Hanya kesimpulan email Anda yang ingin didengar si penerima. Untuk itu buatlah kesimpulan yang jelas dan dapat dimengerti narasumber Anda.

3. Jelaskan kesimpulan dengan point

Setelah Anda menjelaskan kesimpulan, sebaiknya buat rincian dari kesimpulan itu satu persatu. Hal itu bertujuan agar kesimpulan Anda mudah dicerna. Misalnya:

Salah:

Menurut sebuah laporan pemerintah yang dirilis baru-baru ini, pengasapan atau fogging bertujuan untuk mengurangi penyakit demam berdarah dan penularan ke warga sekitar. Untuk itu kami akan melakukan pemeriksaan ke rumah-rumah.

Benar:

Fogging bertujuan untuk :

– Mengurangi Penyakit Demam Berdarah

– Mengurangi Penularan Warga

4. Dukung tujuan Anda dengan bukti

Berikan fakta-fakta yang mendukung kesimpulan dari email Anda. Hal itu akan menambah rasa kepercayaan bagi si penerima email. Data statistik atau angka prosentase yang akurat akan mendukung argumen dari email Anda. Misalnya: Menurut survei dinas kesehatan bahwa 50% warga Jakarta Barat telah terjangkit demam berdarah.

5. Ulangi kesimpulan Anda dengan “action

Pada akhir email, Anda sebaiknya tekankan kembali apa tujuan Anda untuk si penerima. Namun jangan berbasa-basi, justru Anda langsung ke tindak lanjut tujuan Anda. Seperti : Jika Anda setuju, maka kapan kita bisa memulai kerjasama ini.

6. Sertakan manfaat di baris subyek

Baris subyek alias judul adalah bagian terpenting dari email Anda. Sebaiknya Anda buat subyek email setelah menulis semua kesimpulan email Anda. Dua hal penting yang perlu diingat dalam membuat subyek email, yang pertama buat kalimat yang menarik sehingga si penerima mau membacanya. Yang kedua subyek harus menyiratkan kesimpulan bahwa Anda ingin si penerima menerima email Anda.

Tags: ,