Buat Meeting Anda Lebih Produktif dengan 5 Cara Berikut

Jika saat mendengar kata meeting yang terbayang di benak Anda adalah apa yang harus saya lakukan agar tidak bosan saat meeting berjalan, maka dapat dipastikan bahwa meeting yang Anda hadiri tidak produktif.

Memang meeting terkadang menjadi momok bagi pekerja. Padahal meeting memiliki beberapa fungsi seperti untuk membagi informasi, memecahkan permasalahan dan membuat keputusan. Namun terkadang meeting yang terjadi tidak memenuhi fungsi tersebut. Lalu bagaimana solusinya agar meeting tidak terkesan membuang-buang waktu? Entrepreneur.com memberikan tipsnya untuk Anda.

1. Beritahukan agenda meeting hari itu

Lima menit sebelum meeting mulai, pastikan bahwa setiap peserta mengetahui apa saja agenda meeting tersebut. Sehingga mereka dapat menyiapkan diri mereka terlebih dahulu. Terkadang yang membuat seseorang malas menghadiri meeting adalah karena agendanya yang tidak jelas.

2. Sampaikan tujuan utama meeting

Tuliskan tujuan utama meeting hari itu pada papan tulis ataupun kertas flip chart. Dengan menuliskan tujuan utama meeting maka hal tersebut akan menjadi pengingat jika bahasan dalam meeting sudah keluar jalur.

Baca juga: Meeting dan Email Kuras Enerji Karyawan

3. Undang orang-orang yang tepat

Beberapa meeting menjadi stagnan karena yang menghadiri meeting adalah orang yang salah. Undanglah orang-orang yang tepat ketika Anda mengadakan meeting. Dengan mengundang orang yang tepat maka ide yang muncul pun akan tepat sasaran.

4. Tentukan batas waktu

Menentukan batas waktu meeting memiliki dua keuntungan. Pertama, hal ini memaksa setiap orang dalam meeting untuk tetap fokus dan produktif. Kedua, hal ini akan membangun rasa percaya pada setiap peserta meeting bahwa meeting akan selesai pada saat yang sudah ditentukan. Hal ini membuat orang lain merasa waktunya lebih dihargai.

5. Ketahuilah tipe-tipe orang dalam meeting

Terdapat tiga tipe orang yang menghadiri meeting yaitu, mereka yang hadir secara fisik dan mental, mereka yang hadir hanya fisiknya saja, dan mereka yang hanya setor muka. Perbedaan dari ketiga tipe orang tersebut yaitu:

– Mereka yang hadir secara fisik dan mental secara aktif mendengarkan dan terlibat dalam setiap topik yang sedang dibahas. Aktif menyampaikan ide dan memberikan solusi adalah ciri-ciri mereka.

– Mereka yang hadir hanya fisiknya saja adalah mereka yang hadir karena disuruh. Mereka akan mengikuti jalannya meeting namun tidak melibatkan diri dalam meeting tersebut.

– Mereka yang hanya setor muka adalah mereka yang hanya menampilkan diri namun sama sekali tidak tertarik dengan topik yang dibahas. Mereka biasanya hanya terpaku dengan gadget mereka.

Dari ketiga tipe orang tersebut, tipe kedua dan tipe ketiga lah yang perlu Anda perhatikan. Lakukanlan follow up setelah meeting berakhir. Hal ini membuat Anda mengharapkan mereka untuk lebih terlibat dalam meeting berikutnya. Selain itu mereka juga akan merasa lebih harus terlibat pada meeting berikutnya.

Meeting tidak harus menjadi beban bagi setiap orang. Meeting dapat menjadi menyenangkan, membagi banyak informasi dan memiliki banyak tujuan positif. Meeting tidak hanya sekedar menyatukan beberapa orang, namun sebagai sarana untuk membagi tanggung jawab pada setiap orang untuk meraih tujuan bersama.

Baca juga: Sukses Melakukan Review Meeting

Tags: ,