Agar Meeting Tidak Membunuh Produktivitas

Seberapa banyak waktu Anda habis untuk mengikuti pertemuan atau rapat dalam setiap pekan? Bahkan kadang mungkin Anda tidak tahu untuk apa Anda di sana. Hal ini betul-betul sebuah dilema buat beberapa karyawan, karena di satu sisi mereka ingin menghabiskan waktunya untuk mengerjakan pekerjaan mereka, di sisi lain tak ada yang bisa menolak sebuah meeting.

Sebenarnya pelaksanaan meeting merupakan harga yang mahal untuk perusahaan Anda, karena mau tidak mau karyawan akan memakai waktu kerjanya untuk mendengarkan pemaparan yang kadang tidak sesuai dengan cakupan bidang pekerjaan mereka. Idealnya, perusahaan memakai waktu karyawan untuk meeting pada saat mereka tidak sedang bekerja.

Kondisi ini menyita perhatian sebuah pusat penelitian ekonomi dan bisnis di Inggris (CEBR). Menurut laporan mereka, pekerja kantor menghabiskan rata-rata 4 jam seminggu untuk mengikuti sebuah pertemuan. Para pekerja yang sama juga dilaporkan merasa bahwa setengah dari waktu mereka terbuang. Selain itu, survey.com melaporkan bahwa 47% pekerja mengatakan bahwa meeting merupakan penyita waktu no 1 di kantor.

Ilya Pozin, dalam paparannya di inc.com menanyakan hal tersebut kepada Tony Wong, ahli produktivitas dan project management untuk mengetahui bagaimana meningkatkan produktivitas dan mentransformasikan gaya meeting. Berikut ini 6 tipsnya:

1. Waktu itu penting

Sebelum melaksanakan meeting, tentukan terlebih dahulu lamanya pertemuan di awal rapat. Hal ini penting untuk meminimalisir molornya waktu meeting. Jika Anda menganggap meeting tersebut akan berjalan kurang lebih 1 jam, cobalah mengurangi lamanya pertemuan menjadi 30 menit. Dengan begitu pada saat pelaksanaan, perpanjangan waktu meetingnya paling tidak hanya sampai 10-15 menit. Walhasil meeting Anda akan selesai dalam waktu 1 jam, tidak lebih.

Selain itu, mulailah dengan waktu yang sudah ditentukan, terlepas berapa orang yang hadir dan tiba, dan akhiri pertemuan dengan jadwal yang sudah ditentukan.

2. Batasi undangan rapat

Mengundang semua anggota tim Anda sekaligus sama saja seperti membuat meeting Anda tidak efektif. Semakin banyak Anda mengundang orang dalam meeting Anda, semakin Anda tidak produktif. Cobalah untuk membuat pertemuan terbatas hanya untuk beberapa orang yang berkepentingan dalam pekerjaan Anda. Mulailah dengan 5 orang saja atau kurang dari itu, buatlah meeting tersebut benar-benar penting untuk semua orang yang hadir.

3. Tentukan topik meeting, usahakan tidak melebar

Meeting dalam bisnis tidak bertujuan hanya untuk bertemu saja. Jika itu yang terjadi, meeting Anda akan merugikan waktu kerja masing-masing pihak. Jika memang tujuannya hanya untuk menyampaikan informasi atau berita, Anda bisa menyebarkan hal itu melalui email. Idealnya dalam sebuah pertemuan akan menghasilkan sebuah rencana tindakan yang akan dijalankan secara konkret. Hal ini untuk mengurangi diskusi yang tidak relevan, interupsi dan pembahasan yang berulang-ulang.

4. Bedakan antara meeting dengan sesi kerja

Makna dari meeting itu sendiri sudah keliru sejak lama. Biasanya orang melaksanakan pertemuan dengan bertele-tele dan bergeser dari tujuan meeting pada awalnya.

Padahal meeting bukan sesi kerja kelompok atau sesi brainstorming. Di dalam meeting Anda tidak diperkenankan mengerjakan tugas Anda, karena hal itu akan membuat pertemuan memakan waktu yang panjang.

5. Mintalah peserta untuk datang dengan persiapan

Persiapan dalam hal ini bukan hanya menyusun agenda masing-masing tetapi pastikan semua orang yang datang telah mempunyai rencana pelaksanaan kerja. Selain itu mereka juga sebaiknya memiliki bahan pertanyaan yang siap diajukan sebelum mereka duduk di ruang rapat.

6. Menghentikan kebiasaan buruk

Beberapa kebiasaan buruk bisa menganggu jalannya meeting. Hal-hal tidak efektif tersebut seperti intro yang terlalu lama dan bertele-tele. Jika hal itu yang terjadi, sebenarnya Anda bisa meninggalkan meeting dengan alasan pertemuan tersebut akan menganggu deadline kerja Anda. Namun jika Anda tidak bisa menghindari meeting, tetapkanlah batasan waktu yang relevan dan bisa diterima oleh semua pihak.

Tags: , ,