5 Tips untuk Meeting Lebih Produktif

Jika Anda mulai menyibukkan diri dengan gadget Anda dan ingin meeting ini segera berakhir, maka dapat dipastikan bahwa Anda sedang berada dalam meeting yang tidak produktif. Daripada Anda merutuki waktu yang berjalan begitu lambat, berikut tips yang dikutip dari fastcompany.com untuk membuat meeting menjadi lebih produktif.

1. Kurangi Jumlah Peserta

Semakin banyak peserta yang hadir dalam meeting, maka semakin kurang produktif juga meeting tersebut. Meeting dalam jumlah peserta yang lebih kecil akan lebih efektif. Selain itu kesempatan setiap orang untuk mengemukakan idenya dan idenya didengarkan oleh orang lain pun juga menjadi lebih besar.

2. Cek Iklim

Terkadang setiap orang sangat tertarik pada topik yang akan diangkat pada suatu meeting. Namun terkadang juga mereka tidak tertarik dan ogah-ogahan dalam menjalani meeting karena topiknya tidak menarik. Untuk mengakalinya, Anda perlu mengetahui iklim yang terbentuk dalam peserta meeting. Anda bisa memulai dengan membuat diagram kuadran dengan label: stormy, calm, clear dan foggy. Setiap peserta diharuskan memberikan salah satu tanda pada kuadran terkait dengan topik yang diangkat dalam meeting. Jika tanda lebih banyak di bagian stormy dan atau foggy, maka Anda perlu memberikan kesempatan untuk bertanya dan menjelaskan lebih dalam. Namun jika tanda lebih banyak dibagian calm dan clear, mungkin Anda bisa memulai hal lain yang baru.

3. Perhatikan Waktu

Anda harus mengatur waktu yang dialokasikan dalam meeting. Jangan sampai melewati batas atau mungkin terlalu sebentar. Buatlah setiap sesinya fokus dan efisien. Jadikan waktu salah satu prioritas Anda dalam menjalankan meeting. Sam Harrison membagi pengalamannya mengenai bosnya yang mempergunakan jam alarm jadul. Jam ini mengingatkan peserta dan pemimpin meeting untuk langsung ke poin utama dan mempersingkat diskusi agar tidak keluar jalur. Hal ini kemudian membuat waktu meeting lebih efektif dan efisien.

4. Mulai dengan Rangkuman Presentasi

Sebelum mulai meeting, presenter akan memberikan rangkuman atas apa yang akan dsampaikan. Peserta meeting dapat membacanya sebelum meeting ataupun ketika meeting sedang berjalan. Menurut studi yang dilakukan, hal ini dapat meningkatkan efisiensi meeting. Presiden Amazon.com, Jeff Bezos, mengungkapkan jika presenter sudah memberikan rangkuman presentasi maka apa yang disampaikannya pun akan sesuai dengan rangkuman yang sudah dibagikan. Sehingga presenter akan fokus pada saat presentasi. Membaca tanpa interupsi akan membuat materi lebih cepat diserap dan membuat diskusi kemudian menjadi lebih produktif.

5. Buatlah Atmosfir Menyenangkan

Buatlah atmosfir senyaman mungkin dalam meeting. Mungkin Anda bisa memulainya dengan mengganti kursi peserta. Kursi yang biasa dipergunakan mungkin akan membuat diskusi lebih aktif namun akan membuat sakit punggung dan membuat orang lain ingin meeting lekas berakhir.

KesselsKramers, perusahaan komunikasi di Amsterdam, bahkan menggunakan meja piknik dalam ruangan meeting mereka agar lebih santai. Sam Harrison mengungkapkan bahwa salah satu cara untuk mempersingkat waktu adalah dengan membuat peserta meeting sambil berdiri. Ketika berdiri maka kreatifitas akan meningkat.

Tags: ,