5 Tips Time Management

Satu-satunya resources yang kita, sebagai entrepreneur atau karyawan tidak bisa meminta lebih adalah waktu. Setiap orang, siapapun dia, diberikan waktu yang sama yakni 24 jam dalam satu hari, 7 hari seminggu.

Jika kita adalah seseorang yang harus mengerjakan banyak hal, berhubungan dengan banyak orang, kita tidak punya pilihan lain selain mengatur waktu sebaik mungkin. Layaknya sebuah game di computer.  Permainan tersebut memberikan batasan waktu untuk meraih score tertinggi. Dan kita akan melakukan segala cara untuk memanfaatkan waktu sebaik mungkin. Hal yang sama dapat kita terapkan di dunia nyata.

Beberapa tips di bawah ini kami kutip inc.com:

1. Jadwalkan meeting dalam 15-minute blocks

Yang dimaksud 15-minute block adalah kita membagi-bagi jadwal kita dalam blok-blok yang masing-masing blok berdurasi 15 menit. Jadi meeting pun demikian. Kita set agar selesai dalam waktu 15 menit. Terdengar mencengangkan, namun hal tersebut sangat mungkin terjadi. Tentunya ada beberapa rapat yang membutuhkan durasi yang lebih panjang, jika memang butuh 30 menit misalnya, kita akan lakukan 30 menit. Yang penting kita membuat batasan-batasan interval waktu tersebut agar waktu yang terbuang tidak terlalu banyak.

2. Upgrade to do list kamu

Sering kali kita begitu mudah terjebak pada suatu kebiasaan buruk yakni membiarkan jadwal yang sudah kita buat mendikte prioritas kita. Biasanya, orang-orang menyantumkan segala tugas mereka dalam satu daftar to-do list. Daripada demikian kita bisa memilah kegiatan kita tersebut sesuai prioritas. Salah satu caranya adalah dengan membuat to do list yang mencerminkan efisiensi. Misalnya, kita mendaftar tiga hal terpenting yang harus kita lakukan, di kantor, di rumah, maupun di tempat lain. Dengan selesainya pekerjaan-pekerjaan penting tersebut maka pekerjaan lain bisa menyusul kita kerjakan tanpa perlu membuang waktu.

3. Jangan menjadwalkan Meeting di hari Senin

Hari pertama setelah liburan adalah saat yang tepat untuk fokus pada pekerjaan yang memang penting untuk diselesaikan. Dalam hal produktivitas, sebagian orang cenderung tergiur pada tugas-tugas yang mudah dan cepat dikerjakan, bukan yang merupakan prioritas tertinggi. Padahal, sebenarnya, hal tersebut bukanlah sikap yang baik untuk mengoptimalkan waktu yang kita miliki. Tugas yang butuh 7 jam untuk diselesaikan mungkin terdengar brutal, tetapi mungkin saja itu adalah tugas yang sangat penting bagi perusahaan. Jadi alangkah lebih baiknya jika pekerjaan tersebut bisa lebih cepat selesai di awal minggu, pada hari senin ataupun Rabu.

4. Jangan mendewakan jadwal yang sudah kamu buat

Kadang kita dengan mudah dapat mengatakan,” jadwal sudah disusun, jadi aku harus mengikuti jadwal tersebut.” Padahal, ketika suatu hal yang penting datang tanpa kita rencanakan, mau tidak mau kita harus beralih dari jadwal tersebut. Kita kerjakan mana yang lebih penting.

Lalu bagaimana dengan kegiatan lain yang telah kita jadwalkan? Jika memang waktu tidak memungkinkan kita untuk mengerjakannya, maka kita dapat meminta bantuan orang lain, atau yang kita istilahkan outsourcing. Kita juga bisa membagi kalender kita berdasarkan peran kita di organisasi-organisasi atau tempat yang berbeda. Misal, kalender untuk perusahaan A, kalender untuk organisasi X yang kita ikuti dan sebagainya. Hal ini akan mempermudah kita mempersiapkan untuk kegiatan-kegiatan tersebut.

5. Work Smarter

Ketika sedang mengerjakan tugas, kita harus benar-benar fokus. Ketika sedang mengerjakan laporan keuangan di kantor misalnya, jangan diselingi dengan membuka-buka facebook atau twitter, chatting dengan teman, membaca majalah untuk kepentingan personal dan sebagainya. Internet memang menciptakan distraksi. Untuk menyiasatinya, kita perlu meniadakan internet tersebut jika memang tidak diperlukan. Bukan berarti kita tidak boleh membaca majalah atau bersosialisasi. Inspirasi memang kerap timbul dari kegiatan-kegiatan tersebut, hanya saja kita tidak melakukannya saat jam kerja di kantor.

 

Tags: , , ,