4 Hal Ini Dilakukan dengan Cara yang Berbeda oleh Kaum Produktif

office-336368_640

Salah satu hari paling berkesan bagi seorang professional atau karyawan adalah ketika mereka bisa mengerjakan semua to-do list-nya. Akan tetapi, hal tersebut bukan sesuatu yang terjadi setiap hari karena memang tidak mudah untuk dilakukan.

office-336368_640

(Image credit: Pixabay.com)

Merujuk pada sebuah ulasan dari inc.com, berikut adalah 4 (empat) hal yang dilakukan oleh orang produktif dengan cara yang berbeda dari orang kebanyakan.

  1. Jadilah orang egois terhadap waktu yang Anda miliki

Untuk dapat bersikap efektif seorang karyawan terutama level eksekutif harus pandai menyisihkan waktu untuk diri sendiri dalam jumlah yang cukup besar. Tidak dianjurkan untuk menyisihkan potongan-potongan kecil waktu meski jika digabungkan akan menjadi lama.

Meskipun begitu, bukan berarti kita harus menjadi seorang pertapa. Anda juga harus mendedikasikan waktu kerja (office hour) untuk berinteraksi dan bersosialisasi dengan kolega di kantor. Namun, Anda tetap harus melakukan sosialisasi tersebut dengan cara yang efektif. Misalnya saja cukup dengan masuk ke ruangan dan pastikan setiap orang melihat keberadaan Anda.

  1. Terlalu banyak meeting

Salah satu aktivitas yang paling banyak membuang-buang waktu adalah rapat. Menurut sebuah statistik dari Atlassian, sebuah perusahaan developer raksasa yang berbasis di Sidney Australia, rata-rata karyawan mengikuti rapat 62 jam setiap bulannya. Dari jumlah waktu tersebut, setengahnya adalah buang-buang waktu, atau dengan kata lain, sebanyak 31 jam adalah meeting yang tidak produktif. Apabila Anda masih tidak bisa mengeliminasi meeting ini, paling tidak lihatlah meeting dengan cara yang berbeda. Coba analisis dan amati lagi apakah benar meeting tersebut memang perlu atau sebenarnya bisa diganti dengan cara komunikasi lain yang lebih efektif.

Setidaknya, rapat harus memiliki 5 (lima) unsur. Pertama, rapat dilakukan untuk mendapatkan solusi dari masalah yang dihadapi. Kedua, tetapkan deadline yang jelas dalam rapat agar rapat tersebut tidak digunakan untuk mengobrol ngalor-ngidul keluar dari topik. Ketiga, selain untuk memecahkan masalah, keempatmeeting juga berfungsi untuk membantu karyawan berinteraksi sosial satu sama lain. Dan kelima, rapat pun penting dilakukan apabila antara anggota tim harus melakukan koordinasi atau melakukan analisis bersama.

Jika sebuah rapat tidak memiliki unsur-unsur tersebut maka kemungkinan meeting tersebut dapat ditiadakan atau diganti dengan pola komunikasi lainnya.

  1. Menyusun prioritas dengan konsep “sekarang” dan “nanti”

Dalam hal ini kita bisa mengacu pada konsep prioritas yang dipopulerkan David Allen, yakni “getting things done”. Selesaikan segera mungkin yang bisa diselesaikan. Jika sebuah pekerjaan dapat dilakukan dalam satu atau dua menit, maka jangan tunda-tunda. Jika tidak, delegasikan ke orang lain atau kerjakan nanti. Sisihkan waktu yang cukup untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, akan tetapi pastikan waktu tersebut efektif.

Salah satunya adalah meminimalisir distraksi dengan cara mendelegasikan pekerjaan ke orang lain. Misalnya saja Anda menyisihkah satu jam untuk mengerjakan laporan, kemudian kolega Anda menelpon dan mengajak meeting. Anda pasti akan kehilangan momentum untuk menyelesaikan kewajiban Anda sendiri. Oleh karena itu, delegasikan meeting tersebut jika memungkinkan.

Pisahkan tugas-tugas yang Anda harus selesaikan sendiri dan yang bisa didelegasikan. Gunakan kartu jika perlu. Kartu tersebut bisa ditunjukan ke kolega sehingga mereka tahu apa yang sedang Anda kerjakan tanpa perlu banyak bertanya lagi. Mereka pun dapat menggunakan kartu tersebut untuk menuliskan idenya sehingga orang lain dapat menanggapi ide tersebut.

Pada dasarnya, seseorang lebih mudah menuangkan idenya ketika ide tersebut dituangkan dalam bentuk tulisan, terlebih lagi bagi kaum introvert. Selain memperbanyak ide, kartu tersebut juga dapat mengurangi intensitas meeting yang kurang bermanfaat.

  1. Rekrut dan Berhentikan Karyawan dengan Cepat

Lalu, bagaimana caranya Anda menemukan orang yang tepat untuk mengerjakan tugas yang Anda delegasikan? Rekrut seseorang. Carilah orang yang benar-benar berminat dengan tipe pekerjaan yang Anda tawarkan. Jika ternyata mereka tidak bisa bekerja dengan baik, berhentikan mereka.

Jangan terjebak dalam proses interview yang berbelit-belit. Jangan buang-buang waktu dengan melakukan assessment di atas kertas atau menanyakan latar belakang pendidikannya. Cukup beri mereka pekerjaan dan lihat bagaimana cara mereka menyelesaikannya. Beberapa kandidat mungkin saja akan mengecewakan Anda. Tetapi jangan heran jika tiba-tiba Anda menemukan orang yang bisa bekerja jauh di atas ekspektasi Anda. (*)