Tahu Kenapa, Ini 5 Kebiasaan yang Harus Anda Hentikan?

lost-2607118_640

Ketika Anda dihadapkan pada tugas yang menumpuk, salah satu solusi yang paling menggiurkan adalah menjadi multitasking atau melakukan banyak hal dalam sekali waktu. Hal itu Anda lakukan karena ingin memastikan bahwa tidak ada detil sekecil apapun yang terlewatkan, seberapapun jumlah tugas yang menjadi tanggung jawab Anda.

lost-2607118_640

(Image Credit: Pixabay.com)

Hanya saja, Anda harus ingat bahwa ada satu hal yang tidak dapat dikontrol, yakni waktu yang Anda miliki dalam sehari. Lalu, apa yang bisa Anda lakukan jika Anda masih dalam mode “kerjakan semuanya sendiri” dan bukan delegasi?

Jawabannya sederhana. Coba geser pemikiran Anda dari yang awalnya, “mengerjakan tugas sebanyak mungkin” menjadi “mengerjakan sesedikit mungkin”.

Berikut adalah 5 (lima) kebiasaan yang harus segera Anda hentikan untuk membuat to-do list Anda menjadi lebih efektif dan waktu Anda dapat dimanfaatkan secara efisien,

  1. Mengedit sendiri presentasi Power Point yang Anda buat.

Ketika Anda memiliki tanggung jawab pekerjaan yang sangat banyak, perhatian Anda pada hal-hal yang detail kemungkinan akan berkuurang. Misalnya saja typo, kesalahaan ejaan atau format. Kesalahan tersebut bukanlah refeksi dari kemampuan Anda tetapi merupakan fenomena yang wajar. Oleh karena itu, cobalah meminta bantuan orang lain untuk mengoreksi pekerjaan Anda. Bukan untuk lari dari tanggung jawab, tetapi juga memberikan kesempatan bagi yang lain untuk berpartisipasi dalam proyek yang sedang Anda kerjakan.

  1. Mencari solusi masalah ketika mengobrol dengan teman di lorong ruang kantor

Ketika kita berjalan melewati lorong kantor di antara banyak cubicle, kita akan tergoda untuk mampir sebentar dan mengobrol dengan rekan kerja. Mungkin Anda menganggap aktivitas ini hanya sebentar dan tidak mengganggu efisiensi kerja Anda. Tetapi tahukah Anda bahwa “mampir”di tempat rekan kerja dan mengobrol itu bisa-bisa menghabiskan seperempat waktu yang Anda miliki di kantor?

Mengobrol face to face memang sangat baik, tetapi “mampir” lebih tepat digunakan untuk membangun teamwork dan keakraban. Jika tiba-tiba topik pembicaraan Anda mengarah pada pengambilan keputusan yang signifikan, lebih baik segera mengirimkan email untuk meeting dan mengundang beberapa pihak yang berkaitan. Dengan begitu, pengambilan keputusan akan menjadi lebih efektif dan dengan pertimbangan yang komprehensif.

  1. Menghadiri rapat tanpa agenda

Mengumpulkan tim Anda adalah suatu keharusan dan bahkan tak terhindarkan. Dengan rapat pula maka proyek Anda berjalan. Rapat juga dapat meningkatkan keakraban antar para peserta. Namun, menurut sebuah survey, 60% rapat yang dilakukan di kantor-kantor adalah rapat tanpa agenda, sehingga justru merugikan karena membuang-buang waktu. Agenda ini dapat dipersiapkan dalam waktu yang cukup singkat dan sangat bermanfaat. Dengan mengetahui agendanya, para peserta dapat mempersiapkan bahan atau ide-ide untuk di sampaikan.

  1. Membalas semua pesan singkat

Adanya smartphone memang memudahkan kita untuk diakses, di manapun dan kapanpun. Akan tetapi, apakah hal tersebut membuat kita lebih produktif? Kenyataannya tidak demikian. Berbagai riset mendapatkan temuan bahwa kita menghabiskan setengah dari waktu yang kita miliki untuk bekerja, untuk menjawab telepon dan membalas chat. Hal ini justru sangat mengganggu karena ketika Anda memerlukan konsentrasi untuk melakukan diskusi kreatif, hal-hal semacam ini justru mendistraksi. Untuk itu, batasi waktu Anda dalam menjawab pesan singkat. Misalnya saja dengan membatasi diri untuk membalas maksimal tiga kali pada setiap pesan singkat yang masuk.

  1. Mengecek email setiap menit

Membutuhkan komitmen yang kuat untuk menjaga inbox email tak lepas dari kontrol Anda. Bukan setiap ada email masuk Anda lantas membuka inbox dan membalas email, tetapi sediakan waktu khusus untuk membukanya. Catatlah jadwal Anda membuka email ke dalam agenda kalender dan biarkan rekan-rekan kerja Anda tahu jadwal tersebut. Dengan begitu, mereka akan memahami kenapa email mereka tak lekas dibalas. Bagaimanapun juga, email masuk adalah distraksi ketika kita sedang fokus mengerjakan tugas. (*)