11 Cara Nyleneh Membuat Meeting Lebih Produktif

meeting-552410_640

Berbagai macam cara dipergunakan untuk mengundang seseorang menghadiri meeting. Mulai dari yang biasa sampai yang tidak biasa. Hal ini bertujuan tidak lain dan tidak bukan adalah untuk meyakinkan para peserta bahwa meeting yang dilakukan tidaklah sia-sia. Fast Company kemudian merangkum cara-cara yang unik untuk membuat meeting lebih menarik dan produktif. Tertarik untuk mengaplikasikannya? Simak dalam pemaparan berikut ini.

meeting-552410_640

1. Waktu meeting yang tidak biasa

Para pekerja TINYpulse, salah satu perusahaan penyedia perangkat lunak, menjadwalkan meeting harian mereka pada pukul 8.48 pagi. Ya, pukul 8.48 pagi. Hal ini dilakukan agar para pekerja dapat mengingat waktu meeting mereka.

2. Mewarnai

Plum Organics, perusahaan yang bergerak di makanan bayi ini membiarkan para pekerjanya membawa buku mewarnai. Meeting yang berkonsep creative thinking ini membuat para pekerja dapat berbincang tanpa merasa terbebani.

3. Melakukan ice breaking

Melakukan ice breaking sederhana ternyata bisa membuat meeting lebih produktif. Hal ini dilakukan oleh pemimpin LivePerson, perusahaan penyedia perangkat lunak. Sebelum meeting mulai, ia melakukan “connection before content,” yaitu suatu aktivitas di mana para peserta dapat mengenal satu sama lain lebih dalam.

4. Berolahraga

Genera Games, salah satu perusahaan penerbit game, melakukan pertandingan olahraga sebelum meeting. Hal ini dikarenakan meeting mereka biasa dilakukan di luar ruangan. Tidak heran pekerjanya kerap kali ditemukan di lapangan basket.

Baca juga: Buat Meeting Anda Lebih Produktif dengan 5 Cara Ini

5. To-the-point

Pekerja di Brivo, perusahaan penyedia perangkat lunak keamanan, membuat meeting mereka tetap fokus pada satu masalah dengan peraturan “No Rehash.” Setiap peserta meeting diberikan papan yang bertuliskan “No Rehash.” Jika topik yang dibahas mulai keluar jalur, seseorang dapat mengangkat papan tersebut untuk memberikan tanda agar meeting kembali ke poin utamanya.

6. Hukuman menyanyi bagi yang terlambat

Lain perusahaan, lain pula cara mereka untuk membuat meeting tetap produktif. Inquisium, perusahaan penyedia perangkat lunak untuk survey, memberikan hukuman bagi mereka yang datang terlambat saat meeting. Hukumannya adalah menyanyi. Mulai dari menyanyi lagu kebangsaan, lagu ulang tahun sampai lagu anak-anak.

7. Harus menyumbang ke yayasan jika ponsel berdering

Dalam meeting yang dilakukan Keller-Williams, ponsel siapa pun yang berdering saat meeting, pemiliknya harus menyumbang pada yayasan yang dinaungi oleh KW Cares.

8. Memanfaatkan teknologi

Kemajuan teknologi bisa dimanfaatkan di ruang meeting. Hal inilah yang dilakukan oleh O3 World, agensi desain dan pengembangan produk digital. Dalam ruang meeting aplikasi bernama “Roombot” dipasang. Aplikasi ini dapat membaca Google calendar setiap pekerjanya dan mengingatkan kapan jadwal meeting. Selain itu aplikasi tersebut juga dapat mengatur pencahayaan ruangan dengan membuat lampu meredup ketika waktunya. Jadi ketika lampu mulai meredup artinya meeting harus segera diselesaikan.

Baca juga: 10 Hal yang Dilakukan Agar Terlihat Pintar Saat Meeting

9. Membayar denda

Sebelum meeting dimulai, para pekerja di Tripping.com akan mengatur timer dengan waktu 30 menit. Hal ini bertujuan untuk memaksimalkan waktu yang ada. Jika meeting belum selesai ketika timer berdering, maka pelaksana meeting harus membayar denda lima dollar.

10. Berdiri jika waktu meeting sudah lewat

Menentukan batas waktu meeting memang biasanya menjadi agenda yang pertama kali dilakukan saat memulai meeting. Ini juga dilakukan oleh firma konsultan bisnis Just Fearless. Bedanya ketika waktu meeting yang ditentukan telah berakhir, setiap orang dalam ruangan harus berdiri dari kursinya dan menyelesaikan meeting sambil berdiri.

11. Meeting di hari Jumat

Buddtruk, salah satu perusahaan penyedia perangkat lunak, melakukan meeting setiap Jumat pagi untuk mendiskusikan apa saja yang sudah mereka lakukan selama satu minggu. Hal ini sangat berguna untuk membuat meeting lebih teratur dan tepat sasaran. (*)