Paulus Irwan Edy: Tugas HR Memfasilitasi Karyawan dengan Sistem Yang Baik

Paulus Edy Kapal Api

Tidak ada yang lebih membanggakan selain melihat karyawan kita berkembang. Alasan itu yang membuat Paulus Irwan Edy, Human Capital Director PT Kapal Api Global menyukai bidang Human Resources. “Saya senang melihat orang berkembang. Dari tahu menjadi tidak tahu, dari tidak bisa menjadi bisa. Jika mereka tahu, maka itu akan menjadi lebih baik,” ujar Paulus kepada PortalHR beberapa waktu yang lalu di kantornya.

Hampir 13 tahun sudah Paulus berada di Kapal Api, ia percaya bahwa seseorang bisa berkembang jika diberikan ruang dan kesempatan yang baik. “Saya mengalami langsung saat di mana seseorang kita rekrut sebagai salesman, kini telah menjadi Sales Manager. Dulu staff sekarang kepala cabang, bahkan presdir. Semua bisa berkembang, jika diberi ruang yang memadai. Bisa membantu mereka merupakan nilai yang tidak bisa digantikan, termasuk dengan uang,” ujar Paulus sumringah.

Walaupun berbekal pendidikan hukum, hal itu tidak membuat ruangnya sempit di HR. Justru Paulus mempunyai pandangan yang lebih luas dalam mengolah human capital. Menurut Paulus jika organisasi mau maju dan besar, maka benahi dulu legalitas dan hak-hak karyawannya.

“Semuanya mesti clear, pajak, jamsostek, pph. Kita di sini mau mengajarkan values kita yang terpenting, yaitu integrity,” terang Sarjana Fakultas Hukum Universitas Diponegoro, Semarang dengan tegas.

Jika Mau Besar, Maka Jualannya Harus Banyak

Paulus mengaku mendapatkan banyak pelajaran dari Kapal Api. Sebagai salah satu perusahaan kopi terbesar di Indonesia, Kapal Api ternyata memiliki filosofi yang sederhana. “Untuk menjadi perusahaan yang besar, maka kita perlu menjual lebih banyak. Simple saja, nggak usah macem-macem,” ujar Paulus santai.

Filosofi itu menuntun karyawannya untuk bekerja lebih giat, lebih semangat dan produktif. Namun menurut Paulus, jangan lupa sebagai perusahaan yang baik, kita mesti mengenal siapa karyawan kita. “Yang saya tangkap dari pengalaman saya di Personalia, HR, dan HC, semua karyawan memang berharap lebih baik, tetapi karyawan itu juga realistis. Mereka bisa menjadi lebih baik, kalau company-nya lebih baik,” terang Paulus.

Jadi tidak ada alasan bagi perusahaan yang ingin besar dan semakin besar, untuk terus melakukan perubahan ke arah yang lebih baik. Hal itu yang coba diwujudkan oleh Tim Human Capital, terutama Paulus sebagai kepala penggerak inovasi. “Begini, semua orang kan bekerja basicnya untuk mencari uang. Tugas kitalah memfasilitasi dengan sistem yang baik, sehingga mencari uang itu bisa dilakukan dengan baik, benar, progresif dan halal,” imbuh Paulus.

Selain legalitas yang mumpuni, karyawan juga terpacu dengan penghargaan. Menurut Paulus perusahaan mempunyai tanggung jawab dalam hal pengembangan dan kesejahteraan karyawan. Untuk itu, sejak 2010 PT Kapal Api telah bertransformasi ke sistem yang lebih terintegrasi dan memacu kinerja karyawan.

“Kita membuat performance management system yang fair dan transparan, hal ini merupakan bagian dari perubahan,” ujar Paulus.

Penerapan Sistem Human Capital Membutuhkan Komunikasi yang Baik

Pergerakan dari Human Resources ke Human Capital memang memerlukan waktu yang tidak sebentar. Dengan misi menjadi market leader di Asia, Kapal Api tergerak untuk membenahi sistem Performance Appraisal terlebih dahulu. Jika dengan sistem sebelumnya, perusahaan memberikan bonus kepada karyawan berdasarkan tugas-tugas yang mereka lakukan dalam setahun belakangan, kini perusahaan menjanjikan bonus tersebut di awal tahun. “Perbedaan sistem Human Resources dan Human Capital salah satunya dalam hal pembagian bonus yang lebih visioner. Kalau di fase sekarang kan kita punya tools management yang advance. Performance itu dijanjikan di awal tahun, jika kamu achieve dengan target ini melalui standard yang telah ditentukan maka ia akan menerima bonus sesuai dengan kontribusinya pada akhir tahun,” terang Paulus.

Kelebihan menggunakan alat pengukur yang modern adalah transparan dan tidak ada pembagian yang bisa disalah gunakan. Bahkan sistem penilaian yang dipakai Kapal Api bisa dioperasikan melalui website internal dan dilihat oleh semua karyawan. “Kita pakai 360°, di mana atasan, bawahan, teman sejawat dan sampingnya bisa menilai. Di sini yang dinilai tidak tahu siapa saja yang menilai, dan yang menilai pun tidak tahu siapa lain yang menilai. Nah hasilnya bisa dibaca semua karyawan,” tutur Paulus.

Dari hasil keseluruhan nilai seorang karyawan akan tercipta sejumlah prosentase, dari ukuran itu akan terlihat ia menerima berapa kali bonus. “Jika prosentasenya 80% maka yang dinilai bisa melihat sendiri tabel hasil perhitungan di sebelahnya, misal 80% adalah 3 kali gaji, semua orang akan tahu ia menerima 3x gaji. Mudah, tinggal klik-klik saja,” ujar Paulus.

Apakah hal itu efektif? Dengan yakin, Paulus menjawab iya, sangat efektif. Bukti yang paling mudah ditunjukkan oleh para supir pengantar barang. “Dulu supir-supir sehabis antar barang mereka santai-santai dulu karena mereka tahu tidak ada yang bisa menaikkan pendapatan mereka. Kini tidak ada lagi waktu untuk nongkrong, sehabis antar mereka balik lagi kesini, jalan lagi dan balik lagi, seterusnya. Mengapa? Karena mereka tahu semakin rajin mereka maka akan semakin banyak bawa pulang uang,” jelas Paulus.

Dengan begitu, kedua pihak sama-sama untung. “Karyawan menerima uang lebih banyak, perusahaan tidak perlu investasi mobil lebih banyak,” ujar ayah dua orang anak ini. Paulus mengakui butuh penyesuaian untuk menerapkan sistem ini, untuk itu diperlukan komunikasi yang baik. “Waktu kita beralih dari sistem yang lama, dari intensif ke progresif hasil kerja. Kita simulasikan, valuesnya berapa, ratenya berapa. Itu perlu komunikasi yang baik, kita mesti rajin turun keliling ke cabang-cabang untuk sosialisasi,” terang Paulus.

Pembahasan peralihan Human Resources ke Human Capital memang masih menarik, Paulus juga mengakuinya, untuk itu ia tak segan jika diminta sharing akan hal tersebut. “Saya tertarik jika mereka mau belajar mengenai hal ini. Ya, ilmu itu kan baik untuk dibagikan,” ujar Paulus.

Kita menjanjikan kepada karyawan apa yang merupakan hak mereka

Menurut Paulus, Performance management system hanya salah satu tools untuk memberikan compensation & benefits yang equal kepada karyawan terhadap kontribusi dia atau pun pasar. Namun yang terpenting adalah perusahaan mampu memberikan ruang pergerakan untuk pengembangan karir.

Untuk itu setelah fase penilaian, Paulus menyertakan space kepada atasan ataupun karyawan untuk menilai kemampuan rekannya. Paulus menekankan pentingnya kompetensi untuk pengembangan diri karyawan. Oleh sebab itu atasan ataupun leader meski mengetahui apa saja kekuatan masing-masing anggota tim-nya dan di area mana ia bisa berkembang.

Apakah dengan begini, nuansa persaingan sangat kental di Kapal Api? justru sebaliknya. Menurut Paulus tingkat turn-over di PT Kapal Api sangat kecil. “Sangat jarang kita memberhentikan karyawan. Karena kalau kita sudah rekrut, berati kan sudah sesuai dengan kompetensi kita.Walaupun dengan sistem seperti ini kita semakin mudah untuk memberhentikan orang, namun tidak kita lakukan. Orang itu boleh salah, tetapi besoknya kan bisa belajar,” terang Paulus.

Selain tools, sistem yang baik, apalagi yang menjadi kunci keberhasilan perusahaan. Paulus menyampaikan bahwa values adalah hal pertama yang mesti diprioritaskan. “Jika perusahaan kita mau besar, maka kita mesti mempunyai kesamaan atau parameter yang objektif, yaitu core values. Kita cari nilai apa yang menjadikan kita besar dan bisa membuat kita semakin besar. Jika sudah sepakat, maka core competency tersebut harus dimiliki dari level tertinggi hingga level terendah,” ungkap Paulus.

Jika setiap people di organisasi sudah didasarkan oleh nilai-nilai, maka perusahaan tinggal memetik buahnya. “Pohon itu kan besar baru menghasilkan, kalau belum besar kita harus beri pupuk. Kita beri mereka pengalaman, pengetahuan yang cukup supaya nanti berbuah. Dengan begitu, kita fair. Perlakuan yang diterima oleh karyawan itu sesuai dengan kontribusi mereka,” ungkap Paulus menutup perbincangan kami. (*/@nurulmelisa)

Tags: ,