SAP All-In-One Solusi IT untuk Industri Pendidikan

Kebutuhan akan suatu IT sistem di berbagai industri dewasa ini makin dirasakan manfaatnya. Bila penggunaan IT di sektor retail, banking, oil and gas, dan lain-lain sudah merupakan hal yang lumrah maka kebutuhan IT sistem di sektor pendidikan mulai dirasa penting bagi pelaku di industri pendidikan.

Meskipun saat ini banyak universitas-universitas di Indonesia yang sudah menggunakan sistem IT dalam mengelola organisasinya, namun tak bisa dipungkiri jumlah universitas yang dalam tata kelolanya bersifat tradisional masih lebih banyak lagi. Selain itu sistem yang digunakan biasanya masih dikembangkan secara internal oleh universitas.

Di negara-negara yang sistem pendidikannya sudah maju, kebutuhan berbagai institusi pendidikan terhadap sistem IT sudah dirasakan manfaatnya. Hal itu membuat cukup banyak vendor-vendor IT yang memproduksi software yang dapat mendukung operasionalisasi institusi-institusi pendidikan. Salah satu vendor yang cukup concern terhadap pengembangan software seperti ini adalah ESX Inc.

Perusahaan yang di komandoi oleh presiden Les Schlain ini memiliki solusi yang dinamakan xCatalyst Education Management Software. Untuk pengelolaan data di universitas, ESX Inc. mempunyai sistem yang dinamakan FacultyInformation System yang merupakan web-based utility yang dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan proses updating dan reporting faculty information.

Dalam situs resminya, ESX Inc. menjelaskan bahwa software ini dirancang khusus sebagai solusi yang menangani seluruh aspek dari educational organization. Mulai dari faculty reporting systems sampai course catalogs. Kelebihan sistem ini adalah mampu mengkordinasikan semua aspek yang terdapat di organisasi pendidikan menjadi sebuah fondasi sentral.

Sistem ini selain bermanfaat bagi pihak pihak institusi atau universitas juga mempermudah dan mendukung kegiatan mahasiswa. Karena anggotanya dapat me-log in website yang aman untuk melakukan berbagai aktivitas pendidikan dan meng-update data personal. Jadi sistem ini mirip dengan e-HR yang sering digunakan di perusahaan-perusahaan.

Seperti halnya perusahaan-perusahaan umum, organisasi dan institusi pendidikan pada dasarnya juga membutuhkan penanganan organisasi yang tertata rapi. Contohnya adalah penanganan terhadap hal-hal seperti administrative, reporting requirements dan traffic reports yang dapat saling terintegrasi ke dalam sebuah sistem koordinasi. Pengolahan database mahasiswa juga tidak bisa dilakukan secara manual lagi. Oleh karena itulah sistem IT mutlak dibutuhkan institusi pendidikan yang ingin berjalan kearah modernisasi.

Di Indonesia sendiri SAP sebagai salah satu vendor IT terkemuka mulai menyadari kebutuhan institusi dan organisasi pendidikan yang saat ini mulai kearah sana. Oleh karena itu bekerjasama dengan partner Perdana, mereka membuat SAP All-in-One yang khusus diperuntukkan bagi dunia pendidikan. SAP All-in-One sendiri merupakan paket solusi industri spesifik dengan konten, sarana dan metodelogi yang siap pakai dan memungkinkan implementasi berbiaya efektif bagi organisasi skala menengah atau Small Medium Enterprise. Jadi, SAP All-in-One berbeda dengan SAP Solution untuk perusahaan skala multi industri yang di dalamnya terdapat paket untuk mengelola berbagai jenis industri.

“Ini sebenarnya suatu konsep dimana kita membangun solusi buat perusahaan skala menengah yang mengakomodasi ciri-ciri seperti ini. Akhirnya kita mengeluarkan satu konsep yang namanya all-inone. Sesuai dengan namanya, all-in-one merupakan gabungan solusi yang didesain khusus untuk industri tertentu”, ujar Singgih Wandojo, Marketing Director PT. SAP Indonesia. Kebutuhan akan sebuah sistem IT yang mampu mengelola organisasi juga disadari oleh Universitas Islam Indonesia (UII), salah

satu perguruan tinggi swasta terkemuka di Yogyakarta. Rektor UII Prof. Dr. Edy Suandi Hamid, Mec, melihat kebutuhan sistem yang terintegrasi bagi universitas yang memiliki 17.000 mahasiswa lebih ini tak bisa ditawar lagi.

“Dengan sistem yang terintegrasi, UII mengharapkan akan mendapatkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses manajemen organisasi, sehingga mendorong perusahaan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas dalam memperbaiki kinerja organisasi.

Disamping itu, dengan peningkatan kinerja organisasi juga diharapkan mampu meningkatkan daya saing UII dalam kancah persaingan industri pendidikan baik di dalam negeri maupun secara global”, ujarnya.

Alasan lain yang mendorong UII untuk serius menggarap sistem IT mereka adalah ketidakmampuan sistem lama mereka dalam mengkover kebutuhan-kebutuhan organisasi. “Perkembangan UII membuat unit-unit di UII berkembang cepat, maka akurasi data dan informasi keuangan menjadi kebutuhan yang kritis dalam pengambilan keputusan. Manajemen membutuhkan informasi yang lebih akurat, real time, serta transparan untuk menyelesaikan persoalan unitnya”, ujar Dekar Urumsah, Chief of Information

Systems Centre UII beralasan. Selain itu kelambatan pengambilan keputusan merupakan salah satu faktor penghambat yang disebabkan adanya keterbatasan data keuangan yang tidak real time. Untuk mengatasi persoalan-persoalan tersebut akhirnya UII memutuskan untuk menggunakan SAP All-in-One sebagai solusi IT

mereka menggantikan SIMKEU (Sistem Informasi Keuangan) yang sebelumnya dikembangkan secara internal. Dalam pengoperasiannya, SIMKEU ternyata tidak mampu menyajikan laporan keuangan yang sesuai standar akuntasi dengan cepat sehingga membutuhkan sumber daya tambahan yang pada akhirnya memerlukan biaya tambahan.

Berawal dari keikutsertaan di SAP University Alliance, UII dapat mengenal solusi SAP lebih dalam. Di lain sisi, sistem yang digunakan UII sebelumnya mengalami kegagalan. Oleh karena itu setelah jajaran manajemen UII mempelajari dan mengevaluasi solusi SAP, akhirnya UII memutuskan untuk mengimplementasikan SAP All-in-One. “Kegagalan sistem yang sebelumnya, membuat pihak manajemen menginginkan satu solusi yang tidak saja berfungsi sebagai pengganti piranti lunak akuntasi. Tetapi lebih menginginkan suatu solusi ERP yang mampu mengintegrasikan sistem-sistem yang telah terpasang pada unit-unit bisnis UII”, tambah Dekar Urumsah.