Peran Analytical Tools Dalam Pengambilan Keputusan

Jim Meade, seorang penulis HR dalam SHRM pernah menulis bahwa software analytical tools dapat memberikan pilihan dalam rangka menguji data yang diperoleh dalam jumlah yang besar sehingga dapat membantu jajaran top manajemen untuk mengambil keputusan-keputusan bisnis. Meski demikian, ahli-ahli software dan praktisi-praktisi HR setuju bahwa teknologi tidak bisa begitu saja menentukan keputusan bisnis yang membutuhkan keahlian untuk menentukannya.

Ketika analytical tools menjadi bagian yang terintegritas dari banyak sistem human resources, beberapa pengamat industri ingin tahu apakah HR sudah siap untuk mengeksploitasi teknologi tersebut. Karena praktisi-praktisi terkunci dalam kebiasaan mengumpulkan data dengan cara yang mudah dan standar seperti menyebarkan kuesioner kepada partisipan untuk kemudian menyimpulkan hasilnya dari respons yang ada. Jadi siapa yang dapat mematahkan kebiasaan itu akan dapat menggunakan tools tersebut untuk memutuskan apakah workforce makeup akan cocok dengan strategi bisnis perusahaan.

Saat ini sudah banyak vendor-vendor yang menawarkan tools seperti ini. PeopleSoft USA Inc. merupakan salah satu perusaahaan yang memproduksi workforce analytics, yang termasuk di dalamnya adalah produk Enterprise Performance Management series.

Row Henson, salah satu co-founder the Pleasanton, Calif., company berkata, “Melalui portal workplace kami, kami menawarkan analytics untuk setiap karyawan di dalam perusahaan, apakah itu CEO, manajer, maupun karyawan.

Sebuah grup kecil HR yang terdiri dari profesional, konsultan dan leader seperti dikutip dari SHRM percaya bahwa saat ini merupakan saat yang paling tepat untuk meng-adopt analytical methods yang dapat digunakan di area bisnis dan profesi lain.

Kebutuhan bisnis terhadap analytical tools ini juga diungkapkan oleh David Foster, director of human capital management di Aberdeen Group Inc. di Boston. “Permintaan bisnis di HR akan menuju ke peningkatan analisis karena people sangatlah mahal. Namun, sebagian besar dari persentase profesional HR belum terlatih atau dipersiapkan untuk ini”, ujarnya.

Pada bulan Agustus, Foster mengadakan benchmark study mengenai penggunaan workforce analytics yang dikumpulkan dari 147 perusahaan mulai dari yang kecil sampai yang besar. Best practice tersebut menemukan bahwa 20% perusahaan workforce analytics banyak digunakan di tiga area: assessing skill requirements, workforce availability and deployment; measuring performance; dan making employee transition decisions seperti terminations, promotions, dan transfer.

“Semua keputusan ini dapat dibuat intuitively maupun informatively”, Foster menambahkan. “Mesin analytics dibuat untuk memamah data, sehingga anda bisa membuat better-informed decisions. Best-practice companies dalam survey kami mengatakan bahwa membuat smart decisions mengenai human capital membuat mereka lebih kompetitif”. Kabar baiknya adalah analytical tools belum pernah sebaik ini.

Beragam Kegunaan
Ada kegunaan lain analytical tools yang dirasakan sangat bermanfaat yaitu merupakan suatu alat untuk melakukan pendekatan yang scientific untuk turnover. Beberapa area memiliki turnover arte yang tinggi seperti call center yang rata-rata di atas 50%. Beberapa waktu yang lalu, Cingular Wireless hanya memiliki 300 pekerja call-center dan turnover arte hanya kurang dari 35%. Sebagai hasil dari akuisisi, sekarang mereka memiliki 30.000 karyawan di 100 call center.

“Lahan pertempuran selanjutnya untuk organisasi adalah untuk menunjukkan produktivitas, retensi dan perolehan karyawan dengan melakukan analisis-analisis ini”, terang Jim Bowles, vice president workforce development di Cingular Wireless, Atlanta. “Kami sedang menuju ke pengambilan keputusan yang berdasarkan fakta. Bisnis memerlukan itu. Banyak organisasi yang numbers-driven dan HR harus bisa menghasilkan angka-angka yang reliable dan menjelaskan interrelasi dan bagaimana mereka men-drive keputusan”. Bowles menggunakan workforce analytics untuk mempelajari call-center retention.

Untuk mempelajari turnover, Bowles dan staff-nya menggunakan software dan konsultan dari People Business Network Inc. (PBN), human capital support analytics dan decision support oleh Vurv Technology di Jacksonvolle. PBN software menarik data dari HRMS (PeopleSoft yang dimiliki Singular) dan sistem lainnya untuk kemudian menganalisisnya melalui berbagai cara.

Cingular melihat lebih dari 25.000 employee records dari multiple sistem dan menganalisis ratusan dari ribuan data poin yang terdiri dari dua lusin variable yang termasuk dalam 30.000 data poin, hanya dari performance. Variabel-variabel tersebut termasuk di dalamnya masa jabatan, gaji rata-rata, keahlian dan data lain yang dapat ditarik dari PeopleSoft. “Kami dapat mengetahui penggerak turnover yang spesifik dan mencoba untuk menghapusnya berdasarkan analisis informasi yang diperoleh”, tambah Bowles.

Selain itu, workforce analytics yang dilakukan banyak perusahaan juga ditujukan untuk mengetahui return of investment (ROI) dalam training. Stacey Boyle, senior director dari SkillSoft PLC di Nashua, menggunakan Capital Analytics untuk menganalisis training program di perusahaan asuransi yang besar. Biasanya perusahan asuransi ingin mengetahui ROI untuk program training dua minggu bagi para agen, baik yang baru maupun yang berpengalaman.

Pre-training dan post-training premium sales figures merupakan kunci untuk menganalisis data. Boyle juga telah mengumpulkan demographic data 200 agen dari grup yang telah ia pelajari. “Kami mengkalkulasi ROI untuk setiap demographic group. Kemudian kami melihat ke grup yang memproduksi ROI terbesar, dan perusahaan asuransi memutuskan untuk tetap mengirim agen-agen di training yang sama dan memodifikasi training untuk grup lainnya”. (adt)