Penerapan PMS Melalui E-People Power

Bagi para praktisi human resources, istilah Performance Management System (PMS) bukan barang baru. Akan tetapi penerapan PMS secara online, belum banyak diadopsi oleh perusahaan. Apa saja syarat yang harus dipenuhi oleh perusahaan untuk mengimplementasikan alat bantu ini?

Di jaman serba online, tuntutan performance bagi perusahaan mulai bergeser. Manajemen maupun pemilik bisnis kini perlu mengetahui kinerja perusahaan secara cepat. Bagi mereka, laporan yang dihasilkan dapat menjadi tolok ukur dalam menentukan strategi atau mengambil tindakan antisipasi atas perubahan kondisi internal maupun eksternal perusahaan.

Online PMS membuat setiap orang bisa terkoneksi secara online dan melakukan perubahan mulai dari mereview, memonitor dan melaporkan. Tool ini sebenarnya tidak berbeda dengan PMS lain, hanya saja sistemnya menggunakan web base.

M. Radju, CEO PT Korpindo Konsultansi perusahaan konsultan strategi memperkenalkan online PMS sebagai e-PeoplePower. Menurutnya, online PMS adalah tool yang menjembatani antara formula strategic business dan implementasi strategi. “Nah, di tengahnya ada gap karena bisa saja orang bikin strategi yang hebat tapi sering gagal dalam implementasinya. Kuncinya terletak pada kualitas sumber daya manusia karena untuk mencapai strategi tersebut seseorang harus melakukan sesuatu. Cuma seringkali sistem PMS dijalankan berdasarkan report 3 – 6 bulan sekali atau bahkan setahun sekali. Setelah berjalan 6 bulan baru diadakan review atas si A. Ternyata, baru ketahuan bahwa si A tidak mencapai target sehingga ujungnya strategi perusahaan tidak tercapai,” kata Radju menjelaskan.

Dengan online PMS, perusahaan bisa memastikan proses tadi berjalan 24 jam sehari. Bagi karyawan, sistem ini bermanfaat karena dia bisa melihat yang sudah dicapai dan apakah sudah selaras dengan strategi perusahaan atau belum. Setiap saat dia bisa melihat di mana posisinya dan sudah berapa persen pencapaiannya terhadap target. Demikian pula bagi atasan, segera tahu dan bisa memutuskan tindakan yang diperlukan untuk anak buahnya. “Jadi, tidak perlu menunggu sampai 6 bulan,” tukas Radju.

Pada akhirnya, lanjut Radju, dengan menggunakan online PMS salah satu keuntungannya adalah review time menjadi berkurang. “Kalau belum online, begitu kita duduk bersama dan mengatakan anak buah tidak perform, mereka membantahnya. Kita tidak punya pegangan dan seringkali lupa dengan apa yang terjadi. Saya sendiri saat duduk untuk me-review anak buah, kadang bingung apa yang mau ditulis, kayaknya empat bulan lalu dia bikin kesalahan, tapi apa ya?,” tutur Radju memberi contoh.

Dengan online PMS hal di atas bisa dihindari karena ada time series-nya. “Kalau ingin melakukan peringatan, monitoring atau appraisal, saya bisa melakukannya secara online dan bawahan bisa langsung tahu begitu dia buka komputer. Dan karena online, sistem ini bisa dibuka di mana pun. Jadi tidak harus melalui paper work. Yang penting, pencapaian perusahaan sudah kelihatan,” papar Radju.

Menurutnya, syarat pertama penerapan online PMS adalah, perusahaan sudah memiliki strategic plan. “Kalau nggak, apanya yang mau diukur?,” tanya Radju. Kedua, dia harus mempunyai tools seperti balance score card dan KPI (key performance indicator) sebagai sarana untuk mengukur orang. Nah, kalau syarat itu sudah ada, maka online PMS sudah bisa jalan.

Kenapa perusahaan perlu menggunakan online PMS? Radju menerangkan, tool ini membuat semua orang tahu apa yang harus dikerjakan. Hasil yang dicapai sebuah perusahaan adalah konsolidasi dari pencapaian individuindividu di organisasi. “Kalau setiap individu sudah tahu performanya, maka kita akan tahu pencapaian perusahaan berasal dari kontribusi siapa saja, mana yang kurang dan mana yang lebih baik. Sehingga untuk tahun berikutnya, pada saat penyusunan planning, bisa dilihat kontribusi orang-orang di dalam tim,” ungkapnya.

Radju memberi ilustrasi, misalnya profit perusahaan tahun ini Rp 10 miliar. Namun tidak diketahui Rp 10 miliar itu asalnya dari mana saja. “Si A kontribusinya berapa? Bagaimana hitungan cost terhadap revenuenya mengingat prestasi setiap orang tergantung dari tangung jawab masingmasing?,” tutur Radju mengajukan pertanyaan. Nah, menurutnya online PMS dapat membantu cara mengukurnya. Bagusnya, pengukuran tersebut tidak harus dilakukan di akhir periode, melainkan bisa dimonitor setiap saat.

Contoh lain, perusahaan ingin mencapai profit Rp 10 miliar. Pada bulan Oktober dari target Rp 7,5 miliar ternyata sudah mencapai Rp 8 miliar. “Saya bisa kembali kepada performance dan melihat ke setiap departemen. Dari situ akan terlihat bahwa pencapaian tadi karena departemen tertentu bisa save dari biaya yang diharuskan. Sebagai CEO, di ruangan saya hanya ada tiga traffic light. Selama warnanya hijau, saya nggak pusing karena itu masih di posisi target. Tapi begitu warnanya kuning, saya mulai was-was. Dan begitu warna merah menyala, saya harus cepat-cepat fighting,” katanya menandaskan.

Tool ePeoplePower, lanjut Radju, dirilis di India pada 2008, dan di Malaysia 2009. “Rencananya bulan Juni lalu mau dibawa ke Indonesia. Tapi agak telat dan diharapkan Januari tahun depan sudah ready. Kami bicara dengan beberapa orang terlebih dahulu agar paham konsepnya,” ujarnya.

Radju melihat kendala di Indonesia bukan pada persoalan online-nya, tapi lebih kepada apakah perusahaan bisa menerima konsepnya atau tidak. “Kalau paradigmanya masih menggunakan konsep warung, yakni ada barang lalu jual dan hanya mengambil margin saja, maka online PMS belum dirasa perlu. Tapi kalau sudah memikirkan dan mencari tahu kenapa si A bisa menjual lebih banyak daripada si B, apa karena memang si A rajin atau karena ada hal lain, berarti perusahaan sudah memikirkan kinerja atau performance. Kalau sudah di level ini, maka performance tadi harus dimanage,” tuturnya menyarankan.

Seberapa mahal sistem ini diterapkam, Radju belum bisa mengatakan dengan tegas. “Yang jelas pasti lebih murah ketimbang PMS lain. Online PMS didesain untuk perusahaan menengah dan kecil. Dari sisi operating cost, online PMS tidak memerlukan dedicated staf sehingga tidak perlu anggaran besar. Hal ini berbeda jika perusahaan harus menyiapkan sistem secara komplit,” ujarnya memberi alasan.

Tentang ePeoplePower, Rakesh Raina, Head HR Orbit Corporation Ltd dan Vijay Joshi, Vice President Commtel Networks membagi pengalaman melalui email kepada HC. Rakesh Raina menyebut ePeoplePower sebagai tulang punggung organisasi di dalam proses PMS. “Keberhasilan pelaksanaan sistem online telah membantu kami dalam pengelolaan yang lebih baik. Dalam implementasinya tidak hanya penting untuk memastikan kelancaran transisi, tetapi juga dihargai oleh karyawan kami,” ungkap Rakesh.

Sementara itu, Vijay Joshi mengakui bahwa ePeoplePower merupakan sistem yang berorientasi kepada pelanggan, yakni mampu bekerja sesuai dengan ekspektasi waktu dan bujet. Menurutnya, ePeoplePower memiliki fitur yang fleksibel dan mampu memenuhi kebutuhan. “Seluruh situs dan user interface-nya telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Jadi, jelas sangat menguntungkan kami,” katanya membenarkan.