Mengoptimalkan Manfaat Scheduling System

12 tahun lalu, Richard Coleman dalam bukunya yang berjudul The Twenty-Four Hours Business: Maximizing Productivity Through Round-The Clock Operations menelurkan pemikiran mengenai hal-hal yang fundamental dalam taktik scheduling yang dijalankan perusahaan.

Coleman mengidentifikasi ada tiga tiga faktor yang dibutuhkan scheduling system agar berjalan dengan efektif, yaitu business needs, health and safety dan employee preferences. Perkembangan scheduling software dewasa ini pun semakin canggih. Namun banyak orang yang percaya bahwa efektifitas penggunaan scheduling software tak bisa terlepas dari faktor human element.

“Bila anda tidak mengindahkan human element pada sistem ini, anda akan kehilangan efektifitasnya,” ujar Georgian Hernandez, Workforce Management Administrator USANA Health Sciences, sebuah perusahaan sebauh perusahaan yang memproduksi produk-produk kesehatan yang bermarkas di Salt Lake City seperti dikutip SHRM.

Yang dimaksud Hernandez dengan human element adalah faktor-faktor yang berkaitan dengan kepuasan karyawan. SHRM menyebut bahwa employee scheduling sistem akan berjalan dengan mulus apabila mengkombinasikan hal-hal yang berkaitan dengan human element seperti skill, salary, individual preferences, regulatory demands, human resources guidelines dan data lainnya. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan keseimbangan antara organizational effency dan employee satisfaction.

Pendapat senada juga diuraikan Diski Naim, Principle Product Solutions Consultants-HCM Applications Oracle Corporation, Australia & New Zealand. Ia melihat bahwa setiap perusahaan disamping harus mempersiapkan standar operasional yang baik terkait dengan perencanaan dan aktual data serta time management sistem yang baik, perusahaan tersebut juga harus mempersiapkan sebuah sistem HR yang baik.

Kemudian, Georgian Hernandez juga percaya bahwa HR manager seharusnya terlibat dalam menyeleksi, mendisain dan menggunakan scheduling system ini. Keterlibatan HR dan ahli-ahli dalam hal scheduling dan workforce management menurutnya lagi dapat membantu memastikan bahwa pekerja dengan skill yang tepat dapat bekerja dalam waktu yang tepat pula sesuai dengan regulasi dan business rules.

“Kami butuh keterlibatan HR lebih dalam dan kami perlu memahami kompleksitas dan fleksibilitas dari system ini,” urainya.

Agar scheduling system dapat berjalan dengan efektif, Diski melihat ada lima hal yang harus dilakukan perusahaan:

1. Perusahaan harus dapat menentukan business driver yang tepat. Business Driver adalah bagian dari suatu business process yang memicu kebutuhan resources dalam suatu saat, dengan berdampak dari pendapatan ataupun biaya yang ada.

2. Memiliki data pegawai yang lengkap, termasuk skill ataupun kemampuannya.

3. Memiliki “time plan” yang baik di dalam organisasi.

4. Konsisten dalam pelaksanaan planning yang sudah disepakati

5. Time recording yang akurat, demi menentukan implikasi biaya jika pelaksanaan pekerjaan diluar dari rencananya.

Optimalisasi Resources

Bagi Diski Naim, scheduling system pada dasarnya merupakan suatu sistem yang dipergunakan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia dalam hal memanfaatkan waktu yang tersedia guna melaksanakan kegiatan operasional secara efisisen dan efektif.

Oleh karena itu perusahaan yang memiliki banyak karyawan memerlukan scheduling software dalam operasionalnya. “Perusahaan-perusahaan yang memerlukan optimalisasi resources dikarenakan jumlah pekerja yang cukup banyak dan juga perpindahan pekerja dari satu bagian ke bagian yang lain dalam suatu saat”, katanya beralasan.

Di Amerika Serikat, industri retail, airlines dan health care menjadi industri-industri yang mampu menjadi pemimpin dalam mengadopsi scheduling software diikuti industri warehouse, manufacturing plants dan utilities.

Ada beragam alasan yang dikemukakan menyoal tujuan perusahaan menggunakan scheduling system. Secara umum, Diski Naim mencatat ada lima poin yang menjadi tujuan perusahaan dalam menerapkan scheduling system. “Biasanya perusahaan menerapkan scheduling system untuk mengidentifikasi resource manpower yang ada di suatu proses operasional, mendapatkan resource manpower yang tepat dalam waktu yang dibutuhkan, menentukan planning perencanan kebutuhan resource manpower yang tersedia, mendapatkan forcasting prakiraan utilisasi resource dalam waktu tertentu berdasarkan business driver yang telah ditentukan dan mendapatkan guidance arahan pelaksanaan (work schedule) yang optimal,” ujarnya.

Jack Fulbright, Vice President of Human Resources Georgia Medical Center and Health System di Gainesville, Amerika Serikat, mengatakan, “Di level yang tinggi, scheduling system membantu kami memastikan karyawan kami bekerja dengan baik. Sistem ini membantu kami mencapai efisiensi dan kualitas dari poin-poin standar organisasi, dan sistem ini juga membantu kami dalam men-deliver apa yang terbaik untuk karyawan”.

Sementara itu, PT Accenture yang bergerak di bidang jasa konsultasi menggunakan scheduling untuk mengatur trafficking orang-orang yang terlibat dalam project. “Yang namanya consultingfirm, jualannya kan orang-orangnya. Jadi kita mesti make sure bahwa lama orang tersebut menganggur di kantor harus seminimum. Mereka seharusnya ada di project. Jadi objectivenya untuk memastikan supply dan demand itu matching,” ujar Yulia Yasmina, Senior Manager Human Performance PT Accenture.

Kemudian Yulia juga menambahkan, “Misalnya dalam jangka waktu tiga bulan ke depan kita ada project. Nantinya, Project manager bertugas memasukkan demand-nya. Nah, si scheduler ini nanti menganalisa apakah dalam waktu tiga bulan kita punya cukup orang atau tidak. Cukup orang baik secara kuantitas (jumlah orangnya) atau secara capable, artinya benar-benar sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan.”