Mengkaji Peran IT dalam Suksesi

Tak bisa disangkal lagi, succession management merupakan kunci sukses bagi setiap organisasi untuk bisa eksis dalam waktu yang panjang. Hampir semua organisasi mulai dari perusahaan, pemerintahan sampai kerajaan memiliki system suksesi mereka sendiri.
Succession management yang baik akan mambawa perusahaan ke jalur kemapanan dan kesuksesan. Hal ini terasa pas bila kita menengok kiprah salah satu franchise makananan cepat saji terbesar di dunia, McDonald’s. Ketika Chairman sekaligus CEO McDonald’s, Jim Cantaluppo meninggal secara mendadak, dalam kurun waktu kurang dari enam jam direksi berhasil menemukan penggantinya. Ketika itu Chief Operating Officer Charlie Bell ditunjuk sebagai pengganti Cantaluppo.
Sebagai franchise yang memiliki gerai restoran sebanyak 30.000 di seluruh dunia dengan rata-rata pengunjung perhari sebanyak 50 juta orang pada tahun 2004, McDonald’s berhasil menenangkan karyawan, pemilik-pemilik gerai serta investor dengan segera menemukan pemimpin yang dapat meneruskan kelangsungan strategi bisnis perusahaan. Keberhasilan McDonald’s mencari pengganti pemimpin mereka yang meninggal secara mendadak dalam waktu singkat menunjukkan bahwa perusahaan ini memiliki succession management yang baik. Pujian pun diperoleh dari media dan Wall Street atas keberhasilan ini.
Berbeda halnya pada succession planning konvensional yang diterapkan raja-raja zaman dulu yang mencari calon pengganti berdasarkan garis keturunan, saat ini succession management yang diterapkan di perusahaan-perusahaan besar kompleksitasnya jauh lebih tinggi. Mereka sudah mulai memikirkan peran teknologi sebagai bagian dari proses ini.
William J. Rothwell, professor of workforce education and development dari Pennsylvania State University di SHRM mengatakan bahwa besar kecilnya suatu perusahaan turut menentukan software apa yang mereka pakai. Peran teknologi di dalam proses succession management saat ini memang tidak bisa dianggap sebelah mata. Apalagi bila perusahaan tersebut memiliki jumlah karyawan yang banyak. Di Amerika Serikat, software IT yang mendukung proses succession management bahkan sudah dianggap krusial. Dari hasil penilaian performa karyawan yang terkumpul di database kita bisa melihat produktivitas karyawan dan mengidentifikasi karyawan-karyawan yang potensial untuk dibimbing dan dijadikan calon pengganti top eksekutif di kemudian hari.
Menurut Cassy Sulaiman, Solution Architect PT SAP Indonesia, software memiliki peran penting untuk menentukan kandidat-kandidat yang tepat untuk succession planning. Dalam prosesnya, program tersebut nantinya akan membuat report mengenai job requirements karyawan. “Misalnya mau dicari karyawan yang punya skill-skill tertentu untuk posisi tertentu, nanti dia akan kasih.
Misalnya dari 10.000 karyawan ada 10 orang karyawan. Nah ini lho kandidatnya. Biasanya nanti setelah report itu keluar bisa terlihat apakah matching 100%, 90% atau 75%. Jadi masing-masing qualification itu gap nya ada dimana. Itu kelihatan”, jelasnya saat ditemui HC pertengahan bulan lalu.
Cassy juga menambahkan bahwa software seperti ini berguna untuk menghindari kesalahan dalam penempatan karyawan terutama untuk posisi yang strategis yang penting. “Kalau sampai mereka salah menempatkan orang, itu kan bisa fatal ya. Secara cost juga bisa tinggi. Jadi untuk mencari orang yang tepat di posisi yang tepat cukup efisien dan efektif ya”, tambahnya. Jadi seorang manajer atau direktur yang ingin mencari kandidat penggantinya bisa dengan mudah mereview siapa yang punya kualifikasi paling tinggi secara efektif dan efisien.
Cassy juga mengatakan bahwa software sangat membantu perusahaan-perusahaan yang belum memfungsikan HR-nya secara efektif. Hal tersebut menurutnya terkadang menimbulkan subyektifitas.
Oleh karena itu Cassy menekankan bahwa penggunaan software dalam proses succession planning dapat menghindari subyektivitas. “Nah, subjectivity itu banyak efeknya. Kadang-kadang menimbulkan kecemburuan ya. Misalnya yang dekat sama atasan tertentu dia bisa naik. Sementara dengan menggunakan fungsi ini dia lebih obyektif. Jadi semua orang punya kesempatan yang sama”, paparnya.
SAP sendiri juga memiliki software yang mendukung program succession planning ini, yaitu ERP Human Capital Management. Bahkan seperti yang dijelaskan Jessica Schwarze, Marketing Manager PT SAP Indonesia, SAP juga telah merambah pasar small and medium enterprise. Jessica melihat bahwa untuk small dan medium enterprise ini ternyata banyak juga perusahaan yang membutuhkan software seperti ini. Hal itu terbukti dengan tingkat revenue yang berkisar antara 5 juta sampai 30 juta dollar untuk kelas small and medium enterprise ini.
Bakrie telecom juga menyadari bahwa IT mempunyai peran penting dalam HR system di perusahaan tersebut. Triharry D. Oetji, Chief Human Resources Officer Bakrie Telecom mengakui bahwa saat ini perusahaannya sedang mengarah kesana. “Kalau sekarang to be honest kita belum mempunyai satu HR system dari sisi teknologi. Tetapi sekarang kita sedang dalam proses menuju kesitu”, ujarnya.
Ia merencanakan proses itu bisa berjalan tahun ini dan saat ini sedang menjajaki vendor yang paling tepat dan suitable bagi Bakrietelecom.Karena itu ia tidak mau gegabah dalam menentukan tools yang akan dipakai. “Setelah filosofinya jelas, bahwa kita mau creating leader yang seperti apa, setelah itu baru prosesnya. Succession planning kita stepnya mau seperti apa, baru kita cari toolsnya. Kalau ternyata toolsnya ada tapi business process nya nggak ada, at the and akan jadi masalah juga. Valuenya jadi nggak ada. Jadi seharusnya kombinasi antara business process di HRD nya dengan tools atau IT yang suitable. Sehingga ini bisa membantu proses yang lebih cepat, akurat, dan mempunyai database yang bagus”, kata Triharry.
Dengan makin berkembangnya Bakrie Telecom, otomatis jumlah karyawannya makin meningkat dan kebutuhan akan HR system tidak bisa ditunda lagi. “Kalau kita nggak punya system yang solid, managingnya juga jadi susah, databasenya susah, nanti tracking peoplenya juga susah. Jadi rasanya sudah nggak bisa ditunda lagi untuk mengembangkan HR Information System”, tegasnya mantap.
H C (adt)