Mengenal Teknologi Business Dashboard

Permintaan berbagai perusahaan dan organisasi pemerintah akan Business Dashboard akhir-akhir ini melonjak. Alasannya simpel, teknologi baru ini diyakini bisa meningkatkan kinerja karyawan secara lebih efisien.

Memahami cara kerja Business Dashboard bisa digambarkan seperti dashboard pada mobil atau pesawat terbang yang fungsi utamanya adalah menyediakan data dalam bentuk grafis yang akan memandu pengemudi atau pilot menjaga arah kendaraan dan membawa para penumpang dengan selamat ke tujuan yang diinginkan. Informasi vital seperti tekanan oli, temperatur, stok bahan bakar, dan kecepatan kendaraan di-setting untuk dapat dilihat walau secara selintas tanpa harus kehilangan fokus dengan arah perjalanan.

Sama halnya dengan pengemudi atau pilot yang mengandalkan dashboard untuk memudahkan pekerjaan, dewasa ini para manajer hingga level CEO mulai berpaling pada dashboard bisnis untuk membantu mereka menjalankan roda organisasi. Para penentu keputusan ini memiliki dashboard pada layar komputernya yang memberikan informasi yang diperlukan dalam aspek bisnis dan dengan cepat bisa mengidentifikasi masalah dan membuat keputusan atau memutuskan langkah apa yang harus segera diambil.

Dashboard bisnis terkait erat dengan aplikasi intelijen bisnis (IB) yang pertama muncul pada akhir 1980-an dengan label sistem informasi eksekutif. Aplikasi ini menawarkan kepada manajer senior berupa layar tampilan grafis berwarna dengan tombol besar untuk memudahkan para eksekutif non-teknis memantau apa yang terjadi di perusahaan. Masalah utama saat itu adalah, tidak tersedianya data yang cukup, tidak ada perangkat ekstraksi, media transformasi dan pemuatan data ke dalam dashboard secara otomatis.

IB dikenalkan oleh Horward Dresner, seorang analis riset Gartner Group pada 1989 sebagai istilah untuk menggambarkan serangkaian konsep dan metode untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem pendukung berbasis informasi faktual. IB meledak pada 2005 dengan perkembangan paling cepat di dunia sebagai aplikasi yang paling diminati.

IB meliputi rangkaian proses dan teknologi terkait hal penyusunan anggaran, prediksi, pelaporan, perencanaan strategis, catatan penilaian, analisis, dashboard, penggalian data dan penyimpanannya. Secara ringkas IB membantu manajer menggunakan sumber daya manusia, keuangan, bahan baku, dan sumber daya lainnya secara efisien. Istilah ‘bergerak dengan angka’ kini menjadi bahasan menarik soal proses bisnis di atas dan setelah proses evolusi selama 20 tahun dalam aplikasi IB, ditambah dengan teknologi dashboard yang makin berkembang, dashboard bisnis pun makin populer dan menjadi fokus perhatian sebagai bagian utama dari strategi IB.

Yang paling cepat memberi respons atas kepopuleran dashboard bisnis, adalah perusahaan-perusahaan penyedia aplikasi software yang melihatnya sebagai peluang emas. Tak heran jika Steve Ballmer, CEO Microsoft pada saat ia berpidato pada 2007 menyebut ‘IB bagi khalayak ramai’ untuk sebuah diskusi strategi dan perangkat IB dari Microsoft. Steve rupanya melihat bahwa nantinya biaya lisensi perangkat dashboard bisnis akan menjadi semakin murah.

Setahun kemudian, pada 2008 Google menjawab tantangan Microsoft dengan masuk ke dalam kompetisi dan menawarkan dashboard bisnis gratis. Produk dashboard bisnis yang memang dirasa masih mahal dan hanya bisa dinikmati sebagian kecil eksekutif senior perusahaan besar, kini berevolusi menjadi produk massal. Pertanyaannya, seberapa optimal arsitektur aplikasi dashboard dirancang dan bisa memberi manfaat? Kalau tidak bisa terjawab, tentu saja dashboard bisnis menjadi tidak berguna sama sekali.

Studi kasus menarik penerapan dashboard bisnis adalah seperti yang diterapkan oleh AW Incorporated. AW Inc., adalah perusahaan yang mendesain dan memasarkan sepeda, kerangka, komponen dan aksesoris sepeda untuk sepeda gunung, sepeda jalan dan sepeda tur. Suatu hari AW menggelar evaluasi bisnis tengah tahun (semester pertama) dan para eksekutif menemukan bahwa salah satu kantor cabangnya di Jerman sedang menghadapi tekanan persaingan dan telah kehilangan bagian pasar selama enam bulan terakhir.

Melalui desain dashboard bisnis, petinggi AW menyimpulkan bahwa salah satu jenis produk yang memberikan kontribusi negatif terhadap laba kotor untuk Jerman (indikator warna merah) adalah penjualan Hydration Packs. Tim eksekutif pun mengirimkan catatan melalui aplikasi dashboard ke kota Jerman dan merekomendasikan untuk dilakukan tindakan lebih lanjut.

Melalui pesan online tersebut, manajer anak perusahaan Jerman segera memeriksa lebih detil dan menemukan fakta bahwa ada beberapa peringatan untuk Hydration Packs di Jerman untuk paket manufaktur oleh vendor lokal, sebutlah perusahaan ABC. Tim eksekutif kemudian bergerak cepat untuk menemukan alasan lain dan segera membentuk tim khusus satuan kerja yang ditempatkan di Jerman.

Tim bentukan ini akhirnya menemukan ‘biang kerok’-nya, yaitu lini produksi di Perusahaan ABC memiliki mesin yang rusak dan menyebabkan persoalan yang tidak diketahui oleh departemen pengendalian mutu pada Hydration Packs. Hasil analisis inilah yang membantu AW untuk memeriksa kualitas Hydration Packs dan kemudian mengubah laba kotor menjadi positif. Inilah salah satu cara dashboard bisnis interaktif yang dapat membantu perusahaan menemukan akar masalah dari berbagai persoalan yang mungkin saja tersembunyi di balik tingginya key performance indicator (KPI) atau metrix.