Era Digitalisasi di Industri Shipping

Nama ekspres yang disandangnya menuntut untuk terus berinovasi dalam industri pengiriman barang dan dokumen. Layanan online proof of delivery menjadi pelengkap penting yang diberikan TNT Express Indonesia kepada pelanggannya, sekaligus menghemat biaya secara signifikan.

Kemajuan teknologi khususnya di bidang layanan komunikasi data lewat internet, membuat pelaku bisnis harus menyiapkan strategi khusus baik dalam berinovasi maupun taktik mengurangi biayabiaya yang timbul. Hal ini juga berlaku di industri pengiriman barang dan dokumen (shipping), di mana cara-cara konvensional mulai berkurang seiring dengan adanya kemudahan layanan secara online.

Hal ini yang mendasari TNT Express Indonesia (TNT) memperkenalkan layanan terbarunya melalui online POD (proof of delivery) beserta tanda tangan digital. Seperti dijelaskan Direktur TNT, Ivan Siew, inovasi yang dikembangkannya memang untuk menjawab tantangan era komunikasi digital agar dapat memberikan keuntungan yang bersaing bagi pelanggan. Ia bahkan mengklaim layanan POD belum dimiliki oleh perusahaan sejenis lainnya. “Kami adalah perusahaan pengiriman ekspres pertama yang dapat memberikan bukti cetak pengiriman atau tanda terima yang telah diteken oleh pelanggan melalui internet dengan jangkauan di seluruh dunia,” katanya menegaskan.

Sekadar gambaran, layanan POD adalah tanda tangan digital yang merupakan salinan gambar digital dari signature yang dilengkapi dengan tanggal dan waktu penerimaan barang oleh pelanggan. Tampilan POD akan muncul keesokan harinya setelah barang diterima, dan akses ini bisa dimanfatkan pelanggan dalam melakukan tracking pengiriman barang. Menariknya, layanan POD dengan tanda tanggan digital tersedia bagi seluruh pelanggan tanpa perlu melakukan permohonan terlebih dahulu dan tidak dikenakan biaya tambahan apa pun.

Country Manager Information System TNT, Krashna Gama Ardhyanto, menambahkan, selain di Indonesia paket layanan POD juga tersedia di 85 negara yang akan digenapkan hingga mencapai 100 negara tujuan dalam beberapa bulan ke depan. Ia menambahkan, layanan terbaru TNT ini makin melengkapi layanan myTNT, yakni layanan berbasis web yang mulai diperkenalkan sejak awal 2009.

“Keaslian tanda tangan penerima menjadi bukti dan akurasi informasi serta memangkas circle time sehingga pelanggan tidak repot lagi mengangkat telepon ke cutomer service hanya untuk memastikan barang sudah sampai atau belum. Jadi, sekarang tinggal klik dan semua beres,” katanya kepada HC dan beberapa media lain dalam media briefing beberapa waktu lalu.

Krashna juga mengatakan akan terus mengembangkan dan menyempurnakan layanan paket POD. Termasuk menanggapi usulan HC agar ke depan tanda tangan digital bisa ditambahkan dalam bentuk dokumentasi foto momen saat kiriman diterima oleh pelanggan. “Saya rasa ini usulan yang menarik dan sangat memungkinkan untuk diaplikasikan seiring dengan layanan akses data yang makin baik oleh provider penyedia akses internet,” ujarnya.

Selanjutnya Krashna menjelaskan, untuk bisa mengakses POD Signature Image, pelanggan harus terlebih dahulu memiliki akun di myTNT yang pendaftarannya gratis. Prosesnya pun terbilang gampang karena seperti membuat akun di layanan email Yahoo maupun Google. Akun myTNT juga menyediakan daftar email yang bisa menyimpan hingga 2.ooo email address. Selain bisa dipakai untuk diri sendiri, akun tersebut bisa juga dibagikan kepada atasan atau rekan satu desk. Dan, karena sifatnya yang web-base, myTNT bisa diakses di manapun asal areanya ter-cover layanan internet.

Dengan myTNT pelanggan tidak lagi menunggu antrian customer service atau mendatangi secara khusus gerai TNT karena semuanya bisa dilakukan di depan komputer. Cara ini, lanjut Krashna, dapat menghemat waktu. Begitu pelanggan mengisi rincian pengiriman secara online, saat itu juga secara otomatis tampil opsi tarif yang bisa dipilih. Tak hanya itu, pelanggan juga bisa melakukan setting kapan barang dikirim serta layanan dan waktu penjemputan yang diinginkan. Krashna menambahkan, myTNT dirancang untuk menjawab kebutuhan pelanggan yang berbeda satu dengan lain, dan bisa dikelola secara online dengan tingkat fleksibilitas dan personalisasi sesuai kebutuhan pelanggan. “Program ini menyediakan akses ke jaringan global TNT yang memungkinkan pelanggan mengelola dan memonitor setiap kiriman. Dengan cara yang nyaman dan aman pelanggan bisa menerima paketnya secara cepat dan terpercaya,” imbuhnya.

Fitur penting dari layanan online terbaru TNT adalah fungsi lacak dan telusur. “Fitur ini memungkinkan pelanggan melihat pengiriman selama perjalanan di mana pun di seluruh dunia. Pelanggan bahkan dapat mengirimkan Advanced Shipping Notification atau pemberitahuan pengiriman kepada klien penerima atau semua pihak terkait. Kami melakukan sedikitnya scanner kepada semua kiriman di 9 titik pick-up maupun transitnya dan hasil scanner inilah yang menjadi dasar paket kiriman bisa dilacak dan ditelusuri secara real-time,” tutur Krashna lagi.

Melalui fitur shipping manager, Krashna berani memastikan bahwa pekerjaan pelaporan atas semua pengiriman barang yang dilakukan menjadi simpel dan gampang. “Fitur ini bisa melakukan pencatatan historis seluruh pengiriman dengan TNT di mana pelanggan dapat memeriksa kiriman yang telah dicetak atau akan di-manifest, melacak status kiriman, mengopi kiriman yang sudah ada, memeriksa harga dan masih banyak hal lain yang bisa dioptimalkan,” paparnya.

Krashna menegaskan, khusus laporan yang telah dibuat di myTNT, bisa langsung dikonversi dalam dua file yang berbeda: satu dokumen dalam bentuk file PDF (print document file) maupun dalam bentuk file yang lain berekstention Microsoft Excel. Opsi ini bisa dipilih salah satu atau keduanya, tergantung kebutuhan pelanggan. “Bagi perusahaan yang intensitas kiriman barang dan dokumennya tinggi, seperti perusahaan ekspor-impor, konversi laporan sangat memudahkan staf di bagian pencatatan kiriman karena mereka tidak perlu lagi melakukan input data satu per satu. Tinggal klik dan semua ini dapat dilakukan di komputer atau laptop, bahkan ketika pelanggan sedang dalam perjalanan bisnis sekalipun,” tukas Krashna.

Atas layanan myTNT ini, Christiyani, staf PT Ahlers Thoeng Indonesia yang mempunyai tugas khusus di bagian dokumen mengaku merasakan manfaat dan kemudahan di dalam pekerjaannya mengurus shipping. Ia berujar, ”myTNT membuat proses transaksi pengiriman barang dan dokumen menjadi lebih efisien dan efektif. Proses booking berbasis web jauh lebih cepat dan mudah daripada dengan cara konvensional. Kami juga dapat mengontrol waktu pengambilan barang dan dokumen oleh kurir TNT sesuai dengan kebutuhan. Dan yang penting adalah, status pengiriman dapat dimonitor setiap saat.” Bagian penting lainnya yang dirasakan Christiyani adalah, seluruh data tersimpan dalam bentuk softcopy sehingga bisa meringkas laporan yang harus ia buat atau untuk keperluan back-up file bagi pelanggannya.