e-HR: Solusi HR ke Arah Strategic?

Perkembangan teknologi di dunia bisnis saat ini berkembang dengan pesat dan telah merambah semua sektor industri. Di dunia Human Resources pun perkembangan system elektronik sudah banyak diterapkan untuk memberikan kemudahan pekerjaan HR. Namun sudah siapkah HR kita untuk memanfaatkan teknologi tersebut dengan efektif dan efisien?

Di dunia HR kita tentunya mengenal e-HR atau electronic Human Resources. Menurut Dr. John Sullivan dalam: ‘e-HR a walk through a 21st century HR department, Watson Wyatt 1999, e-HR merupakan proses pengelolaan SDM yang dilakukan secara elektronik melalui internet dan intranet sehingga para karyawan dapat menikmati proses tersebut di mana saja ia berada dan cepat. Namun e-HR pada dasarnya diciptakan untuk membantu orang-orang HR dalam pekerjaan yang sifatnya administrasi sehingga bisa mempunyai lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal yang lebih strategic bagi perusahaan.

Namun sayangnya belum semua orang HR berpikir kearah yang strategic. “Kenapa orang HR nggak mikir kearah yang strategic mungkin salah satu faktornya karena banyaknya kerjaan administrasi”, ujar Karya Bakti Kaban, HRD, GA & IT Senior Manager PT. Soltius Indonesia saat diwawancara HC di ruang kerjanya pertengahan April lalu. Menurutnya pekerjaan HR yang sifatnya administrasi seperti urusan payroll, cuti karyawan, data karyawan, dan sebagainya sudah saatnya diserahkan ke system.

Apalagi kalau kita menganggap SDM sebagai human capital atau modal bagi perusahaan. Seharusnya HR bisa berperan menjadi strategic partner bagi perusahaan. Oleh karena itu HR harus siap untuk berubah dan tidak banyak berkutat di persoalan administrasi. “Kalau dia masih berkutat ya nggak akan pernah sampai ke yang namanya strategic, sibuk urusin di situ, waktunya habis di situ. HR itu harus siap berubah kearah yang strategic partner. Untuk itu salah satu key success factor-nya harus ada e-HR”, lanjutnya.

Namun ternyata untuk mengalihkan fungsi administrasi tersebut tidak semudah yang dibayangkan. Ada beberapa hal yang seringkali timbul dan menjadi kendala. Karya Bakti Kaban melihat kendala terbesar sebenarnya bukan muncul dari HR nya, melainkan di manajemen yang menganggap HR belum terlalu membutuhkan sistem untuk mengelola data. “Contohnya begini aja, biasanya HR itu paling belakang. Selalu yang pertama itu finance. Maksudnya finance itu data paling riil untuk keuangan kita. Padahal di luar itu kan manusia juga perlu data paling riil”, ujarnya.

Ia mencontohkan dalam pembentukan talent pool. Dengan penggunaan sistem e-HR yang baik, kita dengan mudah dapat melihat track record karyawan mana saja yang dapat dimasukkan ke dalam talent pool sehingga kalau suatu saat ada karyawan yang resign, perusahaan dapat mencari penggantinya berdasarkan data yang akurat. Selain itu e-HR juga bermanfaat dalam proses pengembangan karyawan dan memberikan planning ke depan untuk karir karyawan tersebut. “Yang paling penting adalah historis.

Sehingga kita bisa tahu ke depannya mau kita kembangkan seperti apa. Kalau kita nggak punya data histories, nggak tahu ke depannya mau jadi apa”, tuturnya panjang lebar.

Namun Karya Bakti Kaban juga tak memungkiri hambatan dari sisi orang HR nya sendiri yang menyangkut ketidaksiapan HR nya. “Kesiapan orang HR ini lebih yang ke arah kemampuan dia sendiri. Karena begitu ngomongin e-HR, maka bagaimana bisnis proses di HR itu bisa ditransformasikan menjadi elektronik”, imbuh Karya.

Menurutnya cukup banyak orang HR yang tidak menguasai bisnis proses di tempat dia sendiri. Jadi seorang HR apalagi eksekutifnya harus memiliki kerangka berpikir ke arah bisnis. Selain kesiapan dari HR nya, penerapan e-HR juga menuntut kesiapan dari employee dan infrastruktur. Employee harus terbiasa melakukan berbagai hal yang pada awalnya dikerjakan secara manual menjadi komputerisasi seperti pengambilan data melalui internet secara online. Selain kesiapan HR dan employee, penggunaan e-HR juga tidak terlepas dari kesiapan infrastruktur perusahaan itu sendiri.

Ada dua cara dalam menyiapkan infrastruktur tersebut yaitu mendevelop sistem sendiri dan membeli system. “Kalau dibuat sendiri konsekuensinya cuma satu, orang HR nya harus mempunyai kemampuan yang kuat di HR, business process harus kuasai semua. Karena business process itu akan diterjemahkan. Tapi kalau beli sendiri itu mahal karena harus ada sistem licensenya dan sebagainya”, ujarnya membandingkan.

Selain kesiapan dari HR, employee dan infrastruktur tadi, tak bisa dipungkiri yang menjadi hal paling penting adalah visi misi perusahaan itu sendiri. Setelah manajemen punya visi misi untuk membuat HR berperan lebih strategic sehingga menyerahkan tugas administrasi ke sistem, barulah kita bisa mulai menyiapkan tiga hal tadi. “Kalau visi misi manajemen arahnya nggak kesitu akan sangat sulit. Jadi kalau visi pemimpinnya, dewan direksinya nggak kesitu akan sulit kalau kita mau berpindah dari arah yang ini ke yang itu”, pungkasnya lagi.

Setelah mendevelop dan menerapkan e-HR di perusahaan tempatnya bekerja saat ini, Karya Bakti Kaban mengakui lebih terbantu dengan adanya sistem tersebut. Sekarang ia memiliki waktu yang lebih banyak untuk melakukan fungsi-fungsi strategic seperti training development dan performance management karena fungsi sebagai administrasi telah dialihkan ke sistem. “Dengan begitu saya jadi lebih bisa memperhatikan karyawan. Melihat carrier plan-nya seperti apa. Supaya tidak di hijacked orang kita melakukan pengembangan apa ke dia”, tambahnya.

Menurut Karya Bakti Kaban, ada tiga hal yang menjadi alasan bagi perusahaan untuk mengaplikasikan e-HR. Yang pertama yaitu untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Yang kedua adalah pengurangan cost seperti pengeluaran untuk biaya-biaya seperti kertas karena sudah paperless. Yang ketiga adalah mempercepat proses pengambilan keputusan terutama keputusan strategic karena data yang tersaji lebih akurat dan up to date.

Menyimak eksistensi perusahaan-perusahaan besar seperti GE, Astra group, Standard Chartered, HSBC, dan perusahaan besar lain tentunya bisa menjadi cerminan seberapa penting sebuah system teknologi berperan di dalamnya. Karena pada umumnya perusahaan-perusahaan besar tersebut mempunyai system yang kuat. So, e-HR pada akhirnya mungkin dapat menjadi alat yang berguna bagi perusahaan untuk mampu kompetitif dalam menghadapi persaingan di masa depan. (adt )