Menganalisa Hasil Salary Survey, Antara Manfaat dan Perangkap

Dewasa ini sudah semakin banyak Perusahaan-perusahaan di Indonesia yang berpartisipasi dalam salary survey, akan tetapi masih sangat sedikit Perusahaan yang dapat melakukan analisa hasil salary survey dengan baik serta memanfaatkan data salary survey secara maksimal. Hal ini dapat dimaklumi mengingat masih sangat sedikit praktisi HR di Indonesia yang dibekali dengan keahlian analisa mengenai kompensasi dan benefit.

Bagi perusahaan yang berpartisipasi didalam mengikuti salary survey tentunya sudah menyadari bahwa salary survey adalah sebuah investasi yang cukup mahal yang diikuti dengan beberapa tujuan diantaranya: untuk mengetahui posisi daya saing perusahaan di dalam memberikan kompensasi dan benefit terhadap industry pasar yang sesuai, melakukan evaluasi terhadap reward strategy dari perusahaan, menghitung kemampuan finansial perusahaan untuk mempertahankan posisi daya saing perusahaan, mengetahui dengan lebih akurat pergerakan harga setiap pekerjaan di industry pasar yang sesuai, dan memperhatikan pergerakan dan trend kompensasi disetiap komponen kompensasi dan benefit. Seringkali perusahaan mengikuti salary survey tetapi tidak memiliki kemampuan untuk menganalisanya dengan baik yang pada akhirnya tidak memberikan nilai tambah terhadap daya saing perusahaan.

Melakukan analisa terhadap salary survey setidaknya harus melalui beberapa tahapan penting yang perlu diperhatikan oleh para praktisi HR diantaranya:

Tahap Persiapan:
Melihat data-data analisa salary survey perusahaan di tahun sebelumnya, kemudian mengkaji dengan baik hal-hal penting apa yang ingin dicapai perusahaan untuk tahun ini diantaranya: seberapa besar budget yang tersedia untuk tahun ini ?, apakah perusahaan ingin memperbaiki posisinya di semua level posisi atau akan memprioritaskan beberapa level posisi yang tertinggal? apakah perusahaan ingin meninjau dan memperbaiki beberapa aspek komponen kompensasi yang masih kurang berdaya saing terhadap pasar (misal gaji dasar, medical benefit, fasilitas transportasi, fasilitas pinjaman, incentive atau komponen-komponen lainnya) ?Di dalam tahap persiapan ini penting untuk membuat suatu daftar prioritas apa yang akan dicapai tahun ini berdasarkan analisa tahun lalu.

Hal lain yang juga penting di dalam tahapan persiapan adalah mempersiapkan data spread sheet yang berhubungan dengan data-data kepegawaian terutama berkaitan dengan penilaian kinerja, mempersiapkan data kinerja berdasarkan kelompok golongan, lamanya bekerja di perusahaan, usia, kenaikan gaji terakhir dan data-data lain yang mungkin diperlukan.

Membaca Hasil Survey:
Pastikanlah bahwa data-data yang dikirimkan oleh perusahaan sebagai peserta salary survey ada di dalam hasil survey, kemudian perlu diperhatikan dengan baik petunjuk dari perusahaan yang mengadakan survey apakah analisanya berdasarkan kelompok kelas berdasarkan bobot pekerjaan atau mempergunakan metoda komparasi langsung untuk setiap posisi pekerjaan. Untuk hasil yang akurat terkadang perusahaan harus membuang beberapa data yang tidak relevan sehingga dapat mempertajam hasil analisa. Apabila perusahaan tidak menjadi peserta survey maka analisa yang diperlukan bahkan perlu dilakukan dengan lebih teliti lagi dengan terlebih dahulu memperhatikan dengan baik mengenai : besaran organisasi dari data pembanding (baik total aset, cakupan wilayah, SDM dan data pembanding lainnya) kemudian baru melakukan perbandingan job deskripsi dari masing-masing pekerjaan yang ada di dalam data survey.

Perlu diperhatikan dengan baik bahwa hasil survey biasanya selalu menyajikan nilai base salary, guaranteed cash, total cash, total benefit, dan total remunerasi. Terkadang untuk beberapa posisi perusahaan mungkin sudah cukup baik posisi base salarynya, tetapi masih ketinggalan di total cash pertahunnya. Sangat penting bagi perusahaan untuk menimbang dari berbagai sisi dan pada akhirnya membuat suatu prioritas. Ingatlah bahwa anggaran perusahaan pada prinsipnya terbatas dan akhirnya perusahaan akan sampai pada suatu keadaan yang tidak dapat membuat semua karyawan “happy” karena pada akhirnya akan ada selalu ada “trade off” mana yang akan didahulukan dan diprioritaskan dan mana yang terpaksa untuk sementara waktu ditangguhkan.

Melakukan analisa hasil survey:
Langkah selanjutnya adalah melakukan pengelompokan semua elemen kompensasi pada kelompok market bottom quartile, mid quartile, dan upper quartile. Jika dibutuhkan pengelompokkan dapat diperluas sesuai kriteria perusahaan (misal: upper up quartile). Pada tahapan ini perusahaan yang sudah menyiapkan data-data awal spread sheet seperti yang telah diuraikan di tahapan persiapan dan mulai memasukkan nilai-nilai market tersebut kedalam spread sheet yang sudah dipersiapkan. Terkadang target market dapat saja dibedakan sesuai kepentingan perusahaan, misalnya kelompok assistant manager diposisikan di upper quartile karena memang ingin lebih diperhatikan sehingga target market yang dituju lebih tinggi dibanding kelompok officer yang hanya diposisikan di mid quartile. Dari hasil analisa tersebut diharapkan dapat dihitung gambaran budget yang dibutuhkan perusahaan baik yang merupakan budget jangka pendek maupun jangka panjang.

Menarik kesimpulan, menyajikan dan mengambil keputusan:
Setelah melakukan berbagai analisa, maka praktisi HR diharapkan mampu untuk mengemas dan menyajikan hasil survey dengan baik dan benar. Banyak sekali cerita bahwa sebenarnya analisa survey sudah dilakukan dengan benar, tetapi pada saat mempresentasikan hasil analisanya di depan pengambil keputusan di Perusahaan, praktisi HR tidak dapat menyajikan dan mengemas data dengan baik sehingga sulit dipahami oleh pengambil keputusan dan akhirnya terjadi perdebatan panjang. Pertanyaan yang disampaikan akhirnya tidak mampu diartikulasikan dengan baik sehingga berakhir kepada loose loose negotiation yang berdampak kepada tidak disetujuinya rencana penyesuaian kompensasi dan benefit yang sebenarnya diperlukan.

Perangkap-perangkap yang harus diwaspadai:
Selain banyak memberikan informasi yang penting, salary survey juga dapat menjadi perangkap bagi praktisi HR dan akhirnya berdampak buruk terhadap perusahaan apabila tidak dilakukan dengan baik dan benar. Beberapa hal dasar yang seringkali salah dilakukan adalah:
• Tidak melakukan kajian benchmarking dengan baik dari sisi besaran perusahaan dan job description sehingga asumsi benchmarking menjadi tidak akurat. Meskipun begitu seringkali juga kita harus memperhatikan type pekerjaan apa yang akan kita jadikan benchmark karena seringkali meskipun perusahaan kita kecil tetapi membutuhkan kualitas SDM yang sama kualitasnya dengan perusahaan-perusahaan besar.
• Memakai data benchmarking yang tidak solid. Data yang solid dicerminkan dengan banyaknya perwakilan data yang disertakan di setiap job yang ada. Data yang hanya diwakili oleh satu peserta jika dibandingkan dengan data yang diwakili sepuluh peserta tentunya akan jauh lebih solid yang diwakili oleh hanya satu peserta.
• Memfokuskan hanya kepada elemen-elemen cash tertentu saja dan melupakan konsep total compensation, hal ini akan berdampak terhadap total budget yang akan dikeluarkan perusahaan.
• Tidak mempertimbangkan dampak dari penyesuaian cash compensation. Ini adalah kesalahan umum perusahaan-perusahaan di Indonesia yang kebanyakan hanya berkonsentrasi kepada masalah cash compensation. Harus benar-benar diingat dan dipertimbangkan bahwa penyesuaian base salary contohnya akan berdampak kepada komponen-komponen biaya tidak langsung lainnya seperti pajak, jamsostek, program pensiun, serta program-program lainnya. Seringkali kita bisa mengatasi masalah saat ini dan akhirnya terperangkap dalam kewajiban jangka panjang.
• Ingin menjadi “best of the best of the best” in the market. Kebanyakan praktisi HR menginginkan paket kompensasi perusahaannya menjadi ‘the best in the market’ dan dengan agresif terus menerus memperbaiki semua komponen kompensasinya tanpa mempertimbangkan kinerja Perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang sehingga seringkali kita mendengar cerita Perusahaan yang gulung tikar karena janji kompensasi jangka panjangnya kepada karyawan yang tidak dapat dipenuhi. Pada saat Perusahaan tidak mampu memenuhi janjinya maka solusi akhir yang diambil selalu berakhir menyedihkan untuk karyawan.

Pada akhirnya melakukan analisa salary survey bukanlah 100% mengenai bagaimana menghitung budget tetapi juga membutuhkan banyak hal yang lebih dari itu diantaranya bagaimana secara sadar tetap mengacu keselarasannya kepada HR strategic blue print yang ada serta lebih jauh lagi bagaimana menjaga kelangsungan produktivitas kinerja perusahaan. Dengan melakukan analisa salary survey secara baik, benar dan akurat maka praktisi HR akan mampu memberikan nilai tambah yang luar biasa bagi perusahaan.