Kreatif Mengelola Program Fleksibel Benefit

Perusahaan harus berhati-hati dalam memilih strategi pemberian program benefit untuk para karyawan. Alasannya jelas, strategi tersebut akan berimbas langsung terhadap besarnya anggaran yang harus disiapkan. Lalu, bagaimana mengelolanya?

Berdasarkan hasil survei Watson Wyatt diketahui bahwa yang menjadi perhatian besar perusahaan di saat menghadapi krisis keuangan global adalah mencari strategi melakukan cost control (pengendalian biaya) dengan baik. Hal ini dapat dipahami mengingat pengendalian biaya merupakan jurus yang ampuh untuk meningkatkan posisi kompetitif perusahaan dalam situasi krisis.

Menurut Managing Consultant Watson Wyatt, Lilis Halim, masih banyak perusahaan yang mengeluh kesulitan mencari strategi yang tepat. “Kebanyakan mereka mengatakan alasannya karena dananya terbatas. Akan tetapi, perusahaanperusahaan ini bukan berarti tidak punya uang. Kalau kami lihat laporan keuangannya, mereka masih mencapai keuntungan kok,” katanya.

Menurut Lilis, masalahnya adalah bagaimana perusahaan-perusahaan yang terkena dampak krisis keuangan global itu bisa mengelola anggaran secara efektif dan efisien, terutama mengenai pengelolaan biaya karyawan (people cost). Misalnya, dari sisi biaya untuk kenaikan gaji karyawan. Lilis melihat, tiap tahun perusahaan sudah pasti mengeluarkan bujet untuk membayar gaji seluruh karyawan. Nah, kalau perusahaan menaikkan fix cost (biaya tetap) seperti gaji, tentu anggaran perusahaan akan naik. “Makanya, saat ini banyak perusahaan yang bermain di-variable cost,” ujarnya.

Lilis menjelaskan, perusahan-perusahan yang telah “bermain” di area variabel dalam hal pengendalian biaya, pada umumnya melakukan kenaikan sedikit persentase fix cost, tetapi persentase lebihnya dialokasikan ke variable cost. “Biaya variabel ini tetap dalam bentuk cash, seperti pemberian bonus. Tapi diatur mekanismenya, di mana yang berhak menerima adalah mereka yang bisa mencapai target kinerja,” imbuhnya.

Menurut pengamatan Lilis, total pendapatan sebagian besar perusahaan di Indonesia dalam kurun satu tahun ini masih dalam kondisi baik. Ia menyebut, di satu sisi, beban biaya perusahaan secara tetap bisa berkurang karena perusahaan lebih banyak memainkan biaya variabel. Lilis memperkirakan, ke depan model pengendalian biaya variabel akan banyak dilakukan oleh perusahaan.

Jika berbicara mengenai pengendalian biaya benefit, hasil survei Watson Wyatt menunjukkan, sebanyak 80% perusahaan di Indonesia pengendalian biaya benefitnya sebesar 20% dari biaya payroll (penggajian) karyawan. Ini menggambarkan, pengendalian biaya benefit perusahaan-perusahaan di Tanah Air sangat besar. Dibandingkan perusahaan-perusahaan di Asia Pasifik, sedikitnya hanya 40% perusahaan saja, yang pengendalian biaya benefitnya 20% dari biaya penggajian karyawan. Sementara 60% perusahaan Asia Pasifik lainnya, biaya benefitnya di bawah angka 20%.

“Jadi, perusahaan-perusahaan di Indonesia sebenarnya masih sangat besar dalam memberikan benefit ke karyawan. Karena dari sisi tren di Asia Pasifik, perusahaan-perusahaan di sana memberikan cost benefit yang lebih kecil, tetapi mereka sudah lebih kreatif dalam memberikan benefit ke karyawan,” papar Lilis. Ia menambahkan, banyak perusahaan di Asia Pasifik yang telah menerapkan fleksibel benefit, di mana program-program benefit yang ditawarkan perusahaan, bebas dipilih para karyawan sesuai dengan kebutuhannya. Namun, Lilis mengakui, banyak perusahaan di Indonesia yang memberikan benefit ke karyawannya masih secara tradisional. “Meski, biaya benefit yang mereka keluarkan cukup tinggi,” ujarnya.

Sebagai seorang konsultan, Lilis menghimbau kepada para manajemen untuk mencoba lebih kreatif dalam memberikan program benefit kepada para karyawan. “Tetapi masalahnya, kami menemukan banyak perusahaan yang tidak mengkomunikasikan program benefit ke karyawan dengan baik, sehingga karyawan tidak mengerti kalau perusahaan mempunyai program benefit yang beragam atau terkadang karyawan tahu ada program benefit yang beragam akan tetapi tidak tahu manfaat atau kebutuhannya,” ungkap Lilis lagi.

Ia lantas memberi contoh, banyak perusahaan di Indonesia yang memberikan asuransi jiwa ke karyawan sebesar 48 bulan gaji. Artinya, kalau karyawan yang bersangkutan meninggal dunia, pihak asuransi akan membayarkan preminya sebesar 48 bulan gaji kepada ahli waris. “Tetapi, kalau dilihat dari mayoritas secara demografi karyawan yang ada di perusahaan-perusahaan saat ini, kebanyakan mereka masih muda-muda. Masalahnya adalah, banyak di antara mereka menginginkan menerima program benefit dalam bentuk uang cash,” katanya. Tak heran, Lilis menambahkan, program benefit yang diberikan oleh perusahaan dalam bentuk asuransi jiwa belum tentu dianggap value bagi sebagian besar karyawan yang masih berusia muda.

Untuk itu, Lilis menyarankan, sebaiknya perusahaan mulai menerapkan program fleksibel benefit. Misalnya, pemberian asuransi jiwa ke karyawan dengan memberi beberapa pilihan, di antaranya program 12, 24, atau 36 bulan gaji, selain yang 48 bulan gaji. “Biasanya kalau karyawan yang mudamuda pasti mengambil yang minimum. Memang preminya antara 48 bulan gaji dan 12 bulan gaji perbedaaanya sangat signifikan. Tetapi, sisa uangnya bisa kita jadikan point. Nah, point itulah yang bisa digunakan untuk keperluan lainnya, misalnya untuk membeli alat-alat elektronik,” paparnya sambil menambahkan daripada perusahaan harus menyediakan benefit-benefit tambahan, lebih baik karyawan memilih benefit yang sesuai kebutuhannya.

Lilis menambahkan, perusahaan yang menerapkan pemberian benefit secara fleksibel, para karyawan biasanya akan lebih mengapresiasi. “Karena karyawan bisa memilih benefit yang sesuai dengan kebutuhannya dan karyawan pun akan lebih bertanggung jawab terhadap benefit yang dipilihnya,” ujarnya memberi alasan. Namun, Lilis mengingatkan agar di dalam implementasinya, program benefit tersebut didukung oleh sistem administrasi yang rapi. “Dalam perusahaan besar yang mempunyai banyak karyawan, tentunya beragam pula pilihan benefit yang bisa dipilih oleh karyawan,” tuturnya. Untuk itu, Lilis menyarankan kepada manajemen agar menyediakan satu perangkat teknologi yang mendukung penerapan program fleksibel benefit dengan baik dan teratur.

Selain itu, Lilis menekankan, manajemen perlu melakukan komunikasi terbuka kepada karyawan agar implementasi program fleksibel benefit ini berjalan baik dan dapat diterima karyawan. Lilis menyebut hal ini juga untuk mengantisipasi munculnya persepsi karyawan yang beranggapan bahwa benefit mereka telah dikurangi. “Padahal sebenarnya perusahaan tidak mengurangi porsi benefit karyawan. Hanya saja, sekarang mereka bisa memilih benefit sesuai kebutuhannya,” ujarnya menandaskan. Menurut Lilis, manajemen jangan terlalu fokus terhadap pengendalian atau pemotongan biaya perusahaan, tetapi juga harus membuka mata untuk menjalin komunikasi yang lebih cair kepada para karyawan. Setidaknya untuk mengkomunikasikan mengenai kinerja perusahaan saat ini.