Videoconference, Solusi Rekrutmen Jarak Jauh?

Salah satu teknologi yang akrab dilakukan di dunia bisnis secara umum dan HR secara khusus adalah videoconference. James R. Wilcox dalam bukunya yang berjudul Videoconferencing & Interactive Multimedia: The Whole Picture memberikan contoh-contoh studi kasus bagaimana perusahaan-perusahaan di dunia mengoptimalkan teknologi videoconference dalam menjalankan bisnisnya.

Salah satu contoh yang menarik adalah penggunaan videoconference yang dilakukan untuk merekrut karyawan. Management Recruiters International (MRI), yang merupakan the world’s largest search and recruiting organization menggunakan teknologi ini untuk merekrut kurang lebih 9.000 dari sekitar 22.000 placement yang dilakukan setiap tahunnya. Perusahaan yang berbasis di Cleveland, Amerika Serikat ini memiliki sekitar 600 kantor cabang yang tersebar di 46 negara bagian di Amerika Serikat dan juga di Kanada serta Puerto Riko.

Dengan jumlah karyawan yang tersebar di berbagai kantor cabang, MRI pada akhir era 1980-an melakukan investigasi untuk melihat kegunaan videoconference untuk meningkatkan interaksi di antara personel mereka yang ada di lapangan. Tak hanya itu, riset juga dilakukan MRI menyusul ketatnya persaingan yang terjadi di executive search industry.

Dalam investigasi yang lebih luas, MRI menemukan data bahwa rata-rata customer mereka menghabiskan uang sebanyak $ 1600 sampai $ 1700 untuk biaya perjalanan. Dengan videoconference, MRI mengkalkulasi bahwa dalam setahun, biaya travel yang bisa dihemat dari seluruh customer bisa mencapai $ 135 juta.

Pendapat senada juga dikemukakan oleh Osly Usman, IT & Telecommunication Specialist dari PT. JAC Indonesia, salah satu perusahaan yang bergerak di bidang executive search ternama di Indonesia. Menurutnya, video conference sangat tepat untuk dilakukan apabila antara pihak perusahaan dan kandidat tidak bisa bertemu secara langsung akibat adanya keterbatasan antara waktu, tempat dan jarak.

“Hal ini lebih bermanfaat apabila perekrutan dilakukan oleh perusahaan yang ada di luar kota ataupun luar negeri. Selain itu, videoconference bisa dilakukan sekaligus dari beberapa tempat yang berlainan dalam waktu yang sama dan pihak-pihak yang terlibat langsung dalam melakukan proses seleksi tersebut”, paparnya.

Biasanya, perusahaan yang menggunakan videoconferencing dalam merekrut karyawan mempunyai berbagai alasan. Yang pertama adalah cost effective. Dalam contoh yang dilakukan oleh MRI di atas, terbukti bahwa videoconference dapat mengurangi biaya travel dari customer. “Untuk perusahaan global atau perusahaan yang mempunyai head quarter di luar kota maupun di luar negeri akan menghemat traveling cost”, imbuh Osly.

Osly mencontohkan sebuah representative office yang berada di Jakarta membutuhkan marketing manager. Namun perusahaan ini memiliki regional office di Singapura dan headquarter di Amerika. Dalam hal ini, videoconference dapat digunakan dalam proses rekrutmen sehingga tidak dibutuhkan lagi biaya yang mahal untuk saling bertemu.

Alasan kedua adalah speedy atau kecepatan. Dengan videoconference, proses rekrutmen akan makin cepat karena dapat dilakukan secara langsung oleh bagian-bagian yang terlibat seperi HRD, end user, director dengan si kandidat secara simultan dalam waktu yang bersamaan tanpa harus menunggu antara bagian yang satu dengan yang lain.

Ketiga adalah visual observation. Videoconference memungkinkan kandidat untuk dapat dinilai langsung dari appearance, body language, presentation skill serta communication skill yang bersangkutan selama proses berlangsung.

Keempat adalah interactive communication. Dengan videoconference, proses komunikasi dalam rekrutmen diharapkan dapat berlangsung dengan feedback yang baik antara satu sama lain. “Semua pihak yang terlibat dapat melakukan proses tanya jawab baik dalam bentuk tertulis (clipboard) maupun secara lisan”, tutur Osly.

Yang terakhir adalah documented. Videoconference memungkinkan semua proses bisa direkam dan bisa ditayang ulang jika diperlukan dikemudian hari. Terkait hal ini, si kandidat harus berhati-hati ketika proses wawancara berlangsung. Jangan sampai kandidat menyampaikan hal-hal yang merefleksikan kejelakan orang lain maupun company terdahulunya. Hal ini yang terkadang membuat kandidat tidak merasa nyaman. Karena itu ada baiknya kandidat bertanya terlebih dahulu apakah wawancara tersebut direkam atau tidak.

High Investment
Meskipun menjanjikan, namun video conference diakui beberapa pengamat masih belum cukup sempurna. “Jika tidak dalam situasi tertentu apakah saya harus mengisi posisi pekerjaan hanya dengan video?”, ujar Jerry McGrath, senior client partner the New York office recruitment firm di SHRM. “Namun ini alat yang ringkas tatkala berbicara perihal kecepatan atau si kandidat berada di sebuah remote lokasi”.

Pendapat Jerry McGrath tersebut bisa dimaklumi karena seringkali feel yang diperoleh ketika videoconference tidaklah sebesar yang dirasakan ketika wawancara berlangsung secara tatap muka. “Less human feel”. Oleh karena tidak berhadapan secara langsung, maka kedua belah pihak tidak mendapatkan “feel” yang seutuhnya dari “pertemuan” tersebut”, tambah Osly.Selain itu ada juga kendala yang kerap dihadapi pengguna videoconference seperti stability problem. “Terkadang kualitas gambar dan suara dapat berpengaruh kepada ISP (Internet Service Provider) karena jalur internet yang tidak stabil”, keluh Osly.

Meskipun tujuannya adalah untuk penghematan biaya, namun perusahaan harus terlebih dahulu menginvestasikan dana yang besar. Osly mengakui investasi untuk videoconference cukup mahal karena memerlukan peralatan dan jaringan network yang besar dan semua tempat yang akan menggunakan videoconference harus mempunyai peralatan yang sama dalam melakukan komunikasi. (adt)