Sudah Distinct-kah Job Description Anda ?

Distinct Job Manual disingkat DJM, suatu istilah yang penulis kenal ketika bergabung dengan sebuah konsultan SDM di Jakarta. DJM adalah sebuah dokumen yang menjabarkan secara jelas tentang job description, job performance standard, job requirement, dan job within organization chart, dan dapat digunakan untuk manual dalam pengelolaan SDM. DJM merupakan sebuah manual yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengelola sub-sub pengelolaan human resource lainnya, seperti assessement-recruitment-selection and placement, orientation-training and development, performance management, career management, job evaluation, dan compensation and benefit.

Oleh karena itu, karena sifatnya yang dapat digunakan sebagai acuan pengelolaan sub-sub pengelolaan SDM, DJM sering disebut sebagi dukumen yang single entry multi purporse (SEMP). Setiap kandungan dari DJM haruslah dijabarkan dengan sejelas-jelasnya, sehinga memudahkan bagi employee maupun employer untuk memahaminya. Berikut akan coba dijelaskan secara singkat mengenai kandungan dari setiap bagian DJM.

Job Description

Bagian dari Distinct Job Manual yang memaparkan informasi deskriptif yang menjawab pertanyaan apa, mengapa dan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Format dari job terdiri dari :

Misi Jabatan (job mission), merupakan pernyataan singkat dan jelas yang terdiri dari satu sampai dua kalimat, yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Misi jabatan haruslah dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan : Apa kontribusi spesifik jabatan tersebut pada organisasi? Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan? Mengapa organisasi membutuhkan jabatan tersebut? Jawaban terhadap ketiga pertanyaan di atas, akan mempertanyakan keberadaan jabatan tersebut, apakah organisasi benar-benar memerlukan jabatan tersebut atau barangkali organisasi tidak atau belum memerlukan jabatan tersebut. Kata awal dari job mission biasanya dimulai dengan kata “memastikan” sebagai contoh misi jabatan dari manajer pemasaran “Memastikan berjalannya kegiatan-kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi dan dihasilkannya peluang-peluang bisnis dan strategi pemasaran sesuai arah kebijakan perusahaan”.

Ilustrasi jabatan (job illustration), penggambaran secara naratif dari job description yang terdiri dari beberapa paragraf terstruktur yang memberikan gambaran tentang pekerjaan yang dilakukan dan nilai-nilai yang diharapkan pemangku jabatan. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam ilustrasi jabatan adalah penggambaran posisi jabatan di organisasi, aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan, kerangka kerja (framework) jabatan, hal-hal kritis yang mungkin terjadi, hal-hal yang harus dilaporkan kepada superior dan laporan-laporan yang harus diterima dari bawahan, pengorganisasian aktivitas bawahan (subordinat), dan tantangan (challenge) yang mungkin muncul.

Tantangan haruslah yang bersifat strategis dan taktis, bersifat teknis dan manajerial, berasal dari internal dan eksternal organisasi, dan bukan karena ketidakmampuan pemangku jabatan. Contoh tantangan untuk jabatan mantainance manager : “Tantangan utama dalam melaksanakan pekerjaan ini adalah bagaimana pemangku jabatan dapat merumuskan metoda yang efektif dalam proses pemeliharaan untuk mempertahankan kinerja mesin di pabrik yang sudah berumur 12 tahun”.

Dimensi Jabatan (job dimension), hal-hal penting yang dikelola oleh pemangku jabatan yang memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung terhadap pekerjaan, serta sarana untuk membedakan suatu jabatan dengan jabatan lain yang serupa. Dimensi jabatan terdiri dari berbagai aspek yang ada dalam pengelolaan kerja, seperti aspek keuangan (financial aspect) seperti annual budget, expense, operating cost, project cost, annual income, revenue, sales turn over.

Aspek penjualan dan marketing (sales and marketing aspect) seperti sales area, promotion / Advertising budget, banyaknya merk (brand) yang dikelola, dan total sales. Aspek produksi dan perawatan (production and maintenance aspect) seperti jumlah / luas pabrik yang dikelola, biaya perawatan, dan nilai mesin yang dikelola. Contoh dimensi jabatan dari sales manager meliputi target penjualan, jenis dan jumlah produk, jumlah distributor, dan luas area.

Lingkungan kerja (working environment) merupakan gambaran naratif dari lingkungan kerja pemangku jabatan secara fisik. Dalam hal ini digambarkan aspek fisik dan mental yang dihadapi pemangku jabatan yang diakibatkan oleh lingkungan kerjanya, seperti  apakah aktivitas yang dilakukannya di dalam ruangan atau di luar ruangan, kondisi ruangan kerja, tingkat kebisingan suara, tingkat suhu udara, resiko-resiko yang mungkin timbul, orang-orang yang dihadapi, peralatan yang harus selalu digunakan, tekanan fisik atau mental yang dihadapi pemangku jabatan. Contoh ilustrasi dari lingkungan kerja marketing manager; “Sebagian besar waktu pemegang jabatan dihabiskan di dalam ruangan berpendingin udara, walaupun demikian sesekali pemegang jabatan harus turun ke lapangan untuk melihat langsung keadaan lokasi yang berkaitan dengan peluang bisnis yang sedang dianalisa”.

Hubungan Kerja (inborn relationship within job), merupakan hubungan kedinasan selain hubungan antara atasan dan bawahan baik secara internal dan eksternal perusahaan. Hubungan kerjanya dapat bersifat informatif, konsultatif, koordinatif, dan/atau kemitraan. Sebagai contoh sifat hubungan sales manager dengan :

marketing manager – konsultatif dan koordinatif

finance manager – konsultatif

perusahaan distribusi – kemitraan

Job Requirement

Bagian dari Distinct Job Manual yang menjelaskan persyaratan yang harus dimiliki pemangku jabatan agar dapat menjalankan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Job requirement meliputi tiga bagian yang mencakup pertama, Job prerequisite yaitu persyaratan berupa kebijakan perusahaan atau kebijakan khusus untuk jabatan tersebut yang mutlak harus dimiliki oleh pemangku jabatan, seperti untuk jabatan Trainer harus memiliki sertifikat pelatihan Training for the Trainer. Kedua, Competency Requirement merupakan kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada si pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan, seperti kompetensi minimum untuk jabatan HR Manager adalah HR management knowledge, legal, Presentation Skill, Influencing others, dll.

Ketiga, Competence Propensity Gauge, adalah hal-hal yang dapat dijadikan ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang disyaratkan, seperti pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, sertifikat yang dimiliki, pengalaman kerja.

Job Performance Standard

Bagian dari Distinct Job Manual yang menjelaskan indikator-indikator yang diukur untuk menyatakan keberhasilan pemangku jabatan. Area kinerja yang biasanya diukur menyangkut Customer and Market Area, Product and Service Process Area, Employee Area, Cost and Financial Area.

Customer and Market Area, Area yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan (internal/eksternal) dan peningkatan pasar, seperti; Customer Satisfaction Index, Complaint Rate, Warranty Claims, Retention, Gains, and Losses of Customers, Market Share, Business Growth, Geographic Market Entered, Percentage of Sales Derived from New Product, Product and Service Process Area, Area yang berhubungan dengan kinerja aspek-aspek pengelolaan proses produksi baik barang maupun jasa, seperti; Reduce Emission Level, Lead Time, Set Up Time, Reduction in Inventory, Delivery Time, Tingkat kecelakaan kerja.

Employee Area, Area yang berhubungan dengan pengelolaan kinerja karyawan; pendidikan, pelatihan dan pengembangan karyawan; kesejahteraan dan kepuasan karyawan, seperti; Employee Satisfaction Index, Employee Turn Over, Training Effectiveness

Cost and Financial Area, Area yang berhubungan dengan hasil kinerja keuangan, seperti; Sales, Cost, Profit, Earning per share.

Bagian terakhir dari Distinct Job Manual adalah bagaimana gambaran dari jabatan tersebut dalam chart struktur organisasi (job within Organization Chart). Demikianlah pembahasan singkat mengenai Distinct Job Manual yang merupakan ancuan dalam mengelola SDM sejak mulai dari recruitment hingga retirement, semoga bermanfaat.

Sumber: Majalah Human Capital No. 17 | Agustus 2005