Screening Calon Karyawan? Kenapa Tidak!

feedback-796142_640

Perusahaan kini dituntut untuk mengetahui dengan pasti latar belakang karyawan mereka. Hal ini tentunya untuk mewaspadai ancaman yang datang dari orang dalam perusahaan itu sendiri. Bagaimana caranya?

feedback-796142_640

(Sumber Image:Pixabay)

Kasus Ibrahim pelaku bom bunuh diri di hotel Ritz Carlton, Mega Kuningan, Jakarta Selatan, beberapa waktu lalu membuat manajemen di perusahaan kini lebih memerhatikan proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Pengetatan dalam proses rekrutmen ini tidak hanya berlaku bagi karyawan tetap, melainkan juga karyawan outsourcing. Salah satu caranya dengan proses screening (penyaringan) melalui pemeriksaan detail terhadap datadata sang pelamar kerja.

Proses penyaringan ini diharapkan dapat memberikan kepastian atas integritas, kejujuran, dan kompetensi dari kandidat. Selain itu, dengan screening dalam proses rekrutmen, calon karyawan yang tidak memenuhi kriteria ataupun yang memiliki catatan kerja (reputasi) buruk akan berpikir dua kali sebelum mengirimkan surat lamarannya. Alhasil, proses screening akan mengurangi beban perkerjaan orang HR dalam menyortir banyaknya surat lamaran kerja yang masuk.

Menurut Commercial Enquiries Coordinator PT URG Indonesia, Herty Dewi, proses screening dilakukan tidak hanya untuk mengetahui informasi calon karyawan yang bersifat negatif, tetapi juga untuk mengenali kelebihan dan mengukur kemampuan calon karyawan yang bersangkutan. “Setidaknya dapat membantu perusahaan untuk mendeteksi seawal mungkin calon karyawan yang dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk apa pun, seperti reputasi dan keuangan, dan tidak hanya terbatas pada tindakan kriminal saja,” katanya menjelaskan.

Proses penyaringan yang dimaksud ini menggunakan prinsip Pre- Employment Screening. Dijelaskan lulusan Business Administration dari Hawaii Pacific University ini, Pre- Employment Screening adalah langkah pro-aktif yang diambil oleh perusahaan terhadap kemungkinan timbulnya risiko karena merekrut kandidat yang salah atau kurang tepat. Prinsip lainnya adalah mengurangi risiko yang dapat membahayakan perusahaan dari segi keuangan, legalitas, dan juga reputasi. “Screening tidak hanya dilakukan terhadap calon karyawan, tetapi juga dapat dilakukan saat perusahaan ingin mempromosikan karyawan ke posisi yang memiliki unsur risiko yang berbeda dari sebelumnya,” tuturnya menambahkan.

Dalam prosesnya, diungkapkan Herty, faktor yang harus diperhitungkan dalam merancang program screening yang efektif ini adalah mendeteksi terlebih dahulu unsur-unsur di perusahaan yang rentan dengan risiko, terutama yang berkaitan langsung dengan posisi di mana calon karyawan akan ditempatkan. Sebagai akibatnya, manajemen disarankan untuk menyesuaikan program screening yang akan diterapkan dengan potensi kerugian dan keamanan yang dihadapi perusahaan. “Penerapan dengan menggunakan metode ini memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk menentukan tingkat pengecekan yang diperlukan, sekaligus mengurangi risiko kerugian dan kerusakan,” ujarnya menandaskan. Hal lain, waktu dan biaya juga bisa dipergunakan sebagai faktor pertimbangan perusahaan.

Peraih gelar M.Sc bidang International Marketing di University of Strathclyde, Scotland ini menguraikan, untuk memulai proses screening langkah awalnya adalah memastikan data calon karyawan yang diperlukan memang sudah lengkap. “Ketidaklengkapan data bukan hanya akan mempersulit, tetapi juga menghambat jalannya proses yang akan dilakukan,” imbuhnya sambil menyebut proses ini dilakukan dengan sepengetahuan calon karyawan.

Oleh karena itu, sebelum proses screening dilakukan, perusahaan harus memiliki apa yang disebut “Letter of Consent” yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh calon karyawan tersebut. Dari data-data yang dilampirkan, Herty mengatakan, timnya yang beroperasi di Indonesia akan terjun langsung ke lapangan untuk memverifikasi.

Sejauh ini ada dua metode yang dipergunakan dalam memverifikasi data. Pertama, yang bersifat langsung, yaitu bertatap muka dengan sumber informasi. Kedua, bersifat tidak langsung, yaitu melalui telepon, korespondensi lewat e-mail maupun internasional database, baik yang terbuka untuk umum ataupun hanya dapat dipakai oleh kalangan tertentu. “Tim kami akan bekerja sama dan memberikan kepada orang HR bantuan adminstrasi mulai dari proses pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan,” tuturnya.

Data-data apa saja yang dibutuhkan? Pada dasarnya kata wanita yang bergabung di URG Indonesia sejak 2006 ini, data-data calon karyawan yang akan dipergunakan untuk proses screening dapat diperoleh dari beberapa sumber, antara lain melalui curriculum vitae (CV), application form, identitas pribadi (KTP, SIM, dan Kartu Keluarga), sertifikat pendidikan, dan lain-lain. Dari data-data tersebut, dapat dilakukan pengecekan seperti identitas (termasuk legalitas izin bekerja di Indonesia), latar belakang pendidikan, kualifikasi profesional, aktivitas atau sejarah pekerjaan sebelumnya, dan catatan kiriminal.

Herty mengakui, seringkali CV hanya memberikan informasi yang sangat terbatas tentang calon karyawan. Bahkan, calon karyawan kerap memanipulasi data. Setidaknya ada tiga alasan yang disebutkan Herty. Pertama, untuk meningkatkan kualitas dan kemampuan mereka agar terlihat lebih tinggi dari yang sebenarnya dimiliki, dengan tujuan untuk menaikkan kemungkinan diterimanya mereka di perusahaan tempat mereka melamar. Kedua, untuk memenuhi persyaratan yang telah diterapkan perusahaan, di mana mereka melamar. Ketiga, untuk menutupi data-data yang buruk yang dapat merugikan calon karyawan.

Untuk itu, ia menyarankan penggunaan application form yang terstrukturisasi dan disesuaikan dengan kepentingan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang terperinci. Misalnya, application form yang dapat memberikan informasi lengkap tentang direct supervisor dari calon karyawan yang dapat memberikan masukan berupa kinerja calon karyawan di tempat mereka bekerja dahulu. “Tim kami akan bekerja sama dengan bagian HR di perusahaan untuk merancang program screening yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut, mengingat proses ini tidak dapat menggunakan sistem yang baku,” tutur Herty.

Kendati demikian, Herty mengakui bahwa proses screening masih belum familiar dilakukan di Indonesia, sehingga kondisi dan lingkungannya belum cukup kondusif. Selain itu, belum tersedianya data yang tersentralisasi merupakan salah satu hal yang mempersulit proses pengumpulan data dan menyebabkan cukup lamanya waktu yang diperlukan untuk melengkapi proses ini. Ditambah lagi, masyarakat kita yang belum terbiasa dengan proses Pre-Employment Screening, yang kadang malah menyalahartikan tujuan dari dilakukannya proses tersebut.

Lalu, bagaimana cara mengatasinya? Sesuai pengalamannya bertahun-tahun melakukan screening process di Indonesia, Herty mengungkapkan, dengan cara terjun langsung ke lapangan, timnya akan memiliki hubungan atau network yang baik dan solid dengan sumber-sumber informasi terkait. “Cara ini membantu kami untuk mengatasi ketidaktersediaan data yang tersentralisasi di Indonesia. Pengalaman juga mengajarkan kami untuk menyesuaikan pertanyaanpertanyaan yang diajukan dalam proses pengumpulan dan verifikasi data,” katanya

Mengenai biaya, ia mengatakan hal itu tergantung pada jenis screening yang dilakukan oleh perusahaan dan metode yang perusahaan terapkan dalam mengantisipasi risiko. Alasannya, setiap perusahaan memiliki pandangan yang berbeda terhadap risiko dan sejauh mana perusahaan akan menolerir risiko yang mungkin timbul. Namun dipastikannya, proses screening akan memberikan manfaat bagi perusahaan yang bersifat intangible dan membantu perusahaan menghindari kerugiaan intangible yang mungkin terjadi. “Misalnya, bagi perusahaan yang amat mementingkan reputasi, kerugian yang akan dialami akanlah sangat besar jika screening proses tidak dilakukan,” katanya meyakinkan.

Oleh karena itu, Herty menyarankan, dalam pelaksanaan proses screening ini sebaiknya perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga. Pasalnya, perusahaan dapat bersikap objektif dalam melakukan proses screening tanpa dipengaruhi oleh faktor-faktor kepentingan lain yang mungkin timbul dari proses tersebut.

 

Dan yang terpenting adalah, divisi HR dapat lebih fokus menjalankan perannya. Pihak ketiga yang ditunjuk sebagai pelaksana screening dapat menangani masalah administrasi seperti pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan proses tersebut. Sebab, proses penyaringan ini cukup memakan waktu dan kadang informasi yang dibutuhkan tidak mudah tersedia.