Memilih Agen Outsourcing

Di era industri modern saat ini, setiap perusahaan dituntut untuk melakukan segala sesuatunya dengan cepat, efektif dan efisien. Termasuk dalam proses rekrutmen. Di bidang rekrutmen, kehadiran perusahaan outsourcing membuat perusahaan memiliki alternatif dalam menjalankan bisnisnya.

Kehadiran perusahaan outsourcing memang sudah menjadi kebutuhan bagi perusahaan saat ini. Bagaimana tidak, disaat mereka dituntut untuk lebih efektif dan efisien, berkat adanya jasa perusahaan outsorcing kini mereka bisa memfokuskan perhatian dalam mengurus bisnisnya. Perusahaan kini tidak perlu melakukan proses rekrutmen sendiri yang bisa memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit terutama untuk sektor yang bukan menjadi bagian dari core business perusahaan tersebut.

Namun, untuk memilih perusahaan outsourcing yang sesuai dengan keinginan tentunya tidak mudah. Proses pemilihan perusahaan outsourcing pun tidak hanya melibatkan penggunanya saja. Setidaknya minimal ada dua pihak yang terlibat dalam proses pemilihan ini yaitu dari user atau penggunanya dan HR.

“Yang terlibat dalam memilih agen outsoucing pertama Human Resource Development, kedua usernya sendiri, ketiga kita biasa sebut penitia penyeleksi atau vendor management”, ujar Rasyidin Muluk, Head Sales Management Consumer Liabilities & E-Channel Permata Bank.

Di Permata Bank, ketiga pihak tersebut punya tugas masing-masing. Biasanya HR bertugas mencari perusahaan outsourcing yang akan disertakan, vendor management untuk menyeleksi kualifikasinya, dan pengguna mengambil keputusan finalnya. Tapi tak jarang pula user ikut mencari perusahaan outsourcing yang akan ikut dalam proses tender.

Meskipun dalam proses pemilihannya melibatkan beberapa pihak, namun menurut Rasyidin Muluk keputusan final tetap ditangan user. “Keterlibatan kita cukup intens ya. Selain kita mencari agency atau vendornya, kita juga terlibat dalam final decisison. Karena biar bagaimanapun finalnya adalah kita. Biasanya HRD itu preliminarinya, tapi keputusan final ada di bisnis unit”, tambahnya.

Sementara itu R. FX. Harry Susanto, Human Resources Business Partner Division Head LippoBank mengungkapkan hal yang tidak jauh berbeda. “Kita membentuk komite pemilihan outsorcing. HR berfungsi untuk melihat, bagaimana rekrutmennya, aturan mainnya, dan dari sisi ketenagakerjaan. Kemudian dilihat juga paket renumerationnya apakah sesuai atau tidak”. Biasanya HR dan user menjadi anggota dari komite tersebut.

Lalu siapa pihak yang nantinya bertanggung jawab terhadap tenaga kerja outsorcing selain tentunya perusahaan outsourcing itu sendiri? “Yang bertanggung jawab adalah user. User yang harus memantau penggunaan dari outsourcing company tersebut. mereka yang harus melihat apakah bisa tetap dipertahankan atau tidak. Tentunya kan itu akan kembali sinerginya ke perusahaan juga ya. Kalau dia melayaninya jelek, yang ikut terbawa kan perusahaan juga”, ujar Harry.

Oleh karena itu proses engagement antara perusahaan dan karyawan dari outsourcing company harus berjalan dengan mulus. “Kita berupaya menciptakan suasana kerja sekondusif mungkin, dalam komunikasi mereka juga kita libatkan, kalau ada meeting koordinasi atau acara-acara seperti outing juga kita undang. Tujuannya agar mereka merasa bagian dari kita sehingga mereka akan berbuat yang lebih baik”, tutur Rasyidin Muluk.

Sebelum memilih perusahaan outsourcing yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sebagai user Rasyidin melihat ada beberapa hal yang dilakukan pihaknya. “Awalnya yang kita lihat adalah legal documentnya seperti SIUP, NPWP, surat izin dan lain sebagainya. Kalau memang secara legal memenuhi syarat kita baru melangkah ke hal-hal yang sifatnya teknis”, terangnya.

Untuk aspek ini Rasyidin memiliki parameter dalam menilai kualitas dari perusahaan outsourcing tersebut. “Yang pertama adalah kemampuan mereka untuk menjadi agen outsource. Berapa lama sih mereka sudah berdiri. Yang kedua, kita lihat tenaga ahli yang mendukung operasional perusahaan itu. Tenaga ahli itu misalnya psikolognya. Terus rekrutmen timnya. Kalau saya dalam bidang sales manajemen, saya akan melihat apakah di perusahaan itu ada orang yang expert dalam bidang sales dan lain sebagainya”.

“Terus kita juga lihat sistem pendukung opersional vendor outsourcing tersebut. Sistem HR-nya, sistem rekrutmen prosesnya, dan lain sebagainya. Lalu kita lihat juga sertifikasinya. Apakah sudah mendapatkan sertifikasi dari badan yang berwenang seperti dari Depnaker atau asosiasi pengerah jasa tenaga kerja. Yang terakhir dari sisi quality adalah kita melihat berapa banyak klien yang sudah di manage company tersebut”, papar Rasyidin Muluk panjang lebar.

Selain kualitas, Rasyidin Muluk juga melihat kapabilitas perusahaan outsourcing sebagai hal yang perlu diperhatikan. “Kita pasti akan melihat performance dari perusahaan tersebut. biasanya kita minta neraca keuangannya. Lalu database HR mereka berapa banyak. Karena ini menyangkut kapasitas pemenuhan kuota yang kita berikan ke mereka. Bisa dibayangkan, kalau Permata Bank misalnya butuh 1000 orang tetapi mereka tidak memiliki database yang cukup, itu pasti delivery servicenya akan lama dan ini akan berdampak ke bisnis kita juga”.

“Yang tadinya tujuan outsourcing ingin mempercepat proses justru akan memperlambat proses. Itu kita nggak mau. Bagaimana komitmen mereka mengirim, sarana pengirimannya apa, lama pemenuhan kuota yang kita berikan”, tambahnya. Mengenai delivery juga menjadi hal yang harus krusial karena berpengaruh terhadap kinerja perusahaan.

Yang terakhir adalah safety dan service yang diberikan perusahaan outsourcing kepada pekerjanya. “Safety and service adalah bagaimana mereka menjamin tenaga kerja yang mereka kelola. Fasilitas-fasilitas apa yang mereka berikan seperti asuransi kesehatan”, kata Rasyidin.

Sementara itu dari sisi HR, Harry juga melihat bahwa faktor kualitas merupakan hal yang utama dalam memilih perusahaan outsourcing yang akan dijadikan rekanan. “Tentunya dari sisi kualitas itu harus diperhatikan. Demikian juga ketersediaan ketenaga kerjaan outsourcing company-nya. Kalau dari sisi HR tentunya kesesuaian dari sisi aturan perekutannya, apakah memenuhi standar kita atau tidak”, tambah Harry.

Harry berpendapat bahwa kendala yang sering dihadapinya adalah manakala pekerjaan yang dibutuhkan terlalu spesifik. “Terkadang kita hanya dihadapi satu atau dua outsourcing company, jadi kita nggak bisa memilih. Dengan begitu kualitasnya jadi rendah karena tidak kompetitif”, ujarnya seraya menunjuk bidang call centre sebagai pekerjaan yang agak sulit dicari karena masih relatif sedikit itu yang punya infrastruktur dan tenaga pelayanan bagus.