Lama Waktu Meeting Meningkat 10%, Apa Strategi Perusahaan?

Meeting atau rapat sudah menjadi bagian tak terpisahkan dari aktivitas bisnis di perusahaan. Sudah bukan rahasia lagi tentunya kalau rapat-rapat tersebut, selain memakan waktu, juga memakan tempat. Menurut Michael Mankins, penulis sebuah studi tentang 17-company time-management mengungkapkan bahwa waktu yang dipergunakan oleh perusahaan untuk meeting, rata-rata meningkat sebesar 8-10% sejak tahun 2000.

Angka itu diprediksi terus meningkat dari tahun ke tahun. Jajaran eksekutif senior memanfaatkan waktu meeting paling lama yaitu 28 jam dalam seminggu sedangkan middle manager selama 21 jam. Sementara itu, meeting juga rapat juga menghabiskan banyak ruangan. Sebuah perusahaan jasa arsitek dan desain memaparkan hasil surveynya bahwa di sebagian besar perusahaan, ruangan meeting terlalu besar untuk jumlah peserta rapatnya.

“Sebanyak 73% meeting dilakukan oleh dua hingga empat orang sedangkan 53% ruangan meeting didesain untuk menampung tujuh lebih peserta,” ungkap Manskin.

Baca juga: 47% Pekerja Melamun saat meeting

Rapat yang sebenarnya adalah elemen penting dalam strategi bisnis ini kini malah sering menimbulkan masalah. Pasalnya, bukan saja karena rebutan ruangan tetapi juga ketidakdisiplinan pemakai ruang rapat dapat memicu kekesalan pengguna ruangan berikutnya. Beberapa perusahaan telah melakukan beberapa metode untuk membuat proses meeting berjalan lebih efisien. Dikulik dari online.wjs.com, berikut dua strategi dapat dijadikan referensi bagi perusahaan dalam mengelola meeting:

1. Perbaikan sistem penjadwalan

Dikarenakan oleh banyaknya meeting, seringkali jadwalnya berbenturan sehingga harus saling menunggu dan buang-buang waktu. Moz, salah satu perusahaan developer software analisis marketing yang berbasis di Seattle mengungkapkan pengalaman pahitnya dalam hal kurangnya ruang rapat ini.

Ketika perusahaan melakukan ekspansi ruangan dan menambahkan ruang meeting, para karyawan sudah mem-booking jauh-jauh hari ruangan tersebut agar kebagian. Mereka pun menggantikan sistem “first come first served” menjadi online calendar. Hanya saja, itu tidak berjalan mulus karena pengguna ruangan tidak melihat lebih rinci tentang full-day schedule sehingga sulit bagi mereka untuk menemukan slot kosong. Akhirnya, Moz meminta petugas admin untuk mengeprint jadwal tersebut dan ditempel di pintu ruangan. Sayangnya, karyawan banyak yang melakukan booking di kertas print out sehingga kerap berbenturan dengan mereka yang membooking melalui online.

Pada akhirnya, sistem penjadwalan tersebut dikonversi menjadi EventBoard yang berbentuk tablet, yang bisa ditempel di depan ruangan. Digital scheduling ini mampu melakukan updates tentang jadwal meeting. Alat tersebut juga menjamin tidak akan ada peserta berikutnya yang bisa mengetuk-ngetuk ruangan saat sedang rapat karena mereka harus check-in dahulu 10 menit sebelum rapat dimulai. Selain EventBoard, beberapa sistem yang dapat dipakai di antaranya Meat, Room Wizard II, atau Space Scheduling.

2. Perbaikan Etika Peserta Rapat

Jacqueline Whitmore, seorang penulis dan trainer etika karyawan dari Florida menyatakan bahwa training tentang etika dalam melakukan meeting bisa sangat membantu membuat rapat berjalan lebih efektif. Meeting seharusnya berlangsung tepat waktu baik memulainya maupun waktu selesainya, sehingga tidak menciptakan domino effect yang merugikan banyak pihak. Untuk itulah, karyawan perlu ditraining agar bisa konsisten mempertahankan ketepatan waktu. Misalnya, ketika rapat sudah lewat jadwal 5 menit, peserta harus berani mengingatkan secara sopan bahwa waktu rapat telah habis. Atau jika sudah terlambat sepuluh menit atau lebih, peserta dengan lebih tegas menginterupsi, misalnya dengan mengatakan, “mungkin saja seseorang ada agenda lain setelah rapat ini, jadi lebih baik cepat kita selesaikan”.

Selain etika yang harus dimiliki oleh peserta training, perusahaan juga dapat menunjuk seorang admin yang bertugas mengatur penjadwalan ruang meeting. Jadi ketika waktu meeting sudah habis, ia berhak mengetuk pintu dan mengingatkan bahwa waktu rapat telah habis. Mungkin ini terdengar sedikit kurang sopan tetapi cara ini dapat dipraktikan untuk membentuk etika dari karyawan dalam hal bersikap saat rapat.

Baca juga: 10 hal yang dilakukan agar terlihat pintar saat meeting

Tags: ,