Awas! Sebelum Tekan Tombol Send Email, Perhatikan 6 Tips Ini

google-76517_640

Kunci utama menulis email yaitu singkat, padat dan mudah untuk ditindaklanjuti. Jika ketiga hal ini sudah dilakukan, maka kemungkinan email Anda untuk dibaca dan direspon dengan cepat akan meningkat. Namun tidak hanya ketiga hal itu saja yang perlu Anda perhatikan dalam menulis email. Terdapat enam hal lain yang perlu Anda perhatikan sebelum menekan tombol ‘send.’

google-76517_640

Apa sajakah keenam hal tersebut? Simak pemaparannya berikut ini.

  1. Perhatikan siapa yang mengirim email dan siapa saja yang dikirimkan. Menekan tombol “Reply All” adalah pilihan terakhir yang Anda lakukan. Jangan habiskan waktu Anda ataupun waktu orang lain untuk menerima email yang tidak seharusnya mereka terima.
  2. Persingkatlah isi email. Jika memungkinkan, aturlah untuk menulis email tidak lebih dari dua paragraf. Semakin panjang email yang Anda tulis, maka akan semakin lama pula penerima membaca, mencerna dan membalasnya.
  3. Padatkan apa yang ingin disampaikan. Tulis dengan singkat apa yang ingin Anda sampaikan. Pastikan bahwa apa yang ingin Anda sampaikan dituliskan pada bagian awal email.
  4. Perlambat respon. Tidak semua email harus dibalas dengan segera. Terutama jika email tersebut mengenai permintaan yang dapat diselesaikan tanpa pendapat Anda.
  5. Perhatikan subject email. Dalam subject email ataupun bagian awal email, tuliskan respon apa yang diperlukan penerima. Misalnya “For your review” atau “Meeting rescheduled”. Sehingga penerima email dapat menindaklanjuti email Anda dan memprioritaskan respon mereka.
  6. Perhatikan nada bicara. Perlu Anda ingat bahwa email adalah dokumen resmi yang harus dituliskan secara professional selayaknya dokumen bisnis lainnya. Perhatikan spelling, grammar dan bacalah sekali lagi sebelum Anda menekan tombol “send.”