6 Kiat Bercakap Efektif di Telepon

trik telpon cerdas

TIDAK disangkal bahwa telepon memiliki fungsi sangat penting. Telepon sudah ada selama 136 tahun, akan tetapi melihat cara beberapa orang menggunakannya, terutama untuk tujuan bisnis, Anda akan berpikir bahwa telepon baru saja ditemukan kemarin. Banyak yang masih ‘gagap’ dalam penggunaannya.

Dengan perjalanan bisnis di titik terendah sepanjang waktu, tidak ada cukup keterampilan yang lebih penting untuk kesuksesan bisnis (terutama dalam penjualan) dari kemampuan untuk membangun hubungan selama percakapan di telepon. Bila Anda tidak dapat berjabat tangan atau melihat seseorang secara langsung, suara Anda harus dapat berkomunikasi dan menghadirkan pesan bahwa,”Saya mampu dan dapat dipercaya.”

Sayangnya, banyak orang dalam bisnis tidak tahu bahwa mereka justru terdengar seperti idiot, layaknya preman atau malah seperti robot ketika mereka sedang berbicara di telepon. Mereka berbicara terlalu cepat, seperti membaca teks, mereka bergumam, ngobrol, membuat pernyataan yang rasanya hanya akan masuk akal jika dibantu dengan gerakan tangan yang menyertainya.

Bila Anda tidak bisa bertemu langsung untuk urusan bisnis, dan pilihannya adalah hanya melalui telepon, cobalah gunakan kiat-kiat dari Geoffrey James, penulis “How to Say It: Business to Business Selling” seperti ditulis di inc.com, untuk membangun hubungan dan berkomunikasi dengan lebih jelas. Berikut ini 6 trik ‘smart’ untuk membuat percakapan di telepon lebih berkualitas.

1. Expunge your verbal weaknesses.
Merekam beberapa percakapan (dengan perjanjian orang lain, tentunya) akan baik untuk melatih ketrampilan. Lihatlah apakah Anda sedang melakukan sesuatu yang menjengkelkan, misalnya dengan mengatakan “eh …” di tengah tiap kalimat, atau memojokkan lawan bicara dengan mengatakan “Anda tahu …” di akhir percakapan. Jika perlu, libatkan pelatih vokal.

2. Always have an agenda.
Jangan pernah melakukan percakapan bisnis, khususnya di telepon, tanpa mengetahui persis apa yang ingin Anda capai. Ini juga merupakan ide yang baik saat bertemu muka atau kontak melalui email. Ada dua alasan kunci: pertama, Anda mungkin tidak memiliki perhatian penuh orang lain pada saat kesan pertama. Kedua, tidak seperti email, ini adalah waktu berharga di mana Anda tidak ada waktu untuk mengedit terlebih dahulu sebelum Anda memutuskan untuk “send“.

3. Listen (really) to the other person.
Pada saat berbicara, kebanyakan orang hampir tidak mendengar apa yang orang lain katakan, tapi mereka sedang berpikir apa yang akan mereka katakan selanjutnya. Itu tentu menjadi masalah karena selama percakapan telepon nuansanya jauh lebih sulit untuk menangkap daripada jika Anda bertatap muka. Dibutuhkan sedikit latihan, namun apa yang perlu Anda lakukan adalah bersabar dan berpikir, “apa yang harus saya katakan selanjutnya?” sampai lawan bicara benar-benar selesai berbicara.

4. Take a second before each response.
Anda bisa sesekali menyela sebelum memberikan respons dalam percakapan, ini untuk menunjukkan orang lain tahu bahwa Anda telah mendengarkan. Bangun komunikasi dengan sikap bersahabat.

5. Listen (really) to your own voice.
Ini adalah sisi lain dari mendengarkan orang lain. Pada saat berbicara, kebanyakan orang, ketika mereka berbicara, berpikir tentang apa yang orang lain akan katakan selanjutnya. Itu hampir menjamin Anda akan berkomunikasi dengan buruk. Sebaliknya, mendengarkan suara Anda sendiri seolah-olah Anda sedang mendengarkan orang lain. Posisikan orang lain akan merasa nyaman dengan percakapan yang sedang dibangun.

6. Adapt your tonality to match.
Ketika Anda berbicara, secara bertahap kita bisa mengambil unsur-unsur paling jelas dari suara orang lain. Demikian juga sebaliknya. Kuncinya di sini adalah intonasi yang halus dan natural. Hindari tekanan suara yang datar, tidak jelas atau lebih buruk lagi, tampak mengejek. (*/foto: inc.com)

Tags: ,