6 Hal Penting Sebelum Social Media Policy Diterapkan

socialmediapolicy

PERNAHKAH Anda mengalami kesulitan saat membuka akun Facebook di saat jam kerja? Tiba-tiba aliran koneksi internet terputus ke jejaring yang Anda punya, mengakibatkan aktivitas sosial media terhenti. Jika iya, kebijakan sosial media di kantor Anda mungkin sudah diberlakukan. Kebijakan frontal seperti ini, adalah salah satu bagian dari social media policy yang kerap dijalankan perusahaan untuk melindungi privasi karyawan dan organisasinya.


Namun sayangnya pemberlakuan social media policy, dalam bentuk aturan tertulis di perusahaan masih jarang ditemui. Sosialisasi mengenai kebijakan social media di kantor-kantor juga masih terasa asing terdengar. Esensi dari kebijakan itu seakan masih kabur dan samar untuk publik.

Social media policy, bisa diartikan sebagai kebijakan yang mengatur bagaimana karyawan dari sebuah perusahaan berkomunikasi dengan dunia maya. Sering kita temui akibat sebuah status Facebook karyawan yang beredar di dunia maya, beberapa kasus penting perusahaan menjadi konsumsi publik. Padahal itu adalah dokumen confidential yang harus ditutup rapat-rapat. Dalam hal ini, tak jarang perusahaan harus menebusnya dengan harga mahal.

Karena mudahnya mengumbar semua hal yang dialami lewat jejaring sosial, semakin lama privasi dan culture perusahaan semakin rentan untuk dijaga. Ironisnya, hal sepenting ini justru kurang disadari langsung oleh karyawan yang tidak pandai ber-social-media. Lantas, bagaimana agar hal itu tidak terjadi?

Mau tidak mau, kebijakan organik mesti diterapkan dan konsisten diberlakukan. Pertimbangan-pertimbangan untuk membuat kebijakan social media, salah satunya diarahkan untuk melindungi privasi perusahaan.

Menurut Eric B. Meyer, dari asosiasi tenaga kerja dan ketenagakerjaan Grup Dilworth Paxson LLP di USA, perusahaan tetap harus mempertimbangkan dari sisi hukum dalam mengembangkan kebijakan social media. “Apalagi bila hal itu menyangkut privasi perusahaan yang sangat penting, pengusaha memiliki hak untuk memantau penggunaan social media oleh karyawan baik yang diakses dari tempat kerja, aktivitas di luar kantor, atau pun saat berada di rumah,” imbuh Eric.

Lantas sampai sebatas mana karyawan boleh mengakses jejaring sosialnya?

Ada 6 hal yang sebaiknya Anda pikirkan terlebih dahulu, sebelum kebijakan social media di perusahaan Anda resmi diberlakukan.

1. Tetap lindungi hak kekayaan intelektual seseorang
Pengguna social media tidak perlu memasukkan informasi kepemilikan pada halaman Facebook atau Twitter tentang proyek-proyek di mana mereka sedang bekerja.

2. Hindari hal-hal yang beresiko
Karyawan sebaiknya tidak perlu memposting link atau hal-hal yang sifatnya melecehkan atau tindakan tidak sopan. Hal itu dapat mencerminkan siapa Anda sebenarnya, dan berlaku untuk pencitraan dalam karir Anda.

3. Hindari konflik kepentingan
Kepentingan kelompok atau tim Anda sebaiknya jangan di-publish, hal ini dapat mengakibatkan konflik dengan tim lain dalam mitra kerja Anda.

4. Bedakan pandangan Anda dengan perusahaan
Seringkali kita mencampur-adukkan pendapat pribadi dengan organisasi. Coba tegaskan bahwa argumen atau komentar Anda di jejaring sosial bukan mewakili pendapat perusahaan Anda.

5. Pembatasan diri
Kontrol diri Anda dalam beraktifitas di social media, blogging pribadi, Twitter dan jejaring lain di-manage agar tidak menganggu komitmen kerja.

6. Konsisten dan komitmen
Kebijakan perusahaan mengenai pelanggaran penggunaan jejaring sosial pada saat jam kerja mesti ditaati. Walau begitu, perusahaan juga mesti aktif mensosialisasikan kepada karyawan mengenai kebijakan tersebut.

Bila Anda sebagai pengusaha atau bagian HR masih kesulitan untuk mengatur kebijakan social media di kantor Anda, coba ikuti jejak IBM yang mengatur sosial computing di perusahaan. Pada musim semi tahun 2005, karyawan IBM menggunakan wiki untuk membuat seperangkat pedoman untuk semua karyawan IBM yang ingin ngeblog.

Pedoman ini bertujuan untuk memberikan saran, arahan, membantu secara praktis untuk melindungi blogger IBM dan IBM sendiri. Perusahaan berusaha untuk merangkul blogosphere. Ternyata, inovasi tersebut memunculkan ide-ide brilian dari karyawan tanpa melanggar privasi perusahaan. Walhasil, IBM mampu menerapkan kebijakan social media dengan lebih bersahabat. (@nurulmelisa)

Tags: , ,