Membuat Struktur Organisasi untuk Lembaga Pendidikan

Pertanyaan :

Bagaimana cara membuat struktur organisasi lembaga pendidikan komputer, Bahasa Inggris dan akuntansi yang baik? Dan, bagaimana cara menyusun job desc-nya? Saat ini kami punya 250 siswa dengan 2 orang staf, masing-masing untuk marketing dan personalia, dan 4 orang guru pengajar termasuk saya sendiri selaku pendiri dan pemilik lembaga.


Jawaban :

Struktur organisasi yang baik biasanya diturunkan dari proses perencanaan. Pada saat perencanaan jangka panjang, setelah menentukan sasaran-sasaran, Anda harus menentukan strategi yang hendak ditempuh oleh usaha Anda. Banyak pilihan yang mungkin. Contohnya, menawarkan produk sangat berkualitas dengan harga tinggi, atau menawarkan pendidikan harga murah tapi terjangkau, atau berbagai pilihan strategi lainnya. Pilihan-pilihan ini akan membuat konsekuensi pada program yang akan Anda pilih pula. Ketika Anda telah menentukan program-program yang akan dijalankan, maka perlu ditentukan nama jabatan yang akan menjalankan program tersebut. Jadi urutannya demikian. Yang terakhir ini menjadi struktur organisasi Anda.

Job description atau uraian pekerjaan merupakan uraian tertulis tentang apa yang menjadi kontribusi tiap pemegang jabatan kepada organisasi. Kata kunci dari pengertian ini adalah kontribusi. Ini berarti bahwa uraian pekerjaan haruslah memuat hal apa saja yang merupakan kontribusi dari sebuah jabatan. Saat ini banyak organisasi yang membuat uraian pekerjaan berupa daftar kegiatan yang harus dilakukan. Cara penulisan seperti itu salah. Mengapa? Karena dari definisi, uraian haruslah berupa hasil kerja atau "out-put" dari pemegang jabatan. Sebagai contoh, Anda mempekerjakan seorang manajer pemasaran, maka bila Anda menulis tugas dalam uraian pekerjaanya ‘merencanakan, mengarahkan dan memonitor program pemasaran’ adalah cara penulisan yang salah.

Jadi bagaimana sebaiknya? Kita harus cari tahu, sebenarnya apa yang merupakan hasil dari kegiatan tersebut. Misalnya, mencapai target penerimaan siswa baru diawal tahun pelajaran, maka tugas dalam uraian pekerjaanya kita tuliskan ‘memastikan target penerimaan siswa baru pada setiap awal kelas pendidikan tercapai’. Tentu banyak lagi tugasnya yang lain. Hal yang sama kita lakukan pada setiap tugas lain yang dilakukannya. Untuk pengajar, kami berikan beberapa contoh, misalnya: (1). Memastikan jumlah pertemuan di kelas dilakukan sesuai dengan jumlah ketentuan yang berlaku. (2). Memastikan setiap siswa memberikan penilaian minimum ‘B’ pada pengajar di akhir semester.

Hal yang sama juga Anda lakukan pada semua jabatan yang ada dalam organisasi Anda. Anda dapat melihat dari contoh bahwa uraian pekerjaan memuat apa saja yang merupakan kontribusi/hasil kerja dari pemegang jabatan bagi organisasi. Keterangan lebih jelas dapat Anda lihat pada buku kami berjudul ‘Cara Cepat Menulis Uraian Pekerjaan’. Demikian, semoga menjawab pertanyaan Anda dan juga sukses dalam usaha Anda!