Kontribusi Sistem Informasi dalam Manpower Planning

Pertanyaan :

Pak Diski yang baik, Menurut Bapak, seberapa besar system informasi memberikan kontribusi dalam Manpower Planning?


Jawaban :

Dear Pak Agus,Secara umum kebutuhan Manpower Planning sangat dirasakan demi memenuhi “Complex Change Environment”. Sebagai contoh perubahan terhadap posisi dan roles yang ada di organisasi yang disebabkan proses akusisi dan penggabungan organisasi. Dimana kompleksitas bisnis seperti itu tidak terajadi di tahun 80-90 an, yang menganggap Manpower Planning hanya perencanaan dari sisi perubahan jumlah pegawai saja.

Kalau kita melihat kembali apa saja yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan dalam melakukan Manpower Planning ataupun Workforce Planning pada masa kini, antara lain: kondisi struktur organisasi yang ada, Jumlah pegawai yang dimiliki dengan latar belakang informasi yang lengkap, tujuan organisasi ke depan, dan juga data calon pegawai yang sudah disimpan.

Banyak perusahaan memiliki kesulitan untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan proses tersebut. Sehingga peran HRIS sangat membantu menyediakan data dan informasi sebagai berikut:

• Struktur Organisasi yang berlaku.

• Tujuan organisasi kedepannya.

• Penentuan terhadap: Organisasi, Lokasi, Posisi, Job, Grade dan Level.

• Informasi Budget yang sudah ditentukan sebelumnya.

• Data lengkap terhadap pegawai yang ada: riwayat kerja, pendidikan, kompetensi, penugasan saat ini, dan lain sebagainya.

• Data calon pegawai yang memiliki potensi.

Sehingga data tersebut sangat bermanfaat untuk pihak Manpower Planning departemen untuk melakukan proses simulasi untuk menentukan organisasi kedepannya dan juga bagaimana susunan pegawai yang ada dapat ditempatkan pada posisi yang tepat. Jika ada posisi memerlukan suatu profil pegawai tertentu namun tidak dapat dipenuhi dengan pegawai yang ada, maka dimungkinkan dilakukan proses rekruitmen dari pihak luar.