Implementasi HRIS untuk “Field Operations Workers”

Pertanyaan :

Perusahaan tempat saya bekerja bergerak di bidang pengelolaan SPBG (stasiun pengisian BBG), dengan komposisi jumlah karyawan 75% di lokasi SPBG dan 25% di kantor pusat (letaknya berjauhan, SPBG di Jakarta Barat, kantor pusat di Jakarta Selatan). Mayoritas jabatan karyawan di SPBG adalah tingkat operator, satpam, dan koordinator masing-masing bagian, satu orang Kepala SPBG (setingkat manajer), serta tenaga administrasi dan keuangan. Sedangkan di kantor pusat terdapat seluruh jajaran BOC, BOD, Manajer, Sekretaris, dan Staff Khusus Direksi. Dari data-data tersebut, saya mohon penjelasan bagaimana menerapkan HRIS berikut persiapan apa yang harus dilakukan oleh departemen HRD?


Jawaban :

Yth Ibu Sita,

Kondisi perusahaan Ibu bukan merupakan kendala dalam pelaksanaan HRIS. Berdasarkan penjelasan yang Ibu berikan, perusahaan Ibu memilki lokasi yang terpisah-pisah dan menangani sebagian besar "Field Operations Workers". Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah monitoring terhadap semua aktivitas HR yang bersifat terintegrasi. Kondisi seperti ini membuat beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh HRIS yang akan dipilih:
1. "Web Service Applications" yang hanya mempergunakan Browser (Internet Explorer, Mozzila, dsb) untuk mengaksesnya. Arti kata lain sudah lebih mudah mengimplementasikan HRIS walaupun lokasi yang tersebar.
2. Integrated HRIS dengan Modular approach, sehingga memiliki HRIS yang solid namun dapat di implemantasikan secara bertahap module demi module.
3. Training dan alih teknologi dari Vendor HRIS kepada HRD dan IT team. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kesiapan dalam mempergunakan HRIS tersebut dan juga mengurangi ketergantungan team HRD atau IT kepada HRIS vendor-nya.
4. Vendor HRIS memiliki program Software Applications/Technical Support yang baik demi menjaga keberlangsungan HRIS diperusahaan pasca-implementasi.
5. Flexibilitas dari HRIS applications-nya, dalam menyesuaikan kebutuhan bisnis yang ada.
6. Scalability dari HRIS applications-nya, sesuai dengan kebutuhan perusahaan sampai 3-5 tahun ke depan.

Jika kita ingin mengimplementasikan HRIS di perusahaan, yang paling penting ditentukan adalah menentukan bisnis proses apa yang akan dilaksanakan terlebih dahulu. Biasanya di dalam HRIS terdapat beberapa module yang dapat diimplementasikan secara bertahap. Hal ini tergantung prioritas kita dalam kebutuhan bisnis yang ada. Biasanya tahapan implementasi HRIS dapat dilakukan seperti di bawah ini, walaupun hanya sebagai contoh:
– Tahap 1 – Core HR: Employee Data, Organisation Management (Job & Position), Payroll & Benefits, Absence Management
– Tahap 2 – Talent Management: Recruitment, Performance Management, Career/Succession Plan, Learning Management
– Tahap 3 – HRIS Extended: Employee/Manager Self Service, HR Intelligence, Manpower Planning

Ada beberapa hal yang perlu dilakukan menjelang proses implementasi:
1. Definisikan bisnis proses HR yang ada di perusahaan dan dokumentasikan.
2. Rapihkan data HR yang ada dan lakukan "Data Clean Up" sehingga memiliki konsistensi format yang ada.
3. Bentuk team yang dapat mewakili bisnis proses HR yang berhubungan dengan module yang diimplementasikan.
4. Tentukan HRIS Project Objectives/Goals and Implementation Plan yang disesuaikan dengan kemampuan resources di perusahaan. Dan tidak lupa
tentukan dalam Tahapan yang berdasarkan prioritas.
5. Pastikan bahwa HRIS project ini didukung dan oleh semua pihak, baik manajemen dan seluruh karyawan, karena HRIS akan berdampak kepada semua
orang yang bekerja di perusahaan. Proses komunikasi dan "Change Management" harap sangat diperhatikan.
6. Pilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

Selamat untuk menerapkan HRIS yang baru nanti, semoga sukses dan bermanfaat untuk semua pihak.