Struktur Organisasi Ideal

Pertanyaan :

Pertanyaan saya langsung, struktur organisasi di perusahaan saya seperti ini: presdir di bawahnya direktur operasional di bawahnya para manager ( Ops manager, HR manager, Purchasing manager, Marketing manager, Acct manager, Finance manager, R&D manager ), tetapi yang dulu saya pelajari presdir/dirut di bawahnya ada beberapa direksi lagi, direktur operasional membawahi manager operasional, HR direktur membawahi HR manager, Finance Direktur membawahi Finance dan Acct manager dst. Apakah organisasi saya ini sudah baik atau belum? Jika belum baik sebaiknya saya buat struktur sistem seperti apa? Dan jika sudah baik/benar apakah ada dasar hukum atau suatu teori yang meyakinkan saya bahwa semua bisa di bawah kendali direktur operasional. Terima kasih..... salam solid  


Jawaban :

Salam solid juga Pak Cecep Andi Rahman,

Saya akan mencoba menjawab pertanyaan yang Bapak ajukan mengenai Struktur Organisasi Perusahaan dan sepanjang pengetahuan saya hal itu belum diatur dalam suatu Dasar Hukum tertentu untuk perusahaan, melainkan dari buku-buku mengenai Organisasi yang menjelaskan mengenai Struktur Organisasi. Dan untuk menyegarkan kembali Teori mengenai Struktur Organisasi saya akan membahasnya terlebih dahulu dalam poin-poin pemikiran sebagai berikut:

1.       Struktur Organisasi mencerminkan Bagaimana dan Kapan suatu informasi di distribusikan dan juga siapa yang membuat keputusan berdasarkan informasi yang tersedia.

2.       Struktur Organisasi juga mencerminkan Bagaimana sebuah tugas pekerjaan secara formal dibagi, digroup dan dikoordinasikan.

3.       Suatu Struktur Organisasi menjadi penting karena struktur tersebut menjamin adanya efektivitas operasional dari sebuah usaha dan secara jelas mendefinisikan karyawan dan fungsinya.

4.       Suatu Struktur Organisasi juga membantu menegaskan Hirarki/Kedudukan dan Rantai Komando sebuah Organisasi.

Melihat poin-poin pemikiran di atas, maka erat kaitannya untuk melihat suatu Struktur Organisasi berdasarkan Visi, Misi dan Value di dalam perusahaan itu sendiri.

1. Mengembangkan sebuah Visi, Misi dan Value perusahaan yang jelas pada Organisasi. Sehingga Fokus Struktur Organisasi tertuju pada pencapaian Visi, Misi dan Value perusahaan

2. Visi, Misi dan Value perusahaan wajib termasuk hubungan internal antar karyawan dalam setiap level jabatan yang menginspirasikan inovasi dan menjamin efisiensi.

3. Menentukan apakah struktur Organisasi akan terpusat dan formal atau desentralisasi dan informal. Untuk organisasi yang terpusat dan formal, struktur organisasi cenderung melakukan pendekatan top-down dengan pembagian tugas kerja yang padat dan ketat. Sedangkan struktur organisasi yang desentralisasi dan informal, cenderung lebih melakukan pendekatan kooperatif dengan karyawan yang melakukan fungsi tugas yang lebih luas.

4. Struktur Organisasi dapat berdasarkan departemen atau proyek yang spesifik atau proses. Pada umumnya struktur organisasi yang berdasarkan Departemen sering dibagi ke dalam fungsi jalur (seperti pada perusahaan produk) dan fungsi staf (seperti pada perusahaan jasa).

5. Bentuk dari Rantai Komando suatu Organisasi. Jika hanya satu orang Direktur atau Pemimpin, mencerminkan dari nama untuk fungsi tersebut. Jika terdapat dua atau lebih Pemimpin, dibagi dari keseluruhan fungsi perusahaan antara berbagai fungsi sedemikian rupa sehingga menjelaskan kesatuan dari masing-masing Komando yang dipimpinnya.

 

Jenis-jenis dari Struktur Organisasi, sepanjang pengetahuan kami adalah sebagai berikut:

1.       Fungsi – bentuk dari struktur organisasi seperti ini mengklasifikasikan orang berdasarkan pada fungsi yang mereka lakukan pada organisasi. Contoh dari struktur organisasi yang berdasarkan fungsi adalah Departemen Penjualan, Departemen Customer Service, Depertemen Operasional atau Produksi, Departemen Keuangan dan Administrasi dan Departemen Sumber Daya Manusia.

2.       Produk – bentuk dari struktur organisasi seperti ini mengacu pada pengaturan karyawan dan kerja yang berdasarkan dari perbedaan hasil produksinya. Contoh pada suatu perusahaan yang memiliki tiga type produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda sesuai dengan type masing-masing produk yang dihasilkan, misalnya Divisi Makanan, Divisi Minuman dan Divisi Suplemen.

3.       Jalur – memiliki suatu jalur komando yang spesifik. Persetujuan dan permintaan dari jenis struktur seperti ini datang dari top-down dalam sebuah jalur, oleh karena itu dinamakan struktur jalur. Bentuk struktur seperti ini biasanya cocok untuk organisasi yang kecil. Hal ini merupakan bentuk ringkas sebuah struktur yang memungkinkan pembuatan keputusan yang mudah dan dalam kondisi yang informal. Mereka memiliki departemen yang sedikit, sehingga membuat keseluruhan organisasi menjadi sangat desentralisasi.

4.       Jalur dan Staff. Ini merupakan kombinasi struktur, dimana walaupun informasi dan persetujuan datang dari top-down, dengan staff departemen sebagai pendukung dan memiliki spesialisasi. Struktur Organisasi berbentuk kombinasi Jalur dan Staff lebih terpusat. Manager dari jalur dan staff memiliki otoritas untuk bawahan mereka masing-masing, dan dari staff departemen tidak memiliki otoritas terhadap manager dan bawahan manager tersebut.

5.       Pasar – bentuk dari struktur pasar ini digunakan untuk suatu group karyawan yang didasarkan dari segmentasi pasar yang spesifik yang dijual oleh perusahaan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan Konsultan Sumber Daya Manusia yang memiliki tiga segmentasi pasar yang berbeda, misalnya Konsultasi, Pelatihan dan Assessmen, maka akan membuat Divisi yang berbeda sesuai masing-masing segmentasi pasar tersebut dalam strukturnya.

6.       Geografi – Perusahaan yang besar memiliki beberapa kantor di tempat yang berbeda-beda, sebagai contoh mungkin ada yang di Sumatra, Kalimantan, Jawa, Sulawesi dan Bali. Struktur Organisasi akan mengikuti seperti zona pembagian wilayah tersebut.

7.       Matrik – Ini adalah struktur yang mengkombinasikan dari fungsi dan produk. Struktur ini mengkombinasikan yang terbaik dari keduanya dan membuat struktur organisasi yang efisien. Ini adalah struktur organisasi yang paling rumit.

Penting untuk diketahui ketika memilih suatu bentuk dari struktur organisasi yang akan kita pergunakan pada perusahaan adalah hal-hal sebagai berikut:

1.       Spesifikasi Pekerjaan yang jelas sehingga memberikan perbedaan tugas dan dibagikan kepada setiap tugas-tugas yang berbeda.

2.       Pembuatan Departemen – Sebagai dasar pekerjaan-pekerjaan mana yang akan terdapat dalam sebuah group atau departemen

3.       Rantai Komando – Kepada siapa karyawan dan departemen melaporkan pekerjaannya

4.       Span of control – Jumlah dari karyawan yang dapat diatur secara langsung yang bertujuan mencapai efisiensi dan efektif

5.       Terpusat atau Desentralisasi – Dimana keputusan memiliki otoritas?

6.       Formal – Sejauh mana akan terdapat peran dan peraturan bagi karyawan dan manager secara langsung.

Kembali ke pertanyaan yang Bapak ajukan, kita dapat melihat bahwa struktur organisasi Pak Cecep berdasarkan fungsi dari masing-masing Departemen. Dan mungkin kondisi saat ini belum termasuk perusahaan besar, sehingga tiap Departemen bertanggung jawab langsung kepada seorang Direktur Operasional. Hal ini mungkin didasarkan oleh efeisiensi yang diterapkan oleh Perusahaan, namun perlu dilihat dengan Span of Control dari seorang Direktur Orepasional yang membawahi beberapa Departemen apakah sudah efektif? Kalau Bapak merasa tidak efektif mungkin perlu ada penambahan seorang Direktur lagi. Misalnya Direktur Non-Operasional atau Direktur Administrasi yang membawahi Departemen HR, Departemen Finance dan Departemen Accounting. Sedangkan yang lainnya tetap dibawah Direktur Operasional.

 

Apabila Bapak membutuhkan referensi Buku mengenai Struktur Organisasi dari berbagai sumber yang saya rangkum di atas, maka Pak Cecep dapat membacanya dari:

T. Hani Handoko, “Manajemen”, BPFE, Yogyakarta, 2003.

Gibson, J. L. et al. (2010). Organizations, New York: McGraw-Hill/Irwin

Kreitner, R and Kinicki, A. (2010). Organizational BehaviorKey Concepts, Skill and Best Practices. Ninth Edition. New York: McGraw–Hill/Irwin

 

Demikian pendapat kami semoga dapat membantu Bapak Cecep Andi Rahman. Selamat berkarya.

Tags: