Penetapan Pegawai Tetap

Pertanyaan :

Yang terhormat. Bapak/Ibu, Salam, Selama ini untuk penetapan pegawai tetap, kami sudah mempunyai standar penilaian yaitu : 1. Masa Kerja 2. PA Minimal "B" 3. Tidak pernah menerima SP 3. Untuk Yang Nilai PA nya "C", tetapi karyawan tersebut mempunyai skill khusus, maka kami tetap mengangkatnya menjadi pegawai tetap, selama karyawan tersebut tidak pernah ada tindakan indisipliner. Saat ini saya lagi kebingungan, karena boss saya yang baru meminta saya membuat standar untuk penetapan pegawai tetap.Yang dia inginkan Misalnya penilaian dari sisi 'Tanggung jawab'...Perusahaan membuat standar nilai tanggung jawab harus '80', kehadiran '80' dan seterusnya kalau tidak sampai pada titik nilai tersebut maka karyawan tersebut tidak bisa dijadikan pegawai tetap. Saya fikir bukankan dari PA sudah mewakili itu semua? Yang ingin saya tanyakan : 1. Apakah standar penilaian, yang selama ini saya buat sudah benar? 2. Untuk memenuhi keinginan Boss kami, bolehkah saya minta tolong bapak/ibu untuk memberikan contoh Terimakasih atas jawaban yang Bapak/Ibu berikan Salam,


Jawaban :

Dear Ibu Elin Roslinawati,

Mengenai pertanyaan yang ibu ajukan, saya akan coba menjawabnya sebagai berikut:

1. Ada beberapa poin yang saya lihat Ibu Elin gunakan, untuk penetapan pegawai tetap, sebagai berikut:

a. Mengenai masa kerja harus sesuai dengan perjanjian kerja yang dianut bagi pegawai tersebut; Apakah PKWT berarti ada jangka waktu masa kerja sesuai dengan kontraknya, Ataukah PKWTT berarti masa kerja yang Ibu lihat adalah Masa Percobaan selama 3 (tiga) bulan. Saya asumsikan Bu Elin menggunakan PKWT karena ada faktor PA (performance appraisal) yang paling cepat dibuat oleh sebuah perusahaan adalah 6 (enam) bulan, sedangkan pada umumnya setiap perusahaan membuat PA hanya 1 (satu) kali dalam setahun.

b. Dalam Performance Appraisal (PA) bisa digabungan antara PA yang selama ini Bu Elin gunakan dengan keinginan atasan Ibu yang baru. Yaitu didalam PA tersebut juga terdapat penilaian sisi tanggung jawab dan sisi kehadiran. Perlu diingat mengenai pembebanan/pembobotannya yang berbeda, semakin tinggi jabatan/level pegawai tersebut maka pembobotannya lebih besar bisa sampai 80 % untuk sisi tanggung jawab dari keseluruhan PA, sedangkan untuk jabatan/level yang rendah maka pembebanan/pembobotannya bisa sampai 80% untuk sisi kehadiran dari keseluruhan PA.

Hati-hati mengenai nilainya, dikarenakan untuk sisi tanggung jawab bisa bias dengan subyektifitas. Karena Ibu akan mencoba memberikan nilai (kuantitatif) pada hal yang bersifat kualitatif (kwalitas). Sedangkan sisi kehadiran jauh lebih mudah karena sama-sama untuk memberikan nilai (kuantitatif) bukan kualitatif (kwalitas). Satu lagi sisi yang bisa Ibu Elin tambahkan adalah sisi kompetensinya untuk jabatan/posisi tersebut.

c. Disamping berfokus pada SP (surat peringatan) cobalah juga untuk memfokuskan terhadap unsur pelatihan/training, sehingga ini lebih menunjang untuk menutup gap antara pegawai dengan jabatannya. Karena berdasarkan training need analysisnya, saya rasa Ibu Elin sudah mengetahui kebutuhan pegawai tersebut, dan dikarenakan pegawai tersebut sudah mengikuti pelatihan sesuai dengan TNAnya maka dia lebih layak untuk menjadi pegawai tetap. Hal ini jauh lebih baik daripada Ibu Elin berfokus pada SP (surat peringatan), kalau mereka belum menjadi karyawan tetap, mereka pasti akan berusaha secara maksimal supaya tidak mendapatkan SP, apabila mereka menerima SP bisa jadi mereka akan gugur secara otomatis untuk menjadi pegawai tetap tanpa perlu diberikan pertimbangan lainnya. Hal ini juga tercermin dalam pernyataan “skill khusus”, sehingga akan sangat tepat untuk melihat kompetensinya secara keseluruhan terhadap jabatan/posisi yang dituju. Untuk point ini bisa Ibu Elin simpulkan sebagai sisi kompetensi.
Bagi saya, apa yang sudah Ibu Elin lakukan tidak bisa dibilang benar atau salah, ada beberapa hal yang sudah benar, dan ada beberapa hal yang bisa ditambahkan/disempurnakan. Jadi tidak ada yang salah. Janganlah terlalu terfokus pada benar atau salah, melainkan cobalah berfokus pada continuous improvement. Hal ini dapat Ibu Elin lakukan melalui umpan balik (feed back), dari umpan balik yang Ibu terima, kalau bisa disempurnakan dari yang sudah Ibu kerjakan akan lebih bagus ke depannya untuk Ibu dan bagi perusahaan dimana Ibu berkarya.

2. Dari jawaban saya pada nomor satu, cobalah untuk Ibu Elin sempurnakan dari yang saat ini Ibu sudah kerjakan. Tidak ada gading yang tak retak, sebagus apapun contoh yang kami berikan pastilah masih ada kekurangannya. Kedua, kalau contoh itu berlalu universal, hal tersebut belum tentu sesuai dengan budaya perusahaan yang sekarang Ibu terapkan, perubahan yang terlalu drastis dan tiba-tiba dapat menimbulkan masalah berikutnya, yakni kesiapan departemen lain untuk menggunakan/menerapkan standar yang baru.

Perlu sosialisasi dan informasi yang memadai sebelum hal yang baru dapat diterapkan. Oleh karena itu, daripada banyak memakan waktu dan sosialisasi yang tidak mudah. Sebaiknya Ibu Elin menyempurnakan dari yang sudah ada dan mintalah umpan balik (feed back) dari rekan kerja/user yang akan menggunakan standart penilaian tersebut.
Demikian pendapat kami semoga dapat membantu Ibu Elin Roslinawati.

Selamat berkarya

David Tampubolon

Tags: , ,