Butuh Info mengenai TIMS

Pertanyaan :

Bapak mungkin bisa membantu saya.... saya membutuhkan informasi mengenai Training Information Management System (TIMS), yaitu semacam training record untuk mengetahui proses training and development pada karyawan tertentu atau unit kerja tertentu. Rencananya TIMS ini akan saya kaitkan dengan standar kompetensi dan juga regulasi lainnya. Kira-kira data apa saja yang harus dimasukkan pada TIMS itu? Apakah hanya mencakup Data peserta training, Nilai Pre-test dan Post Test, Laporan training per area, atau apa lagi pak?


Jawaban :

Terima kasih atas pertanyaan dari Bapak. Sebetulnya kami perlu mengetahui lebih dalam lagi mengenai scope dari TIMS ini. Yang biasa dan banyak digunakan di dunia HRD saat ini adalah yang populer dengan nama Learning Management System (LMS).





LMS ini fungsinya tidak hanya sekedar untuk menyimpan informasi pelatihan karyawan, tapi juga untuk memfasilitasikan proses-proses pelatihan lainnya, seperti pendaftaran peserta pelatihan, persetujuan pelatihan dari atasan, katalog program training, evaluasi pelatihan, pelaporan kegiatan training, dll.





LMS ini sifatnya online (di Intranet/Internet) dan bisa diakses oleh semua karyawan. Dengan adanya LMS ini maka kegiatan administrasi pelatihan akan sangat terbantu dan lebih efisien. Selain itu semua informasi tentang pelatihan karyawan pun akan tersimpan dan ter-update secara otomatis di dalam sistem ini. Karena kegunaan LMS ini maka 81.7% perusahaan di Amerika sudah menggunakannya (Learning Circuit, 2005)





Bila TIMS yang Bapak maksud berfungsi khusus untuk menyimpan data-data pelatihan saja, maka Bapak seharusnya berunding secara internal untuk menentukan data-data apa saja yang perlu dan akan digunakan untuk pelaporan kegiatan training di perusahaan Bapak, karena kebutuhan data setiap perusahaan berbeda-beda.





Akan tetapi, sebagai benchmark dari pengalaman kami, data dan informasi pelatihan yang biasanya terdapat dalam suatu LMS dan information system untuk training antara lain:





– Data program pelatihan : judul program, deskripsi, objectives, tanggal pelaksanaan, durasi, jumlah peserta max dan min, dsb
– Data trainer: nama, program training yang dilatihnya,nama perusahaan (bila external), departemen (bila internal), dsb.
– Data peserta : nama, NIP, departemen, area/cabang, data training yang pernah diikutinya, absensi
– Data evaluasi: hasil evaluasi level 1-4 (termasuk hasil pre-test dan hasil post-test)
– Data training plan: program pelatihan yang harus diikuti oleh karyawan (individual), roadmap program training untuk suatu jabatan/departemen
– Data logistik: data logistik yang dimiliki dan penggunaan/booking nya, seperti ruang kelas, projector, flip chart, game props, dsb., dan penggunaannya