Baru Jabat Personalia, Apa Saja Item Rekrutmen dan Detil SP 1,2 dan 3?

Pertanyaan :

Dear PortalHR, Saya baru menjabat sebagai Personalia dua minggu yang lalu, jadi saya harus membenahi sistem personalia yang sudah berjalan sejak tahun 1998, mulai dari rekruitment sampai masalah SP (Surat Peringatan). Walaupun aturan perusahaan kami sudah setara dengan aturan Depnaker tapi saya merasa SDM personalia sebelumnya seperti sewenang -wenang dan banyak kepentingan dalam hal perekrutan. Pertanyaan saya: 1) Mohon petunjuk secara khusus item-item yang perlu dalam proses perekrutan. 2) Jenis-jenis pelanggaran apa saja yang termasuk dalam SP1,2 dan 3? Demikian, terima kasih atas kerjasama yang baik.  


Jawaban :

Dear Pak Timotius,

Terima kasih untuk pertanyaannya yang sangat menarik sekali buat kita bahas. Kedua pertanyaan singkat namun padat yang Bapak berikan, akan saya coba untuk memberikan diskusi yang tepat terkait hal ini.

Pertama tama, saya ucapkan selamat bergabung dalam team “Personalia” yang baru Bapak jabat. Dan selamat melakukan perbaikan di perusahaan ini sesuai dengan keinginan baik yang tertuang dalam pertanyaan yang Bapak berikan.

I. Tentang Rekrutmen

Secara mudahnya metode perekrutan itu kita bagi dua. Yang pertama dari eksternal dan kedua dari internal. Dalam sebuah organisasi yang sudah memiliki banyak umur (Bapak sampaikan bahwa perusahaan ini minimal sejak tahun 1998 sudah berjalan). Untuk mengisi posisi level yang rendah/bawah (entry level), kita menggunakan external recruiting (tenaga kerja yang kita terima untuk masuk ke perusahaan berasal dari luar atau kebanyakan yang tersedia adalah baru lulus tanpa pengalaman kerja). Sedangkan untuk mengisi posisi level tengah ke atas adalah berasal dari internal recruiting (tenaga kerja yang kita terima berasal dari promosi melalui level level di bawahnya). Semoga faktanya saat ini yang terjadi tidak terbalik.

Contoh kedua metode tersebut adalah:

a. Metode External Recruiting contohnya bekerja sama dengan lembaga pendidikan setempat, lembaran iklan, agen recruitment, dan posting iklan melalui internet.

b. Metode Internal Recruiting contohnya Promosi (referensi dari karyawan yang lain), Mading (Majalah Dinding) lowongan yang kita tempel di tempat informasi perusahaan, inventory skill yang kita miliki terkait database semua karyawan secara umum dan khusus.

Terjadinya rekrutmen setidaknya memperhatikan beberapa hal ini:

1. Man Power Planning (biasanya kita buat di akhir tahun untuk periode tahun berikutnya).

2. Mengisi posisi yang kosong (mengundurkan diri, di phk atau meninggal dunia).

3. Adanya pengembangan atau pengurangan yang mendesak untuk dilakukan bagi perusahaan secara mendadak atau pada saat ini juga.

Tahapan proses rekrutmen secara simple terbagi dua:

1) Di Personalia yang intinya lebih ke arah penyaringan mencari kandidat. Fungsi “The Right Man”. Bisa melalui lamaran yang diberikan untuk melihat latar belakang pendidikan dan pekerjaannya, sampai dengan melakukan pengetesan dan interview. Semua kegiatan ini sekarang sudah diusahakan untuk dilakukan secara online, baik mengisi form database kandidat, interview melalui telephone atau internet, sampai test kepribadian online. Dengan memperhatikan juga;

a. Balanced score card/KPI/Fungsi yang ingin dipenuhi untuk mengisi posisi yang lowong.

b. Job description/work load analisys yang akan dilakukan oleh kandidat tersebut nantinya.

Semaksimal mungkin ketika kita melakukan proses rekrutmen di Personalia, selalu berfokus pada pencarian kandidat yang sesuai dengan hal-hal di atas. Jangan menghabiskan banyak waktu terfokus pada hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan pencarian kandidat. Oleh karena itu, usahakan membuat standarisasi/syarat minimal supaya kandidat itu bisa kita proses lebih lanjut. Standar ini jangan terlalu mudah, sehingga ketika kita akan melalukan proses seleksi jumlahnya masih lebih dari besar dari 10% dari berkas yang masuk. Atau terlalu sulit sehingga kandidat yang tersisa hanya satu saja bahkan tidak ada yang lolos di tahap rekrutmen.

2) Di User (pihak yang akan menjadi team/departemen/bagian yang nantinya kandidat ini dipekerjakan). Biasanya melalui interview tatap muka langsung, dengan fokus pada teknis pekerjaan. Usahakan ketika interview, user tidak lagi mengulang pertanyaan yang sudah ditanyakan oleh Team Personalia. Daripada hal ini terjadi, lebih baik mengubah proses interview sendiri sendiri menjadi panel interview (bersama sama dengan jumah ganjil). Dan hasil dari user, merupakan hasil final bahkan di beberapa perusahaan point dari user lebih tinggi daripada personalia, karena fungsi mereka untuk menempatkan kandidat tersebut “on The Right Place”. Buat apa HRD mendapatkan kandidat yang “sangat luar biasa bagus” namun akhirnya tidak bisa bekerja bersama team tersebut. Hasilnya tidak ada.

Yang terpenting kita jangan hanya terfokus saja pada saat mengisi lowongan yang kosong saja, namun juga proses pembinaan yang akan kita lakukan. Sehingga karyawan semakin bersatu dalam perusahaan dengan diberikannya kesempatan untuk maju bagi karyawan karyawan di level yang bawah melalui promosi-promosi yang kita berikan. Mereka akan merasa tidak diberikan kesempatan maju apabila setiap kita mengisi posisi yang tinggi selalu mencari dari luar perusahaan. Kenapa hal ini terjadi, karena ketika kita akan mengangkat karyawan yang ada sekarang, mereka tidak siap, karena ternyata kita belum berikan pelatihan, baik dari segi teknis maupun dari segi leadership.

II. Tentang SP

Terkait dengan jenis jenis pelanggaran apa saja yang termasuk kedalam SP1, SP2 atau SP 3. Secara mudahnya, hal tersebut kembali kepada masing masing perusahaan. Karena SP1 biasanya dimaksudkan bagi pelanggaran ringan, SP2 bagi pelanggaran sedang, atau SP3 bagi pelanggaran berat.

Contohnya bagi ketiga SP tersebut adalah:

1) SP1 yang terkait kepada absensi (terlambat, mangkir sampai sakit tanpa surat dokter). Hal ini biasanya hanya sebatas pelanggaran yang terjadi pada diri karyawan.

2) SP2 yang terkait kepada penghinaan, penghasutan, dan pelecehan. Hal ini biasanya terjadi antara karyawan tersebut dengan karyawan yang lainnya sebagai korban dari pelanggaran ini.

3) SP3 yang terkait kepada pencurian, pengrusakan, penyalahgunaan alkohol dan obat obat terlarang (narkoba). Hal ini dilakukan oleh karyawan dan sebagai korbannya di samping karyawan lain, juga perusahaan bahkan melanggar aturan bangsa dan negara. Sehingga tidak jarang SP3 ini berujung kepada PHK.

Hal di atas hanyalah sebatas contoh saja, walaupun ada juga kasus yang terjadi misalnya mangkir (tidak masuk kerja tanpa memberikan kabar) yang awalnya mendapat SP1, kemudian karena dalam waktu tertentu ‘yang bersangkutan’ tetap melakukan mangkir sehingga teman kerjanya yang lain menjadi terganggu akibat perbuatannya ini, sehingga proses kerja dalam team tersebut tidak bisa maksimal akibat adanya satu karyawan yang tidak masuk kerja sehingga ‘yang bersangkutan’ diberikan SP2, dan ternyata setelah menerima SP2pun ‘yang bersangkutan’ tidak melakukan perbaikan dan tetap mangkir. Alhasil tindakan tersebut membuat perusahaan mengalami kerugian karena terhambat proses produksinya yang sudah dijanjikan bagi customer dari perusahaan.

Sehingga akibat dari tindakan mangkir tersebut maka ‘yang bersangkutan’ mendapatkan SP3 atau berujung kepada PHK. Dan hal ini hanya perlu kita tuliskan dalam ketentuan SP2 atau SP3 apabila sebelumnya karyawan sudah menerima SP, namun dalam kurun waktu tertentu berdasarkan hasil bukti evaluasi ‘yang bersangkutan’ tidak menunjukkan tanda tanda perubahan ke arah yang lebih baik sehingga SP ‘yang bersangkutan’ ditingkatkan levelnya.

Terkait banyaknya jumlah angka absensi akan kembali lagi kepada perusahaan masing-masing. Ada yang 10 kali terlambat dalam sebulan, tidak ada masalah, namun ada juga perusahaan yang 1 kali saja terlambat sudah jadi masalah. Demikian juga dengan mangkir, dll. Kembali lagi kepada kebutuhan dari masing-masing perusahaan. Ini tergantung kepada kepekaan kita melihat kebutuhan organisasi dalam membuat pembagian SP itu sendiri.

Kemudian terkait masanya apakah 3 (tiga) bulan, 6 (enam) bulan, 9 (sembilan) bulan atau setahun untuk masing masing SP atau dibuat variasi misalnya SP1 selama 3 bulan, SP2 selama 6 bulan, dan SP 3 selama 9 bulan. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan. Serta tingkat kedewasaan dari organisasi. Tidak ada masa yang baku dalam hal ini. Walaupun UU No 13 thn 2003 menyarankan masing masing SP selama 6 bulan. Namun waktu finalnya dikembalikan kepada perusahaan. Ada yang menganggap waktu 3 bulan kelamaan, dan di sisi yang lain ada juga yang menganggap waktu 9 bulan kecepatan. Memang kembali lagi kepada perusahaan kita masing masing.

Namun kita harus selalu ingat, bahwa maksud dari SP ini adalah “sebagai upaya mendidik pekerja/buruh agar dapat memperbaiki kesalahannya dan di sisi lain bagi pengusaha untuk melakukan penilaian terhadap kinerja pekerja/buruh yang bersangkutan”.

Yang terpenting terkait SP ini adalah sosialisasi (komunikasi kepada seluruh pemangku kepentingan). Jangan sampai SP ini adalah hal yang eksklusif sehingga yang tau hanya personalia. Sedangkan line management atau bahkan karyawannya sendiri tidak tau ketentuan apa yang berlaku di perusahaannya. Apakah kondisi ini bisa dikatakan bahwa personalia adalah “jembatan penghubung yang baik antara karyawan dan perusahaan”. Ataukah “namun jangan sampai” personalia menjadi “penghambat” antara karyawan dan perusahaan.

Serta usahakan SP ini, kalau sudah ada dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB), tidak perlu “diketik ulang” ke dalam perjanjian kerja. Kalaupun ada yang “perlu diketik” adalah fungsi khusus saja dari jabatan tersebut. Misalnya terkait dengan hasil/output yang diharapkan. Sehingga hal ini merupakan tambahan yang perlu diketik/berada dalam perjanjian kerja. Karena beda fungsi beda pula hasilnya. Dan perjanjian satu karyawan beda pula dengan karyawan lainnya.

Demikian pendapat kami semoga dapat membantu Pak Timotius.

Selamat berkarya.

David Tampubolon