Bagaimana Menyelesaikan HRIS yang Belum Otomatisasi?

Pertanyaan :

Bagaimana menyelesaikan HRIS yang manual dan belum otomatisasi?


Jawaban :

Pak Ary yang terhormat,

Saya melihat istilah yang Bapak sebutkan, "HRIS yang manual" sebagai suatu sistem informasi yang masih terpisah-pisah antara satu bisnis proses HR dengan proses yang lain. Sehingga, masih banyak aktifitas HR yang dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan pihak HR lebih sibuk bekerja untuk hal-hal yang bersifat Administratif ketimbang hal-hal yang bersifat Analisis ataupun Strategis.

Yang biasanya dilakukan untuk mengatasi hal tersebut:
1. Melakukan <I>mapping</I> atau mengidentifikasikan semua bisnis HR yang ada. Mulai dari proses Planning dan Recruitment sampai kepada proses Retirement.
2. Mengidentifikasikan semua <I>tools</I> atau alat bantu sistem informasi apa yang masih dipergunakan, dan apakah <I>tools</i> IT yang ada tersebut masih mampu dipergunakan sesuai dengan perkembangan HR pada 5 tahun ke depan.
3. Membuat strategi IT khususnya untuk kebutuhan HR 5 tahun ke depan. Biasanya masalah yang paling besar di sini adalah Integrasi dan Automatisasi.
4. Pilih proyek HRIS yang paling berdampak dengan kebutuhan HR, namun dengan risiko yang paling kecil, contoh: Integrated People Administration atau Payroll. Setelah itu baru berkembang ke sistem HR yang lain, seperti Recruitment atau Competency atau Training.
5. Pilih Solusi yang tepat berdasarkan kebutuhan. <I>Mapping</I> bisnis yang pernah dilakukan bisa menjadi acuan dalam memilih solusi tersebut. Solusi bisa
berupa Custom Develop atau pun Package Application.
6. Libatkan pihak-pihak yang berhubungan dengan reformasi HRIS yang ada di perusahaan, seperti bagian Operasi, Keuangan, atau pun pihak-pihak yang lain.
7. <I>Review</I> kembali setelah mengubah sistem HR yang lama ke sistem HR yang baru, sehingga bisa dilihat kegunaan atau benefit yang dirasakan.

Mudah-mudahan bisa menjawab pertanyaan Pak Ary, terima kasih.