Adakah Semacam ISO dalam Sistem Manajemen SDM?

Pertanyaan :

Dear PortalHR.com, berikut ini beberapa pertanyaan saya:
1. Apakah di dalam sistem manajemen sumber daya manusia ada semacam ISO seperti yang ada dalam HSE yaitu OHSAS?
2. Saya sedang membuat manual sistem manajemen sumber daya manusia dimana isinya menggambarkan kondisi sisdm yang ada saat ini dan perencanaannya ke depan namun saya diminta untuk menggunakan langkah-langkah dalam OHSAS yang sedikit disesuaikan, apakah bisa dengan cara seperti itu ataukah ada semacam petunjuk yang bisa saya gunakan yang mencakup plan do cek action ?
3. Apakah untuk setiap aktivitas SDM seperti rekrutmen dll harus dibuat prosedur dan kebijakannya, kalau iya seperti apa bentuknya ?
Terima kasih


Jawaban :

Pertanyaan 1 dan 2

Sepanjang pengetahuan saya bekerja pada perusahaan konsultan global di beberapa negara, belum ada standarisasi sistem SDM yang telah diterima secara luas di seluruh dunia, seperti layaknya ISO. Di Singapura ada semacam ISO untuk HR, namun inipun umumnya diterapkan oleh organisasi atau perusahaan milik pemerintah. Di Amerika ada juga panduan untuk organisasi-organisasi pemerintah. Konsultan-konsultan global juga umumnya memiliki model yang sudah teruji luas dan dapat digunakan sebagai panduan untuk melihat kelengkapan dan efektivitas sistem SDM di dalam suatu organisasi, namun belum ada model standar yang digunakan oleh seluruh konsultan. Yang sering terjadi adalah para konsultan melihat hal yang sama dengan label dan istilah maupun tingkat kedalaman yang berbeda.

Saran saya, gunakan saja model atau standar yang ada atau gabungkan model atau standar-standar yang didapatkan, termasuk ISO dan OHSAS sekalipun, untuk melihat kelengkapan dan efektivitas dari sistem SDM di dalam organisasi. Yang penting adalah, gunakan standar tersebut, termasuk model kembangannya, dengan konsisten untuk periode waktu tertentu sehingga kemajuan atau perbaikan dari proses dan sistem dapat terukur dengan jelas dan baik. Untuk memperkaya, Ibu bisa melihat model-model yang digunakan oleh pemerintah Singapore, pemerintah Amerika atau para konsultan global untuk membangun model untuk perusahaan Ibu. Karena sebagian menyangkut nilai komersial dari produk, penggunaan model yang diciptakan konsultan umumnya memerlukan biaya tertentu, namun cukup layak untuk dipertimbangkan.

Pertanyaan 3

SOP atau suatu kebijakan umumnya diperlukan agar organisasi memiliki suatu proses kerja yang konsisten, yang pada akhirnya diharapkan menghasilkan hasil pekerjaan yang berkualitas. Tanpa SOP atau kebijakan, proses kerja akan dapat sangat dipengaruhi oleh kreativitas, kemampuan dan keterbatasan pelaksana kerja, sehingga kualitas hasil kerja dapat sangat bervariasi. Namun di sisi lain, penggunaan SOP maupun kebijakan memiliki resiko untuk menghambat kreativitas bekerja, karena semua aktivitas harus mengikuti aturan; coba bayangkan organisasi militer dan dot.com (entrepreneur) untuk ini. Jadi yang diperlukan adalah mencari keseimbangan di antara kedua ekstrim tersebut.

Dalam konteks SDM, SOP atau kebijakan umumnya diperlukan pada aktivitas-aktivitas utama SDM, seperti rekrutmen, performance management, training & career development, compensation, employee separation, communication dll. Sejauh mana aktivitas-aktivitas yang lebih kecil dari rekrutmen perlu dibuatkan SOP atau kebijakan? Ini tergantung dari kebutuhan organisasi.

Bentuk SOP dan kebijakan bisa beragam dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tergantung dari alur atau proses kerja yang digunakan, walau ada panduan-panduan dasar yang sebaiknya diikuti di dalam membangun SOP bagi aktivitas-aktivitas utama SDM di dalam suatu organisasi. Misalnya, rekrutmen harus mengacu pada model kompetensi yang digunakan oleh organisasi. Untuk contoh detilnya, sebaiknya Ibu menghubungi salah-satu konsultan yang ada. Semoga membantu.