Perusahaan Kecil juga Perlu Job Description

Bagi Anda yang bekerja di perusahaan besar, <I>job description</I> atau uraian jabatan adalah sesuatu yang sudah lazim. Tidak perlu dibantah lagi, <I>job description</i> sangat diperlukan. <I>Job description</I> yang lengkap akan sangat membantu dalam proses seleksi, <I>training</I>, penilaian kinerja dan perencanaan kompensasi. Tanpa <I>job description</I>, bagaimana Anda bisa melakukan penilaian yang akurat dan adil bagi karyawan? Berdasarkan kriteria apa Anda menilai karyawan Anda, bila apa yang diharapkan dari dia tidak jelas?
Namun, masih ada perusahaan, khususnya yang beskala kecil (dengan karyawan tak lebih dari 50 orang), yang tidak membuat <I>job description</I> untuk karyawannya dengan berbagai alasan.
Memang tidak mudah membuat <I>job description</I> yang baik, terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang sifatnya baru, yakni yang hanya ada di perusahaan tertentu. Atau, karena sedikitnya jumlah karyawan, maka karyawan dituntut untuk memegang berbagai tanggung jawab yang berbeda. Dengan berbagai alasan ini, maka perusahaan tersebut tidak membuat <I>job description</I> untuk posisi-posisi yang ada di dalam perusahaan.
Sesungguhnya, membuat <I>job description</I> mungkin tidak sesulit yang Anda bayangkan. Tulisan ini mencoba membantu Anda membuat <I>job description</I>. Meskipun uraian jabatan yang Anda buat tidak seratus persen akurat untuk posisi di perusahaan Anda, namun setidaknya Anda dan karyawan Anda mempunyai pegangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan, dan melakukan penilaian.
<B>Analisis Jabatan</B>
Untuk membuat <I>job description</I>, pertama kali yang perlu dilakukan adalah analisis jabatan. Ini adalah proses menganalisis sebuah posisi/jabatan dan mengumpulkan informasi selengkap-lengkapnya untuk membuat <I>job description</I>.
Proses pengumpulan informasi itu biasanya melalui wawancara dengan karyawan, mengamati karyawan dalam mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, meminta karyawan mengisi kuesioner dan lembar kerja, dan mengumpulkan informasi tentang posisi/jabatan tersebut dari sumber-sumber sekunder (buku, internet).
Setelah semua informasi terkumpul, si analis menuliskan hasil analisis tersebut dan melakukan <I>review</I> bersama karyawan pemegang posisi/jabatan tersebut. Dokumen itu kemudian dipresentasikan kepada supervisor si karyawan untuk <I>review</I> lebih lanjut (sering si supervisor ini sendiri adalah si analis). Supervisor bisa menambah, menghapus, atau mengubah tanggung jawab, pengetahuan dan <I>skill</I> yang diperlukan, dan juga karakteristik yang lain. Setelah mendapat persetujuan dari supervisor, maka dokumen itu pun diteruskan kepada level yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan terakhir.
Setelah itu maka perusahaan dapat mempersiapkan sebuah dokumen <I>job description</I> untuk posisi/jabatan tersebut yang ditandatangani secara resmi.
<B>Peran Karyawan</B>
Karyawan memegang peran yang sangat penting dalam proses ini. Beberapa saran di bawah ini bisa digunakan untuk membantu karyawan dalam proses analisis jabatan:
-Karyawan perlu menyisihkan waktu untuk memikirkan tugas dan tanggung jawab sehari-harinya. Buatlah catatan atau buku harian untuk merekam aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan Anda.
-Karyawan perlu menjelaskan persepsi dia sendiri mengenai konsep posisi yang dipegangnya.
-Karyawan perlu fokus pada fakta saja –tidak melebih-lebihkan dan tidak merendahkan kemampuan dan pengetahuan yang diperlukan untuk pekerjaan, serta karakteristik yang lain.
-Jangan mencampurkan dengan hal lain. Analis hanya ingin mengetahui mengenai pekerjaan si karyawan, sehingga berbicara mengenai kinerja, gaji, keluhan-keluhan, hubungan dengan karyawan lain, tidak relevan dalam hal ini.
-Perlu juga diingat bahwa masukan dari karyawan penting, tapi keputusan manajemen menentukan batasan-batasan dalam sebuah posisi.
-Ingatlah juga bahwa tidak ada konsekuensi yang buruk dari proses analisis jabatan. Misalnya, tidak akan ada pengurangan gaji atau posisi tertentu yang akan dihilangkan. Si analis bisa jadi mengusulkan perubahan dalam nama jabatan atau penyesuaian lain, tapi hal ini terpulang pada keputusan manajemen.
<B>Penulisan <I>Job Description</I></B>
<I>Job description</I> harus ditulis dengan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Disarankan menggunakan struktur kalimat yang sederhana yaitu: subyek/kata kerja/obyek/keterangan.
Hal-hal yang harus ada dalam <I>job description</I>:
1. Nama jabatan
2. Tingkat jabatan
3. Atasan langsung
4. Bawahan langsung
5. Ringkasan pekerjaan
6. Tugas dan tanggung jawab
7. Pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan
8. Pengalaman yang diperlukan
9. Persyaratan khusus (bila ada). Contoh: bersedia bekerja lembur, pada hari libur dan akhir pekan seperti yang disyaratkan oleh pekerjaan tertentu.
Bisa juga ditambahkan Indikator Keberhasilan, Laporan yang harus dibuat, dan Wewenang dalam posisi tersebut.
Contoh <I>job description</I> bisa Anda lihat di PortalHR.com bagian Gudang Data/Job Description.

(<I>Penulis adalah Pemimpin Redaksi PortalHR.com</I>)