Peran Pelatihan: Bagian dari Sistem Organisasi atau Hanya Pelengkap Saja?

proses kunci untuk training operational excellence

 

 

“Great teams do not come ready made. They need to be developed through continuous and relevant training”

(Bentley, 2011)

 

PERKEMBANGAN pesat dalam teknologi baru, pengetahuan, dan globalisasi mengakibatkan perubahan besar dalam organisasi masa kini. Preffer & Upton (Nguyen & Buyens, 2008) menyimpulkan bahwa kesuksesan dalam dunia yang semakin kompetitif tidak lagi ditentukan oleh sumber daya fisik, melainkan oleh sumber daya manusia (SDM).

Tanpa pelatihan, tentunya kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia yang berkualitas – baik saat ini maupun di masa depan – sulit dipenuhi karena terjadi skills gap, yang merujuk pada perbedaan signifikan antara kemampuan organisasi saat ini dan keahlian yang dibutuhkannya untuk mencapai tujuan. Skills gap merupakan titik di mana organisasi tidak lagi dapat tumbuh atau berkompetisi karena tidak dapat mengisi pekerjaan penting dengan karyawan yang memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang tepat.

Peranan pelatihan dalam perusahaan telah disadari oleh para pemegang posisi manajerial maupun oleh perusahaan itu sendiri. Office Team Survey menemukan bahwa 45% dari 500 Manajer HR di perusahaan dengan karyawan yang berjumlah 20 orang atau lebih mengekspresikan perhatiannya terhadap pelatihan dan pengembangan (“HR Experts”, 2010).

Dalam survei lain yang dilakukan FMI Corp. terhadap lebih dari 4.000 perusahaan konstruksi di US untuk mengetahui kebijakan mereka mengenai pelatihan, ditemukan bahwa 81% perusahaan menyiapkan budget tahunan untuk aktivitas pelatihan, meskipun resesi memaksa 73% dari mereka untuk mengurangi dana tersebut (Sisk, 2011). Karyawan pun menganggap bahwa pelatihan berperan penting untuk membantu kesuksesan karir mereka.

Dalam survei yang dilakukan oleh Accenture terhadap lebih dari 3.400 profesional di 29 negara, lebih dari 50% responden mau berusaha untuk mengembangkan pengetahuan atau keahlian untuk mencapai tujuan karirnya (“Survei : Pria dan Wanita”, 2011).

Pertanyaan yang kemudian timbul adalah bagaimana peran ideal pelatihan dalam organisasi masa kini?

Dunia yang berubah dengan cepat membuat pelaksanaan pelatihan untuk memenuhikewajiban tidak cukup lagi. Pelatihan seharusnya dipandang sebagai sebuah sistem, dimana organisasi melakukan usaha terencana untuk mengintegrasikan komitmen organisasi, strategi perusahaan, serta budget dan investasi terhadap pengetahuan dan keahlian yang diperlukan karyawan agar dapat menyelesaikan pekerjaan (Sung, 2003 ; Noe, 2008).

Agar sistem pelatihan dapat memberikan sumbangan kepada kesuksesan perusahaan, perlu dipastikan bahwa tujuan pelatihan dan pembelajaran sejalan dengan tujuan perusahaan, dimana analisa kebutuhan pelatihan berada dalam konteks tujuan organisasi itu sendiri. Jika tidak, maka hasilnya adalah penyia–nyiaan sumberdaya serta kebingungan karena pelatihan memiliki tujuan yang berbeda dengan organisasi.

Selain itu, agar sistem pelatihan dapat berhasil, maka semua karyawan, manajer, trainer profesional, dan manajemen atas harus ikut berkomitmen. Hal tersebut akan mempengaruhi seberapa sering dan seberapa baik sistem pelatihan yang ada digunakan. Jika para manajer tidak terlibat dalam proses pelatihan (misalnya menentukan topik pelatihan dan ikut serta sebagai trainer), pelatihan dapat menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sebagai hasilnya, dampak pelatihan dalam membantu perusahaan menjadi terbatas, karena manajer hanya merasa bahwa pelatihan dipaksakan kepada mereka, dan bukan untuk membantu mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.

Dalam sistem pelatihan, aspek administratif dan non-administratif memiliki peran yang sama pentingnya untuk menghasilkan business impact. Tjitra & Zheng (2009) mengusulkan proses model untuk system Learning, Training dan Development dalam organisasi:

 

Proses dasar administratif bertujuan untuk mengkoordinasikan pihak internal (karyawan dan manajemen) serta eksternal (trainer, konsultan, hotel, dsb) agar menghasilkan pelatihan yang efektif dan efisien. Dalam analisa kebutuhan, perlu diperhatikan apakah pelatihan merupakan solusi yang tepat untuk masalah yang dihadapi?

Proses kedua, yakni analisa kebutuhan (instrumen yang digunakan, sumber data dan kerangka analisa) juga perlu dilakukan dengan tepat agar desain pelatihan yang dirancang benar-benar dapat mewakili kebutuhan.

Aspek non-administratif bertujuan untuk meningkatkan komitmen terhadap pelatihan, dan dibagi menjadi aspek ‘beyond the training’ (sebelum dan sesudah pelatihan) serta ‘demonstrating value contribution’. Pada aspek ‘beyond the training’ – sebelum pelatihan, pemberian informasi/marketing mengenai pelatihan serta seleksi para peserta dan pengukuran tingkat kemampuan sebelum pelatihan merupakan hal yang penting; sementara sesudah pelatihan, perlu adanya perhatian ekstra terhadap lingkungan kerja, pengembangan organisasi, motivasi dan penghargaan, serta keterlibatan manajemen agar pelatihan dapat diimplementasikan dan menghasilkan peningkatan yang permanen.

Pada ‘demonstrating value contribution’, menekankan perlunya HR untuk mendemonstrasikan hasil dan impact daripada investasi yang dilakukan dalam kegiatan-kegiatan Learning, Training and Development. Hal ini dilakukan melalui evaluasi secara sistematik terhadap pelatihan yang telah dijalankan. Evaluasi pelatihan merujuk pada proses yang dilakukan untuk mengumpulkan hasil atau kriteria khusus yang diperlukan agar dapat diketahui apakah pelatihan sudah efektif dan keuntungan telah diperoleh (Noe, 2008).

Tujuannya adalah untuk meningkatkan komitmen organisasi terhadap pelatihan serta melakukan perbaikan terus menerus. Tahapan evaluasi pelatihan yang paling sering digunakan adalah pendapat dari Donald L. Kirkpatrick.

Tahap Reaksi digunakan untuk menentukan “seberapa peserta menyukai program pelatihan tertentu”. Tahap ini dilakukan setelah pelatihan selesai diberikan, dan biasanya dilakukan untuk mengukur reaksi peserta terhadap pelaksanaan pelatihan.

Tahap kedua, yaitu Tahap Belajar, biasanya dilakukan pada jam terakhir pelatihan. Tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat perubahan sikap, keahlian, pengetahuan, atau kombinasi dari beberapa faktor tersebut dari peserta pelatihan. Asumsi dasarnya adalah jika peserta tidak memahami isi pelatihan yang diberikan, maka ia tidak dapat melakukan perubahan dalam kinerjanya.

Tahap Perilaku ditujukan untuk mengukur implementasi pelatihan dalam pekerjaan sehari-hari peserta pelatihan. Evaluasi biasanya dilakukan dalam jangka waktu 3-6 bulan setelah pelaksanaan pelatihan, agar peserta pelatihan memiliki kesempatan untuk mempraktekkan apa yang mereka pelajari.

Tahap terakhir, yaitu Tahap Hasil, bertujuan untuk melihat apakah pelatihan dapat memenuhi tujuan organisasi atau bisnis, yang meliputi aspek cost savings, peningkatan produktivitas dan sebagainya.

Hasil survey terhadap perusahaan-perusahan multinational di China yang dilakukan oleh Tjitra & Associates (Tjitra, Verlinden & Weiss, 2010) menunjukkan bahwa Learning, Training and Development yang berdampak positive terhadap bisnis, tidak harus dilakukan dengan investasi yang besar. Tetapi lebih terhadap profesionalisme dan kreativitas daripada HR dalam organisasi, disamping dukungan dari top management dan budaya organisasi yang ada terhadap proses pembelajaran dan pengembangan.

Bagaimana peran pelatihan di organisasi Anda? (*)

 

*) Prof. Dr. Hora Tjitra: Executive Director di Tjitra &Associates Consulting dan Associate Professor for Applied Psychology di Zhejiang University, Hangzhou-China. | @htjitra

*) Kristina Aryanti, M.Psi, Psikolog: Project Coordinator & Associate Consultant di Tjitra & associates Consulting. | @Glob_Indonesian

Tulisan ini pernah dimuat di majalah Human Capital Edisi Januari – Februari 2013.

 

Tags: , ,