Paradigma Baru Evaluasi Efektivitas Pelatihan

Saat ini telah terjadi pergeseran paradigma dalam evaluasi pelatihan, yang sebelumnya ditekankan pada aspek ROI (return of investment) menuju ke pendekatan yang lebih melihat keseluruhan mekanisme pelatihan itu sendiri, dari sebelum, selama dan sesudah masa pelatihan.
Pelatihan sering didefisinisikan sebagai pemberian bekal keterampilan teknis tertentu pada suatu bidang tertentu untuk meningkatkan kinerja seseorang di di dalam organisasi, yang nantinya akan terukur dari kinerja organisasi secara keseluruhan. Jika kita melihat definisi ini, tentunya langkah yang paling mudah untuk melihat apakah training telah mencapai efektivitasnya adalah dengan cara mengukur apakah biaya yang dikeluarkan untuk pelatihan sepadan dengan hasil yang diperoleh organisasi, yakni berupa profit. Namun, akan jadi sangat sulit bagi sebuah organisasi yang besar untuk mengukur ROI dari pelatihan, karena kita tidak pernah tahu apakah benar seseorang/sekelompok orang yang ada dalam departmen tertentu memang benar telah melakukan perbaikan kinerja pasca pelatihan, sehingga diperoleh peningkatan hasil kerja? Di samping itu, peningkatan profit perusahaan ditentukan oleh banyak faktor, misalnya sentimen pasar yang lebih baik. Jika hal ini terjadi akan sulit bagi organisasi untuk secara tepat memutuskan departmen dan bagian keahlian mana yang akan dilatih pada masa berikutnya.
Banyak pelatihan yang diberikan oleh training provider yang kompeten dan terkenal karena kemutakhiran materi serta keluwesan pematerinya sering hanya memberikan “refreshment” pada tingkat pelaksanaan pelatihan itu sendiri. Learning yang menjadi momok penting bagi program pelatihan kadang hanya terhenti pada saat pelatihan itu dilangsungkan, setelah mereka pulang ke organisasi, mereka akan bingung karena faktor lingkungan sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi saat mereka di latih. Pertanyaanya, apakah peserta pelatihan mampu menemukenali kelemahan dirinya dan akan berkomitmen memperbaikinya di lingkungan organisasi pasca pelatihan? Pertanyaan ini tentu akan dijawab oleh training provider dengan "iya". Hal ini sangat beralasan, karena hampir semua penyedia jasa pelatihan akan memberikan feedback form  yang intinya menanyakan mengenai program pelatihan serta menanyakan hal yang klasik ”apakah pelatihan ini berguna bagi Anda?” Bagi organisasi dengan budget pelatihan yang sudah sedemikian rupa dianggarkan tentunya akan menyenangkan hati mereka, karena pelatihan dinilai telah berhasil. Demikian pula departmen HR akan senang karena itu berarti analisis kebutuhan training telah terpenuhi, dan juga bagi departmen keuangan berarti ROI sudah tercapai. Jika hal ini yang terjadi, maka kita perlu menanyakan lebih lanjut kepada departmen terkait yang mengirimkan individu atau sekelompok individu untuk mengikuti pelatihan tersebut dengan pertanyaan “bagaimana hasil kerja dari individu yang baru diberikan pelatihan tersebut?”, dan “apakah ada peningkatan?” Inilah dilema organisasi yang masih melihat tolok ukur kesuksesan pelatihan dari aspek ROI saja.
Pelatihan sudah memang seharusnya tidak terlepas dari program peningkatan kinerja. Bahkan, organisasi berkelas seperti Microsoft, Virgin Group dan Sampoerna mampu mengkaitkan program pelatihan dengan banyak hal seperti diversifikasi produk, inovasi produk, perbaikan kualitas hingga supervisi. Maka dari itu untuk melihat sejauh mana program pelatihan itu mencapai tujuannya berikut akan dijabarkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi program pelatihan. Pertama, melakukan tinjauan pada pra pelatihan dengan melihat hasil analisis kebutuhan pelatihan. Semua organisasi dengan departmen HR sebagai kepanjangan tangannya tentu sudah meramalkan kebutuhan pelatihan untuk masa yang akan datang. Yang perlu digarisbawahi pada aktivitas ini adalah pemutakhiran data baik internal maupun eksternal. Data internal seperti urgensi kebutuhan peningkatan keahlian tertentu dari masing-masing departmen mutlak dibutuhkan, karena pada intinya departmen terkaitlah yang tahu kebutuhan ini. Data eksternal seperti keadaan persaingan usaha yang menuntut pelaku usaha untuk senantiasa meningkatkan keterampilan karyawannya juga menjadi penentu, apakah memang dibutuhkan pelatihan atau tidak. Kombinasi dari dua data ini diharapkan dapat memberikan gambaran prioritas, pelatihan seperti apa dan untuk departmen apa sebenarnya program itu dibutuhkan.
Kedua, pada proses pelatihan itu sendiri. Pada kegiatan pelatihan ini baik pihak pengirim dan penyelengara pelatihan harus mampu mensinergikan tujuan pelatihan dari masing-masing pihak. Hal ini bertujuan untuk mensinkronkan kebutuhan pelatihan dengan proses learning yang nantinya akan menjadi bekal peserta pelatihan kelak jika kembali ke organisasinya. Dengan hal ini diharapkan tidak ada materi yang under dan over delivery. Artinya, demi menekan efesiensi biaya (baca: uang, waktu, tenaga), pihak pengirim pelatihan harus mendapatkan keyakinan dari training provider akan cakupan materi pelatihan serta relevansinya di dunia kerja. Form feedback yang diberikan oleh penyedia jasa pelatihan di akhir sesi pelatihan bukan satu-satunya tolok ukur akan tepat sasaranya program pelatihan tersebut, tapi justru pada mental dan willingness dari peserta dalam mengikuti program pelatihan itu sendiri. Baik itu targeting lesson learned dari training provider maupun learning requirement dari pengirim pelatihan harus bertemu pada satu titik. Lebih lanjut apakah pelatihan tersebut diberikan dalam konteks on the job training atau off the job training tidak menjadi masalah. Pada kegiatan pra-pelatihanlah sebenarnya keputusan ini diambil. Tidak ada salah satu dari dua metode tersebut yang paling baik maupun yang jelek, kembali kepada analisis kebutuhan serta ketepatan dari program tersebut.
Ketiga, pada pasca pelatihan. Seusai pelatihan, tentunya organisasi berharap individu dapat meningkatkan kinerjanya sehingga akan mendongkrak pula kinerja organisasi. Jika kita mengharapkan hal ini tentunya tidak tepat, jika faktor lingkungan organisasi tidak terpenuhi. Lingkungan organisasi internal juga menjadi penentu apakah nantinya individu dapat mengaktualisasikan hasil learning yang mereka terima di site pelatihan. Apakah kondisi supervisi serta sejawat kerja sepadan dengan fresh learning yang didapatkan oleh individu? Apakah memang tuntutan organisasi saat ini mengharuskan individu untuk segera mengaktualisasikan hasil learning-nya? Jika semua ini memang sudah diproyeksikan di awal pra pelatihan tentunya akan berimbas pada ROI yang dianggarakan sebelum mengikuti pelatihan. Jika tidak tentu akan menjadi bumerang bagi departement yang bersangkutan, karena diperolehnya under atau over learning yang tidak sesuai dengan kebutuhan departemen. Efek buruk seperti ”usang”-nya hasil belajar yang tidak digunakan akan menjadi senjata makan tuan bagi organisasi (efek psikososial).
Secara garis besar, paradigma evaluasi efektivitas pelatihan sudah seyogyanya tidak didasarkan pada paradigma lama ROI, tapi pada paradigma baru, yakni three investment on training evaluation, seperti yang disinggung di atas. Paradigma ini akan mampu menghapus keraguan ujung tombak departemen HR untuk melakukan perencanaan pelatihan pada masa yang akan datang untuk menjadi lebih baik. Sehingga diharapkan pelatihan tidak menjadi ”agenda rutinitas” departemen HR, tapi arena peningkatan kinerja individu dan organisasi. Diharapkan juga, dengan paradigma ini program pelatihan dapat mencapai real ROI-nya dan menjadi program yang berkesinambungan dalam upaya peningkatan kinerja karyawan dan organisasi.
(<I>Penulis adalah dosen pada Jurusan Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Brawijaya Malang, aktif memberikan pelatihan dalam bidang HR baik di instansi dalam negeri maupun swasta. Bisa dihubungi via dodiwirawan@hotmail.com</I>)