Mengukur Sukses Knowledge Management

Setiap kali kami menyampaikan konsep KM kepada kebanyakan top executive, pertanyaan terakhir yang selalu mereka ajukan adalah bagaimana mengukur keberhasilan KM secara finansial terhadap kinerja perusahaan. Ini merupakan pertanyaan yang wajar-wajar saja. Setiap eksekutif tentu saja perlu memastikan bahwa dana yang mereka gunakan untuk kegiatan perusahaan harus dapat secara manfaat dipertanggungjawabkan terkait suksesnya perusahaan.

Manfaat secara finansial tidak dapat diukur secara kualitatif dengan mudah di awal penerapannya. Hal ini disebabkan karena KM lebih merupakan kegiatan yang bersifat intangible. Buat yang belum memahami KM secara utuh sangat sulit menerima jawaban ini. Jika mau sedikit nakal dapat saja dipaksakan untuk memperkirakan manfaatnya secara kualitatif. Namun hal ini sama saja dengan membohongi diri sendiri dan jika ditelusuri lebih jauh akan terlalu banyak asumsi-asumsi yang harus digunakan. Tentu saja hal ini tidak baik untuk reputasi penerapan KM.

Untuk menjawabnya disarankan untuk menggunakan analogi berikut ini. Menerapkan KM tidaklah sama seperti membangun sebuah pabrik. Kalau membangun pabrik kita dapat membuat hitungan cashflow-nya dengan relatif mudah.  Kita dapat membuat perkiraan berapa investasi yang diperlukan, berapa banyak produksi yang akan dihasilkan, berapa perkiraan harga jual dan lain sebagainya terkait komponen biaya dan revenue. Pada akhirnya kita mengetahui perkiraan “return on investment” (ROI) yang akan diperoleh.  Angka ini yang menjadi salah satu focus untuk mengambil keputusan “go” or “no go”.

Bagaimana dengan investasi di KM. Menerapkan KM itu ibarat menanam pohon buah.  Saat akan menanam kita tidak dapat secara akurat memperkirakan berapa banyak buah yang akan dihasilkan, bagaimana kualitasnya dan kapan akan berbuahnya. Semua itu ditentukan oleh banyak faktor. Kita mesti pandai memilih bibit yang bagus, tahu di mana tempat menanam yang cocok, mengerti cara memupuki dan memeliharanya, siap dengan pencegahan hama yang menyerang, faham cara memanen yang tepat dan lain sebagainya.  Jika ini semua dilakukan dengan baik tentu saja pada akhirnya kita akan memetik hasil buah yang banyak dan berkualitas. Hasil ini kalau dinilai dengan pendekatan ROI akhirnya terbukti bahwa investasi kita tidak sia-sia dan memberikan hasil yang luar biasa.

Dalam penerapan KM, banyak hal yang harus dilakukan kalau kita ingin mendapatkan hasil yang diharapkan. Tidak cukup hanya dengan kegiatan Community of Practice (CoP) saja atau memasang teknologi informasi berupa KM portal yang menyediakan internal chat atau repository. CoP tidak akan banyak bermanfaat kalau tidak didasari kebutuhan yang jelas dan system prosedur pelaksanaan yang menjamin kelangsungannya. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi.

KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan. Semua komponen tersebut menjadi instrumen yang berfungsi secara terintegrasi untuk mencapai suksesnya implementasi KM dan memberi manfaat dan dukungan bagi suksesnya perusahaan.

 

(Sapta Putra Yadi, ITTC – Knoco Indonesia)

 

Tags: ,