Menggunakan Internet dalam Proses Rekrutmen

Pertama-tama, internet dapat digunakan dalam tahapan awal rekrutmen yaitu untuk menyaring keluar kandidat yang tidak memenuhi syarat.
Anda yang bekerja di bagian HRD tentu tahu betapa repotnya melakukan screening puluhan bahkan ratusan resume yang dikirimkan para pelamar. Belum lagi panggilan telepon yang harus dilakukan untuk konfirmasi dan juga panggilan interview.
Dengan menanyakan kepada pelamar beberapa pertanyaan mendasar saja secara online, semua proses itu dapat dieliminasi.
Bila dalam resume terdapat segala informasi "yang ingin diberikan pelamar kepada Anda", maka dengan membuat sebuah kuesioner pendek saja di situs web perusahaan Anda, Anda mendapatkan "apa yang Anda ingin tahu dari pelamar."
Dari kuesioner pendek itu, bagian rekrutmen/seleksi sudah bisa membagi para pelamar ke dalam kategori "Ya" atau "Tidak."
Harap diingat bahwa, karena ini adalah screening awal, maka usahakan pertanyaan sesedikit mungkin, hanya pertanyaan yang sangat mendasar.
Kalau kita melihat informasi Karir di sebagian besar situs web korporat di Indonesia, banyak di antara mereka yang memasang form aplikasi yang sangat lengkap untuk diisi oleh pelamar. Bahkan ada yang sampai harus berkali-kali klik pindah halaman.
Apakah form seperti ini efektif? Menurut Jason Phillips, Manajer Senior Human Capital di Deloitte Consulting Research New York, proses screening awal seharusnya tidak memakan banyak waktu dari pelamar.
Menurutnya, apabila mengisi form secara online itu memerlukan waktu lebih dari 20 menit, maka kemungkinan perusahaan akan kehilangan banyak kandidat yang berpotensi —mereka yang menyerah sebelum sempat menyelesaikan semua pertanyaan dalam form aplikasi.
Phillips menasihati agar perusahaan menanyakan hanya tiga sampai lima pertanyaan saja, yang berfungsi mengeliminasi kandidat yang tidak memiliki sebagian besar dari persyaratan paling mendasar, yaitu misalnya: ijazah S1, tempat tinggal, kesediaan untuk bekerja di luar kota.
Setelah melewati proses screening, maka barulah kandidat diikutsertakan dalam proses seleksi selanjutnya.
Background Check
Selain digunakan untuk screening, internet juga sangat membantu untuk background checking. Banyak organisasi yang meng-Google calon karyawan sebelum mempertimbangkan untuk mempekerjakan calon tersebut atau bahkan untuk mewawancarai calon tersebut.
Keuntungan menggunakan Google atau search engine yang lain adalah kemampuan para search engine itu untuk mencari informasi apa pun dan mulai kapan pun, tentang seorang calon karyawan, yang tersedia di internet. Akan ditemukan banyak hal yang menarik, yang tidak bisa ditemukan melalui wawancara atau resume.
Kemungkinan terbesar apabila kita meng-Google nama seorang calon, maka yang keluar adalah blog pribadi calon karyawan tersebut. Belakangan ini memiliki dan mengelola blog pribadi sudah kian populer di kalangan eksekutif di Indonesia.
Selain blog pribadi, hasil pencarian di search engine juga sering kali menemukan pemberitaan tentang calon karyawan tersebut, pemberitaan tentang aktivitasnya, jabatannya di dalam situs web perusahaan tempat dia bekerja, maupun artikel atau publikasi yang pernah ditulisnya.
Namun para pakar juga menasihati agar perusahaan berhati-hati dan menggunakan informasi yang berlimpah ini dengan bijaksana. Dengan mencari lewat search engine, maka akan menghasilkan terlalu banyak informasi yang biasanya tidak akan ditanyakan dalam proses seleksi, maupun informasi yang tidak diberikan secara terbuka oleh kandidat.
Banyak detil yang bisa diungkap dengan mesin pencari di Internet yang seharusnya tidak menjadi dasar pertimbangan perusahaan yang bertanggung jawab, misalnya usia, etnis, agama, dan orientasi seksual.
Blog sebagai Alat Branding
Selain dua kegunaan di atas, perusahaan juga bisa memanfaatkan internet untuk proses branding, yaitu meningkatkan daya tarik perusahaan terhadap calon pelamar. Perusahaan bisa membuat blog perusahaan, atau membuatkan blog untuk karyawannya, sehingga karyawan bisa menceritakan dari sudut pandang mereka sendiri mengenai suasana bekerja di perusahaan.
Blog akan mendapat kepercayaan yang lebih tinggi dari pembaca, karena dianggap muncul dari hati yang paling dalam, tidak disensor, dan personal.
Microsoft adalah salah satu perusahaan yang paling awal menggunakan blog sebagai penunjang rekrutmen. (Nike, IBM, dan General Motors juga melakukannya kemudian). Sejak 2003 Microsoft sudah menyediakan hosting bagi blog karyawannya. Saat ini terdapat lebih dari 1,300 blog milik karyawan Microsoft. Beberapa karyawan Microsoft bahkan menjadi terkenal di dunia online. Perusahaan berharap para karyawan dan blog mereka akan memberikan pandangan yang sejujurnya tentang citra perusahaan sebagai tempat bekerja yang berkembang.
Para karyawan Microsoft tidak didikte tentang apa yang harus mereka tulis, seberapa sering, ataupun berapa banyak yang bisa ditulis. Salah satu petunjuk dari perusahaan adalah larangan untuk memberikan informasi yang belum dipublikasikan tentang produk baru. Isi blog karyawan seputar informasi tentang Microsoft sebagai tempat kerja dan bagaimana karyawan menghabiskan waktu liburnya dan juga komentar karyawan tentang berita-berita aktual.
Blog memang seyogyanya tidak dikontrol oleh perusahaan, karena bila dikontrol, tidak ada bedanya dengan situs web korporat. Para pembaca akan segera bisa mengenali apabila sebuah blog dikontrol. Namun aturan-aturan tentang blog perlu juga dijelaskan oleh perusahaan untuk mencegah blog karyawan menjadi bumerang bagi perusahaan.
Sudahkah Anda menggunakan Internet dalam proses rekrutmen? Saya sarankan Anda mencoba.

(Penulis adalah pemimpin redaksi PortalHR.com)