KM Assessment: Tahap Awal Memulai Implementasi

Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari. Untuk berjaga-jaga, Anda pun menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda? Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah meminta Anda menandatangani persetujuan untuk operasi?

Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Dokter akan bertanya gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung melalui stetoskop dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh informasi yang cukup, barulah dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.

Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat sasaran. Begitu pun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM, kecuali telah melakukan KM Assessment.

Kesalahan ini yang terkadang banyak dilakukan oleh praktisi maupun konsultan di bidang KM. Strategi dibuat hanya mengacu ke penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi. Ketika organisasi sedang fokus pada Peningkatan Kompetensi, maka KM langsung diarahkan ke aspek Learning and Development. Aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pemetaan pengetahuan penting (Knowledge Mapping) di unit bisnis serta membentuk Community of Practice sebagai media pembantu Knowledge Sharing. Hasil diskusi di Community of Practice diharapkan dapat menjadi Best Practice yang dapat diakses melalui portal Learning di organisasi.

Salahkah strategi tersebut? Tidak, tetapi belum lengkap.

Dengan langsung memulai menerapkan strategi seperti di atas, ternyata muncul masalah yang luput diidentifikasi. Belum ada kejelasan peranan (roles) penanggung jawab pengetahuan penting atau biasa disebut Knowledge Champion. Akibatnya Community of Practice sukses berjalan. Tetapi topik diskusi tidak teratur, hasil diskusi tidak ada yang melakukan validasi, dan akhirnya tidak dapat digunakan sebagai materi untuk Best Practice di Portal Learning.

Bayangkan berapa banyak sumberdaya, waktu dan tenaga yang hilang karena kelalaian mengidentifikasi peran Knowledge Champion. Inilah yang terjadi ketika inisiatif KM dimulai tanpa assessment. Kalau mengambil analogi sakit pinggang dan dokter maka yang akan terjadi adalah tindakan operasi yang ditawarkan oleh dokter tanpa melakukan diagnosa dan rontgen.

Mengidentifikasi What’s Working dan What’s Missing

Apa sebenarnya tujuan utama KM Assessment? Mudah saja. Assessment bertujuan untuk menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).

Hasil akhir assessment akan memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah implementasi atau meningkatkan inisiatif KM. Assessment juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan, diantaranya sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan kinerja, perbandingan dengan industri sejenis (benchmarking), mengidentifikasi elemen yang belum berjalan (knowledge bottlenecks), serta acuan dalam menyusun KM secara lengkap.

Pelaksanaan assessment harus dilakukan secara terstruktur, terstandardisasi, serta dengan indikator yang jelas. Tujuannya ialah agar proses identifikasi dapat dilakukan secara lengkap serta jika memungkinkan, melakukan perbandingan dengan keadaan serupa di organisasi lainnya (benchmarking).

Tujuan yang tidak kalah penting lainnya ialah untuk memaksimalkan inisiatif dan aktivitas sharing yang mungkin tanpa disadari sudah ada di organisasi. Saya yakin, organisasi manapun pasti sudah melakukan aktivitas sharing dalam kegiatan sehari-harinya. Hanya saja, terkadang aktivitas tersebut terpisah-pisah atau tidak dilakukan secara lengkap. Dengan KM Assessment, organisasi dapat mengidentifikasi aktivitas yang dapat digunakan atau dibantu oleh KM agar dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi.

Model dan Indikator KM Assessment

Banyak model dan indikator yang digunakan untuk melakukan assessment. Saya sendiri memilih  menggunakan 5 aspek utama yang diturunkan dari konsep aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu SECI (Socialization Externalization Combination Internalization). Sebagai tambahan, digunakan juga aspek pengendalian (Governance) yang dibutuhkan untuk memastikan KM berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan. Untuk memperjelas, 5 aspek utama tersebut  dijabarkan menjadi 15 indikator acuan untuk menilai kondisi organisasi saat ini.

Berikut aspek dan indikator utama dalam KM Assessment:

– Komunikasi (How tacit knowledge is communicated)

1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait knowledge sharing misalnya Champion dan Facilitator untuk Community of Practice (CoP)

2. Proses (Process) yang digunakan untuk knowledge sharing misalnya prosedur untuk memulai CoP dan Peer Assist

3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk knowledge sharing, misalnya Facebook style systems, Expert directories

– Dokumentasi (How knowledge is captured)

1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait proses dokumentasi pengetahuan misalnya Knowledge Owner dan Ghost Writer

2. Proses (Process) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya After Action Review dan Retrospect untuk tiap project

3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya Wiki dan Blog

– Strukturisasi dan Sintesis (How explicit knowledge is structured)

1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya peran validator untuk hasil CoP dan dokumen pengetahuan

2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya prosedur pelaksanaan validasi dan evaluasi hasil sharing

3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya kompilasi best practice, e-library

– Akses (How explicit knowledge is accessed and reapplied)

1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya KM Desk Support

2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Prosedur Penggunaan Dokumen Pengetahuan

3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Integrated Portal, RSS Feed

– Pengendalian (Governance)

1. Harapan dan Standar pengelolaan KM (corporate expectations for KM), misalnya KM Statement, Guidelines Principles

2. Pengawasan dan Penilaian KM (Monitoring and Measurement), misalnya Performance Management, KPI

3. Dukungan yang diberikan oleh organisasi (Organization’s Support) misalnya KM Training, Top Management Support

Melakukan KM Assessment

KM Assessment adalah data. Dalam mengumpulkan data, hal yang paling penting ialah memulai dengan bentuk akhir yang diharapkan. Dalam metode sains, ini dikenal dengan hipotesis. Kita harus tahu, akan berbentuk apa data tersebut (deskriptif, kualitatif atau gabungannya), pengolahan seperti apa yang akan dilakukan, apa tujuannya (evaluasi, review, atau pengambilan keputusan), hingga seperti apa data akan disajikan. Tanpa mengetahui bentuk akhirnya, data yang sudah dikumpulkan akan sia-sia saja

KM Assessment dapat dilakukan dengan tiga cara utama, yaitu Survei, Personal Interview, dan Focus Group Discussion. Survei cocok untuk assessment dengan tujuan mengetahui data awal dan bagaimana dukungan organisasi terhadap inisiatif yang sudah berjalan. Tetapi, untuk pengambilan keputusan yang hubungannya dengan strategi bisnis, harapan manajemen, atau bentuk inisiatif KM yang akan berjalan kedepannya maka personal interview dan focus group discussion akan lebih cocok.

Survei dilakukan jika target responden ada dalam jumlah besar. Pelaksanaan survei dilakukan dengan mengelaborasi atau menurunkan aspek utama dalam survei menjadi serangkaian pertanyaan yang dapat menggambarkan keadaan yang sebenarnya. Pertanyaan kemudian dijawab dengan 5 range jawaban, yaitu 1 untuk tidak ada dan 5 untuk telah ada dan berjalan dengan efektif. Assessment dengan metode survei tidak bisa begitu saja dijadikan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan karena pendapat sebagian besar responden belum tentu sesuai dengan kebutuhan atau strategi organisasi. Tujuan utama penggunaan survei untuk assessment ialah untuk mengetahui data awal keadaan organisasi atau mengetahui seberapa besar impact dan dukungan organisasi terhadap sebuah inisiatif.

Metode yang paling efektif untuk assessment dengan tujuan pengambilan keputusan ialah dengan personal interview. Wawancara dilakukan terhadap responden terpilih dengan sejumlah pertanyaan yang sudah disiapkan. Metode ini memerlukan facilitator atau pewawancara yang telah berpengalaman. Ini diperlukan karena penilaian yang dilakukan ialah berdasarkan penilaian atau judgement dari pewawancara. Metode ini dikenal dengan expert judgement.

Salah satu contoh penilaian dengan expert judgement adalah penilaian aspek Peran dan Tanggung Jawab dalam Proses Komunikasi. Berdasarkan hasil interview, responden menjawab bahwa telah ada personel yang bertanggung jawab untuk komunikasi dan sosialisasi di internal organisasi. Tetapi, ketika digali lebih lanjut, job description personel tersebut hanya bertugas menyampaikan berita dan update informasi. Jika hanya bergantung pada jawaban pertama bahwa ada personel yang bertangungg jawab untuk komunikasi, maka nilai yang diberikan ialah 4 atau 5. Tetapi jika mengacu pada jawaban kedua, maka nilai yang diberikan seharusnya maksimal 3 karena fungsi komunikasi hanya satu arah dan tidak mampu memberikan support atau komunikasi dua arah.

Metode lain yang bisa digunakan ialah menggunakan Focus Group Discussion (FGD). Secara mudahnya, penilaian assessment yang awalnya dilakukan oleh satu orang expert diganti dengan beberapa individu yang mengambil keputusan bersama. Kunci dalam FGD ialah bagaimana memberikan pemahaman tentang tujuan akhir dari assessment tersebut. Untuk itu, dibutuhkan facilitator untuk memastikan diskusi tidak melebar. Selain itu juga digunakan semacam panduan atau penjelasan masing-masing indikator yang akan dinilai. Tips yang biasanya dilakukan ialah membuat workbook atau penjelasan masing-masing indikator serta contoh aplikasinya.

Final Note

KM Assessment adalah aktivitas wajib yang perlu Anda lakukan sebelum memulai implementasi KM. Assessment dapat dilakukan dalam skala organisasi keseluruhan ataupun bagian yang lebih kecil lagi seperti divisi atau departemen. Knoco International menyediakan online survey terkait Knowledge Management. Selain gratis, responden juga akan mendapatkan report dan benchmarking dengan industry serupa di internasional.

 

Penulis adalah Executive Director di ITTC – Knoco Indonesia

Tags: , ,