Jurus Jitu Evaluasi Pelatihan

Pembaruan memang tidak dapat dielakkan dalam dunia bisnis. Globalisasi, perubahan teknologi, dan tuntutan dari kebutuhan pelanggan yang semakin tinggi mengubah aset intelektual yang diperlukan untuk kesuksesan berbisnis. Contohnya, teknologi komputer mengubah sistem pencatatan akuntasi dari manual menjadi online terintegrasi. Untuk menjawab tantangan pembaruan tersebut, perlu pemberian pelatihan yang tepat. Pada situasi seperti inilah praktisi HR dapat menunjukkan perannya sebagai partner bisnis strategis.
Beberapa hal perlu dipertimbangkan saat pemberian pelatihan. Pertama, praktisi HR berfokus pada pemberian pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan kapabilitas perusahaan. Contoh, bila perusahaan perlu memperluas pangsa retail, maka pelatihan direct selling pun perlu diberikan. Kedua, praktisi HR perlu mengerti kebutuhan pengembangan pribadi dari karyawan. Contoh, karyawan yang telah lama bekerja tentu memerlukan pelatihan motivasi untuk menyegarkan energi dan pikiran.
Ketiga, praktisi HR hendaknya melihat tren kompetisi intelektual. Contoh, pelatihan competency-based HR diperlukan untuk memperbarui fungsi HR dari pekerjaan yang semata-mata administrasi menjadi partner bisnis strategis. Terakhir, praktisi HR perlu melakukan evaluasi efektifitas pelatihan yang diberikan untuk menjawab kebutuhan kinerja sehari-hari. Inilah hal yang paling penting untuk dilakukan.
Sulitkah melakukan evaluasi pelatihan? Kedengarannya, ya. Namun, mengevaluasi pelatihan tidak sesulit yang dibayangkan. Menurut Jack J. Phillips, ada lima tahapan evaluasi pelatihan:


1. Tahap Reaction
Tahap evaluasi pertama dilakukan segera setelah pelatihan selesai diberikan. Umumnya ditujukan untuk mengukur tingkat kepuasan peserta terhadap pelaksanaan pelatihan. Paling sederhana dan mudah dilakukan dengan menggunakan metode kuesioner.
Adapun beberapa faktor yang penting untuk dievaluasi adalah:
a. Isi pelatihan: seberapa jauh isi pelatihan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, baik dari segi keragaman maupun kedalaman topik yang dibahas.
b. Kualitas materi: seberapa baik kualitas materi yang dibagikan, presentasi audio dan visual yang disajikan, dan peralatan lain yang digunakan selama pelatihan. Kualitas materi yang baik menimbulkan kesan bahwa peserta mengikuti pelatihan yang bergengsi dan bukan pelatihan ‘asal-asalan’ saja.
c. Metode pelatihan: seberapa sesuai metode pelatihan yang digunakan dengan topik yang dibahas. Contoh, pelatihan security untuk para satpam harusnya lebih banyak dilakukan dalam metode outbound dan games ketimbang kuliah, bukan?
d. Logistik: seberapa layak akomodasi yang diberikan dan fasilitas pelatihan lainnya. Walaupun kelihatan sepele, akomodasi dapat mempengaruhi konsentrasi. Tidak ada yang dapat belajar dengan baik bukan, jika perut terasa lapar?
e. Instruktur/trainer: seberapa fasih mereka memberikan pelatihan. Hal ini bergantung dari kedalaman pemahamannya terhadap materi pelatihan, kemampuan melakukan presentasi materi dan kemampuan mengelola situasi selama pelatihan. Sulit dibayangkan meluangkan waktu sehari penuh bersama instruktur/trainer yang membosankan, hm!
2. Tahap Learning
Tahap evaluasi ini pun relatif mudah dilakukan. Biasanya pada jam terakhir pelatihan. Tujuannya mengukur tingkat pemahaman peserta atas materi pelatihan. Jika seorang peserta pelatihan tidak dapat memahami materi pelatihan, bagaimana mungkin ia dapat mengaplikasikan perubahan dalam kinerjanya? Beberapa metode di antaranya memberikan tes tertulis atau studi kasus pada peserta pelatihan. Simulasi pun dapat dilakukan, misalnya role play, in-basket atau teknik lainnya. Yang paling sederhana adalah meminta peserta melakukan presentasi berupa rangkuman atas apa yang telah dipelajarinya.
3. Tahap Application
Tahap evaluasi ini ditujukan untuk mengukur implementasi peserta pelatihan di pekerjaan sehari-hari. Informasi yang dibutuhkan adalah:
a. Tugas yang dikerjakan: proyek atau kegiatan rutin yang dilakukan sebagai bukti konkrit dari implementasi peningkatan kemampuan peserta setelah mengikuti pelatihan. Contohnya, peserta yang telah mengikuti pelatihan negosiasi dapat menyebutkan proyek tender yang berhasil dimenangkannya.
b. Tim yang terlibat: pihak-pihak yang mendukung kesuksesan dari tugas tersebut. Informasi ini perlu diketahui untuk menilai seberapa besar peran peserta dalam kesuksesan tersebut.
c. Waktu penerapan: kapan dan berapa lama implementasi tersebut dilakukan. Jika peserta terlibat dalam proyek, maka ada batasan waktu tertentu. Berbeda dengan pengerjaan tugas rutin.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk evaluasi ini, yaitu:
a. Kuesioner: untuk menggali informasi awal dari peserta, atasan, rekan kerja dan bawahan.
b. Wawancara: untuk menggali lebih lanjut informasi yang diberikan secara tertulis.
c. Diskusi kelompok: untuk menyamakan persepsi dari seluruh narasumber.
d. Observasi: untuk mengamati secara langsung bagaimana peserta menerapkan pelatihan dalam pekerjaan sehari-hari.
e. Action plan: untuk menentukan target kinerja yang ingin dicapai, biasanya dirumuskan oleh peserta selama pelatihan.
f. Tugas nyata: untuk menentukan seberapa baik kinerja peserta pada tugas yang betul-betul terkait langsung. Contohnya, setelah selesai pelatihan Targeted Interview, peserta diberikan tugas rekrutmen masal 300 orang.
Jika implementasi tidak sesuai dengan harapan, analisis lebih lanjut perlu dilakukan. Misalnya, adakah kesempatan bagi peserta untuk melakukan implementasi? Faktor apa saja yang mendukung implementasi terjadi? Lalu faktor apa yang menghambat dan perlu diatasi? Faktor yang mendukung di antaranya adalah infrastruktur yang memadai, atasan yang terbuka, tim kerja yang solid, dll. Sementara faktor yang menghambat adalah waktu yang sempit, dana yang terbatas, resistensi terhadap perubahan, dll. Jangan sampai ditemukan kemalasan peserta sendiri sebagai faktor penghambat, ya?
4. Tahap Impact
Tahap ini ditujukan untuk mengukur seberapa besar hasil bisnis dari implementasi pelatihan. Data historis harus tersedia untuk melakukan evaluasi tahap ini. Ada dua kategori hasil bisnis yang diharapkan:
a. Tangible: Hasil bisnis yang kuantitatif, bersifat obyektif dan mudah diubah dalam satuan finansial. Ada empat kategori, yaitu:
— Hasil kerja, seperti produktivitas, frekuensi, kecepatan, keuntungan, % penyelesaian, dll.
— Kualitas seperti deviasi, kecelakaan, komplain, produk gagal, dll.
— Biaya, seperti biaya operasional, pengeluaran mendadak, dll.
— Waktu, seperti efisiensi, lembur, dll.
b. Intangible: Hasil bisnis yang kualitatif, bersifat subyektif, dan sulit diubah dalam satuan finansial. Ada empat kategori, yaitu:
— Kebiasaan kerja, seperti absensi, kelalaian, tepat waktu, dll.
— Iklim kerja, seperti komitmen, pengunduran diri, kerja sama, dll.
— Keterampilan, seperti pengetahuan, pemahaman, aplikasi, dll.
— Kepuasan, seperti kepuasan kerja, kepuasan pelanggan, dll.
— Inisiatif, seperti saran, penetapan tujuan, rencana strategis, dll.
Dengan melihat hasil bisnis yang dicapai, praktisi HR dapat menilai apakah pelatihan telah mencapai tujuan yang ditetapkan semula.
5. Tahap Return on Investment (ROI)
Tahap ROI paling sulit dilakukan. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi nilai balik modal dari pelaksanaan pelatihan. Dibutuhkan waktu, biaya dan analisa data yang akurat untuk keberhasilan evaluasi ini. Caranya melalui:
a. Mengisolasi pengaruh pelatihan.
Ada tiga strategi yang dapat dengan mudah diperhitungkan, yaitu:
— Perbandingan antara kelompok peserta dan kelompok bukan peserta
Kinerja antara kelompok peserta pelatihan dapat diperbandingkan dengan kelompok lain yang setara dan belum mendapatkan pelatihan. Contohnya, cara menjawab telepon yang masuk dari kelompok resepsionis peserta pelatihan Sopan Santun Bertelepon dibandingkan dengan kelompok yang belum mendapatkan pelatihan. Secara kualitatif, cara menjawab yang lebih baik dapat disimpulkan disebabkan oleh pelatihan tersebut.
— Perbandingan antara sebelum dan sesudah pelatihan
Kinerja antara sebelum dan sesudah pelatihan dari kelompok yang sama diperbandingkan. Contohnya, penjualan retail sebelum pelatihan direct selling dibandingkan dengan penjualan setelah pelatihan. Tentu saja analisa yang dilakukan juga perlu memperhatikan tren kenaikan atau penurunan tanpa adanya pelatihan.
— Estimasi peserta terhadap presentase pengaruh pelatihan
Inilah perhitungan yang paling mudah dilakukan. Peserta pelatihan diminta untuk mengungkapkan berapa presentase pengaruh pelatihan terhadap perbaikan kinerjanya. Contohnya, peserta pelatihan Interconnecting Network Device melaporkan bahwa 70% keberhasilan mengerjakan proyek Wireless Connection disebabkan oleh aplikasi pelatihan. 30% lainnya oleh faktor-faktor lain, seperti proses belajar sendiri, umpan balik atasan, dll. b. Mengubah hasil bisnis yang diperoleh ke dalam nilai finansial.
Hasil bisnis yang terisolasi sebagai akibat pelatihan diubah ke dalam nilai finansial. Contohnya, proyek Wireless Connection yang berhasil dikerjakan setara dengan menggunakan jasa konsultan sebesar Rp. 15.000.000,- Berdasarkan laporan estimasi, pengaruh pelatihan adalah sebesar 70% sehingga disimpulkan bahwa hasil bisnis yang diperoleh adalah 70% x Rp. 15.000.000,- = Rp. 10.500.000,-
c. Menghitung seluruh biaya yang terkait dalam pelatihan.
Biaya-biaya pelatihan mencakup:
— Analisa kebutuhan pelatihan: waktu untuk menganalisa, penggunaan jasa konsultan, dll.
— Desain dan pengembangan pelatihan: waktu untuk menulis materi pelatihan, pembelian video, dll.
— Biaya akuisisi pelatihan dari pihak ketiga: pembelian materi, train for the trainer, lisensi, dll.
— Biaya penyelenggaraan pelatihan: jasa instructor/trainer pelatihan, biaya pencetakan dan reproduksi materi, biaya travel dan akomodasi, fasilitas, waktu untuk mengikuti pelatihan, penyewaan infocus/OHP, dll.
— Biaya evaluasi: waktu untuk mengumpulkan dan menganalisa data, biaya untuk evaluasi, dll.
— Biaya overhead: biaya lain yang secara tidak langsung terkait dengan pelatihan, seperti gaji praktisi HR, dll.
d. Menghitung ROI dari penyelenggaraan pelatihan.
Berdasarkan seluruh perhitungan di atas, nilai balik modal pun dapat dihitung, dengan rumus: ROI (%) = [(Manfaat Pelatihan – Biaya Pelatihan): Biaya Pelatihan] X 100%
Tidak semua jenis pelatihan bisa menghasilkan hasil perhitungan finansial seperti ini. Akibatnya, praktisi HR pun perlu memilah pelatihan mana yang memerlukan evaluasi terelaborasi dengan pertimbangan waktu, biaya dan analisa data yang tersedia.
(Penulis adalah praktisi Human Resources pada Sampoerna Strategic)