How To Foster Employee Learning Spirit

"Belajarlah sampai ke negeri China", begitulah kira-kira pepatah lama tentang pentingnya belajar bagi setiap orang. Dimulai sejak lahir (bahkan ada yang mengatakan dari kandungan) sampai ajal menjemput, kita diberi hak dan kebebasan untuk belajar. Belajar adalah hak asasi bagi setiap orang, tidak ada seorang pun yang dapat secara nyata mencegah setiap orang untuk tidak belajar. Bahkan pemerintah yang kejam sekalipun tidak akan bisa mencegahnya, karena pusat dari belajar adalah otak kita. Yang dapat mencegah belajar kita adalah manakala kita sudah tidak punya otak lagi! Alias kita sudah meninggal atau dalam keadaan koma.

Permasalahannya sekarang adalah bahwa banyak di antara kita yang menganggap bahwa belajar adalah masa lalu, belajar itu hanya saat kita sekolah atau kuliah. Seorang teman saya pernah secara iseng menegur saya pada saat saya membaca sebuah buku pengetahuan, “Wong sudah kerja kok masih belajar, kayak anak sekolah saja! Sekarang ini waktunya cari uang, bukan waktunya belajar!”

Pernyataan teman saya itu sering dilontarkan oleh beberapa orang di organisasi tempat saya bekerja dan kemungkinan di tempat Anda bekerja juga, bukan? “Yang penting itu bagaimana target masuk dan mendapatkan insentif, training-nya entar aja deh”, atau “Kami sibuk sekali, mana sempat baca buku”, atau ”Kalau saya ikut learning forum pulangnya nanti kemalaman, jadi saya tidak ikut ya?” (padahal learning forum hanya dilakukan 2 minggu sekali dan hanya memakan waktu sekitar dua jam).

Membuat learning culture di organisasi
Membuat orang (karyawan) dengan sadar mau belajar kemudian menjadikannya sebagai budaya bukanlah merupakan pekerjaan yang mudah, bahkan mempengaruhi anak kita untuk belajar saja sudah repot dan kadang-kadang harus memakai “kekerasan”. Lalu bagaimana dengan karyawan? Berikut ini ada beberapa saran yang dapat kita lakukan agar karyawan dengan sadar mau belajar dan menjadikan proses pembelajaran itu menjadi budaya di organisasi tempat kerja kita:

1. Commitment from the management
Dukungan dan kepedulian management terhadap proses belajar sangat besar pengaruhnya. Libatkanlah dan mulailah proses belajar itu dari pihak management. Management harus punya komitmen dan menjadi role model untuk menjadikan organisasinya menjadi organisasi pembelajar. Cara yang mudah misalnya melakukan secara rutin learning forum di tingkat managerial dulu baru kemudian ke bawah atau dengan cara mengubah kebiasaan memberikan kue tart bagi yang ulang tahun dengan hadiah berupa buku.

2. Paradigm change on learning to all employees
Rubahlah paradigma karyawan bahwa ilmu yang didapat di sekolah atau kuliah tidaklah cukup untuk menunjang kesuksesan pekerjaan mereka, kemajuan zaman akan “melindas” mereka jika mereka tidak berubah. Berikut ini adalah saran yang mungkin bisa dipakai untuk merubah paradigma belajar karyawan dengan mengacu teori 8 Steps change model dari John Kotter:

a. Increase urgency
Perlihatkan kepada karyawan mengenai dampak yang akan terjadi jika karyawan tidak mau mengembangkan diri, tenaga kerja kita akan kalah bersaing dengan kompetitor, kemajuan teknologi akan menenggelamkan kita jika kita tidak belajar mengikuti kemajuan teknologi, produktivitas pribadi dan organisasi akan terus menurun jika tanpa improvement dari karyawan; Lakukan “provokasi” yang positif; Ciptakan iklim kemendesakan tentang pentingnya belajar; Masukkan poin-poin pembelajaran yang akan dicapai pada PSC (Personal Scorecard) atau KPI (Key Performance Indicator) mereka sebagai prasyarat PMS (Performance Management System) atau PA (Performance Appraisal) karyawan.

b. Build the guiding team
Libatkan “key person” di tiap bagian untuk menjadi semacam “gugus kendali mutu” di bagian mereka. Buat tim untuk “proyek” ini (tim “provokator”, tim pengumpul ide-ide, tim penyelesai masalah / untuk menghadapi orang-orang yang menentang dsb). Inti dari tahap ini adalah memastikan ada kelompok kuat yang memandu perubahan – yang memiliki kemampuan memimpin, kredibilitas, kemampuan berkomunikasi, kekuasaan, kemampuan analisis dan perasaan mendesak.

c. Get the Right Vision
Ciptakan visi dan perjelas visi tersebut kepada karyawan tentang apa yang ingin dicapai dari proses belajar yang mereka lakukan. Perjelas bagaimana masa depan akan berbeda dari masa lalu, dan bagaimana kita dapat membuat masa depan itu menjadi kenyataan melalui proses belajar yang dilakukan.

d. Communicate for Buy-in
Komunikasikan ke sebanyak mungkin orang tentang pentingnya belajar, ciptakan learning awareness sampai benar-benar terjadi buy-in untuk sebanyak mungkin karyawan. Buatlah kampanye “kecil-kecilan”, buat spanduk, poster yang menarik, kirim e-mail ke karyawan, buat cara-cara kreatif untuk mendukung terselenggarnya learning forum dengan di-“bumbui” nama acara yang menarik, misalnya : “rujak party”, “ siomay party” dsb yang pada intinya mengajak orang kumpul untuk “fun” dan belajar.

e. Empower Action
Berikan wewenang kepada beberapa orang yang terlibat pada proyek ini, latih mereka untuk menjadi motor pembelajar dan agen perubahan di bagiannya.

f. Create Short-term Wins
Buatlah kemenangan / kesuksesan jangka pendek, perlihatkan hal-hal yang sudah dicapai jika karyawan mau belajar dan mau menjadikan organisasinya menjadi organisasi pembelajar. Lakukan testimony atau penghargaan buat pribadi atau komunitas pembelajar di organisasi yang dianggap telah melakukan proses belajar atau telah melakukan semacam learning forum secara rutin dsb

g. Don’t Let Up
Jangan mudah menyerah, lakukan terus perubahan-perubahan, lakukan terus kampanye-kampanye dan tetap tumbuhkan spirit belajar untuk karyawan. Tetap berdayakan tim (key person) di tiap bagian untuk terus mendukung proses belajar yang kita canangkan.

h. Make it Stick
Pastikan dan tetap follow up kepada karyawan bahwa kita telah meninggalkan budaya lama dan mulai melakukan budaya baru yaitu bahwa setiap karyawan perlu dan butuh belajar. Belajar bukan lagi kewajiban dan paksaan tetapi sudah merupakan kebiasaan baru karyawan.

3. PAKSA-TERPAKSA-BIASA-BUDAYA
Ada juga cara “orde baru” yang mungkin dapat kita lakukan yaitu : PAKSA karyawan untuk belajar, pakai absensi, pakai laporan, berikan poin untuk apa yang sudah dipelajari berikan punishment bagi yang tidak belajar, biarkan karyawan TERPAKSA agar lama-lama menjadi BIASA dan kemudian menjadi BUDAYA!

Boost productivity through continuously learning!

(Penulis adalah Corporate Training Sub Dept. Head SOHO Group)