Corporate Learning: Put the WHY before the WHAT

‘Put the WHY before the WHAT. The HOW will then follow.’

Apa yang terpikirkan oleh Anda ketika membahas tentang implementasi fungsi learning & development dalam konteks organisasi?

Pengalaman sekian tahun saat menjadi bagian dari fungsi learning & development di organisasi tempat saya berkarya, lalu pengamatan saat menjadi ‘users’ saat menjalankan fungsi di beberapa unit kerja di luar SDM, serta ngobrol-ngobrol dengan sejumlah rekan baik dari sisi praktisi maupun users, ada sejumlah fenomena menarik yang saya amati yang menggugah esensi learning & development sesungguhnya:

– Ukuran Efektivitas. Masih banyak organisasi yang hanya menjangkarkan efektivitas fungsi learning dan development terhadap total man-days dan man-hours training. Bahwa kedua parameter di atas merupakan justifikasi dari alokasi budget training tahunan tidak disangkal – namun seberapa jauh fungsi learning dan development memberikan impact bagi para users-nya masih menjadi pertanyaan besar.

Mandatory & Compliance. Semakin terstrukturnya suatu industri atau profesi tertentu meningkatkan tuntutan akan pelaksanaan pelatihan dan sertifikasi yang sifatnya ‘mandatory’ dan hal ini memunculkan ‘efek samping’ alokasi budget yang tidak kecil dan mengurangi kesempatan pelaksanaan jenis-jenis pelatihan yang terkait langsung dengan kinerja. Yang termasuk kategori ini antara lain sertifikasi manajemen resiko di industri perbankan, sertifikasi asosiasi asuransi jiwa dll.

– Training as a Gift. Ada fenomena unik dimana sejumlah organisasi menjadikan learning dan development sebagai bentuk apresiasi dan rekognisi. Betul bahwa program pengembangan tertentu mensyaratkan kepesertaan bagi organization talent pool dengan kriteria kinerja tertentu – namun yang dimaksud di sini adalah mengirimkan karyawan training ke luar kota, atau ke luar negeri bukan dengan justifikasi peningkatan skill tertentu namun sebagai apresiasi.

– Variasi Metodologi vs. Budget. Rasanya belum banyak organisasi di Indonesia yang memanfaatkan peluang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi saat ini sebagai sarana pembelajaran karyawan dengan alasan klise: cost yang tinggi, dan ironisnya bertahan dengan metode pembelajaran konservatif yang sebenarnya tidak murah juga. Pandangan yang ‘salah’ bahkan kerap meremehkan membuat organisasi ‘mengabaikan’ social media yang menawarkan begitu banyak ruang pembelajaran dimana setiap hari pengguna facebook, twitter, Linkedin, Path dll ini jumlah penggunanya bertambah, yang di antaranya sebagian besar bisa jadi adalah karyawan organisasi tersebut.

– The Joy of Learning. Coba kita jujur mengamati apa yang terjadi dalam kelas-kelas training. Ada kelas-kelas yang sepertinya suasananya demikian hidup karena fasilitator-nya yang begitu lively dan interaktif. Biasanya program-program training sales melahirkan suasana seperti ini, namun kemudian kita dihadapkan pada hasil riset bahwa 85% sales training hanya memberikan dampak yang kecil atau bahkan tidak berdampak sama sekali terhadap kinerja setelah 90-120 hari. Atau kebiasaan yang terjadi sepanjang proses belajar. Sulit sekali memisahkan peserta dengan gadget masing-masing, dan bukan hal yang langka sambil fasilitator menyampaikan materi di depan, peserta setengah mendengarkan sambil membalas email melalui laptop masing-masing, yang kemudian melahirkan sejumlah house rules dalam pelaksanaan training. Rasanya fenomena yang terjadi dalam ruang kelas ini mengisyaratkan kita, sudah waktunya melakukan pendekatan-pendekatan baru untuk menjalankan proses learning & development yang lebih efektif dan efisien.

Secara umum ekspektasi stakeholders akan fungsi learning & development kini semakin besar dan melebar. Dari yang memang sifatnya mengoptimalkan integrasi antar fungsi HR, di antaranya untuk meningkatkan employee engagement dan mengisi gap dalam berbagai issue leadership; meningkatkan pemahaman atas aspek-aspek resiko operasional untuk mengurangi angka fraud, hingga yang sifatnya ‘maksa’ seperti menjalankan kelas-kelas massal untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan. Hal ini merupakan hal positif karena merupakan representasi kepercayaan terhadap HR untuk memberikan solusi atas berbagai issue yang dihadapi dalam keseharian di lingkungan kerja.

Sayangnya, mungkin akibat kerap langsung terjun dalam upaya pencarian solusi, terjebak dalam hal-hal administratif semisal alokasi budget training, prosedur approval yang berbelit, atau yang paling sering adalah kurang optimal dalam mengemas inisiatif yang dilakukan sebagai solusi terhadap issue yang terjadi, HR kerap dinilai belum mampu memberikan jawaban terhadap kebutuhan tersebut. Lebih ekstrim lagi, bisa jadi issue yang muncul sebenarnya tidak bisa diselesaikan melalui learning & development program namun demi mengejar jumlah man-days program tersebut dijalankan juga, yang akhirnya menjadi pemborosan budget.

 

Lalu ke depannya, bagaimana kita bisa mencermati hal ini?

1. Learning & Development as Performance Support. Sudah saatnya kita cermat ‘mengemas’ berbagai inisiatif learning & development bukan sebagai agenda rutin yang menjadi bagian dari Training Calendar setiap tahunnya, namun bagaimana setiap proses learning & development dapat memiliki korelasi lebih tinggi dengan kinerja positif.

2. Consistently Communicating the New Paradigm. Dengan memposisikan proses L&D sebagai Performance Support, secara intensif kita juga harus mengedukasi dan mengkomunikasikan paradigma ini kepada para users. Bahwa tidak semua performance improvement dapat dicapai melalui program-program training, dan bahwa lingkungan kerja sehari-hari atau workplace merupakan tempat di mana peningkatan kinerja terjadi, bukan di ruang kelas tempat program training dilaksanakan.

3. Listen to your customers. Prinsip yang kerap kita anggap hanya penting untuk peran-peran marketing atau customer service ini, kini menjadi lebih critical bagi HR terutama karena ekspektasi yang meningkat dan melebar tadi. Dengan lebih proaktif melakukan ini, tak hanya memperoleh first-hand information dari manajemen maupun users, HR juga sekaligus dapat melakukan proses kurasi dan identifikasi atas berbagai issue yang mereka hadapi dalam proses kerja, dan mengkomunikasikan mana yang dapat dicarikan solusinya melalui program-program learning & development, mana yang tidak dan sekaligus menghindari over-expectation.

4. Content is the essence. Updates & relevance are the key. Bukan hanya satu-dua kali saya menemukan materi training yang isinya ‘jadul’ dan mestinya status-nya sudah obsolete. Keterbatasan sumber daya dan efek domino-nya terhadap biaya pengkinian materi memang kerap menjadi issue bagi sejumlah organisasi. Akan tetapi bagaimana mungkin kita menjadikan L&D sebagai performance support kalau hari gini membahas topik leadership masih dengan kasus-kasus yang sudah basi, sementara Harvard Business Review dan berbagai jurnal bisnis lainnya telah membahasnya dari perspektif yang begitu beragam? Karenanya pastikan minimal sekali setahun mempertanyakan kembali berbagai program yang terdaftar dalam kalender tahunan training Anda. Apakah ini program yang memang dibutuhkan; bila tidak relevan lagi harus kita revisi, atau diganti dengan apa; bagaimana mengemasnya dengan lebih baik, dll.

5. Branding. Aspek ini sering terabaikan karena kita membiarkan peran kita – dalam hal ini fungsi learning & development –  terjebak dalam pakem-pakem tradisional: User meminta program XYZ, dan setelah melalui sejumlah proses administratif, fungsi L&D menjalankannya. Bukankah lebih menyenangkan bila kita bisa memposisikan diri sebagai curator dari issue yang mereka hadapi? Atau daripada menawarkan learning solution atau training solution kepada users, bukankah akan lebih nyaman di kuping kalau dikomunikasikan sebagai ‘performance solution’?

6. Be open to social media. Salah satu agenda besar organisasi saat ini adalah employee retention dan employee engagement. Tercatat alokasi biaya dan keterlibatan konsultan yang tinggi sekali untuk menyasar masalah ini dibawah kerangka strategi Talent Management. Sebuah studi oleh Tian, Vogel & Kwok: ‘Can Learning Be Virtually Boosted? An investigation of online social networking, Computers & Education’terhadap para pengguna Facebook yakni para siswa dari berbagai universitas yang dipublikasikan tahun 2010 lalu menunjukkan bagaimana social media dapat membantu menjawab hal ini. Riset membuktikan bahwa partisipasi para murid dalam online social network mengarahkan pada hasil belajar yang positif yang dapat membantu dalam pencapaian tujuan retention dan engagement dalam konteks universitas. Mengingat para murid tersebut dan berbagai kelompok umur lainnya menggunakan Facebook dalam keseharian mereka, tidak mustahil membayangkan bahwa efek yang serupa bagi murid-murid dalam studi di atas dapat diperluas terhadap berbagai kelompok umur lainnya, dan dapat bermanfaat juga dalam konteks organisasi. Fasilitas Facebook gratis dan dapat diakses siapa saja; dan dengan tetap mengatur penggunaannya sesuai kebijakan dan aturan perusahaan, mengapa platform yang telah mendunia ini tidak kita manfaatkan untuk proses pembelajaran karyawan?

7. Work is learning. Learning is work. Dengan memposisikan Learning & Development sebagai Performance Support maka kita tidak lagi bisa menutup mata akan berbagai perkembangan teknologi saat ini. Trend global menunjukkan menipisnya batas antara aktivitas kerjadan keseharian, termasuk proses belajar. Karyawan saat ini tidak bisa ‘dipaksa’ untuk meningkatkan pengetahuan dan skill mereka. Studi menunjukkan semakin tingginya kecenderungan karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan skill mereka dengan cara yang nyaman bagi mereka baik dari segi metode dan waktu, dan umumnya mereka melakukan hal ini secara informal. Masuknya generasi Y dan Z ke dalam angkatan kerja juga memberikan pengaruh besar akan trend ini. Hal ini menjadi alasan yang kuat bagi kita untuk mulai lebih terbuka dengan aspek mobility yang memungkinkan karyawan memperoleh support untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan baik, kapanpun dan dimanapun. Performance support ini bisa mulai kita lakukan dengan langkah sederhana, misalnya dengan memanfaatkan Youtube atau Slideshare; mengoptimalkan fasilitas group discussion via Linkedin, atau seperti sejumlah organisasi yang sudah mulai mengembangkan fungsi apps yang digunakan pada smart-phone dan tablet para karyawannya.

Pembahasan tentang learning & development dalam konteks organisasi tidak akan pernah berhenti karena implikasinya yang luas sekali. Mencermati ulasan sejumlah pakar dan praktisi akan sederet trend untuk tahun 2013 sambil membandingkannya dengan sejumlah fenomena yang masih kerap kita temui di sekeliling kita, intinya sederhana. Selalu upayakan untuk  menemukan jawaban atas WHY – mengapa kita melakukan suatu inisiatif, mengapa issue yang melatar-belakanginya terjadi, mengapa kita hasilnya tidak signifikan, mengapa kita melakukannya dengan cara yang itu-itu saja?

Percayalah, the HOW dan the WHAT will follow, dan membantu kita untuk menjalankan berbagai inisiatif yang niscaya lebih tepat sasaran, lebih punya greget dan mudah-mudahan lebih berdampak terhadap kinerja yang disasar.

 

*) Penulis adalah Learning Group Head – PT Bank Danamon Indonesia, Tbk. Ikuti Twitter-nya @elsachristine